4 trends in fiscale compliance – Waardecreatie voor de CFO in de belastingfunctie

De fiscale agenda van grote en middelgrote internationale organisaties is sinds 2008 drastisch veranderd. Onder druk van de economische crisis is de fiscus op zoek naar een efficiëntere manier om belasting te innen en belastingregelingen te handhaven. De publieke opinie is verschoven van ‘onverschilligheid’ tegenover het belastinggedrag van multinationals naar druk op overheidsfunctionarissen om bedrijven hun deel van de belastingen te laten betalen. Deze trend komt naar voren uit de stroom rapporten die niet-gouvernementele organisaties (ngo’s) publiceren over het gedrag van belastingbetalers en het groeiende besef bij het grote publiek dat met ‘hun belastinggeld’ de financiële reddingsacties tijdens de crisis zijn betaald.

De vier belangrijkste trends die een verandering in het belastinggedrag van bedrijven teweegbrengen zijn kortweg samengevat:

• Publieke druk om te komen tot een transparanter belastinggedrag.

• Handhavingstrategieën van belastingdiensten op basis van vertrouwen en transparantie.

• De noodzaak van belastingdiensten om ‘meer te doen met minder’ middelen (budgettaire beperkingen).

• De inzet van shared services door multinationals om financiële functies te centraliseren en meer inzicht te krijgen in nalevingsprocessen met het oog op een effectievere en kostenbesparende compliance value chain.

Wat deze vier trends gemeen hebben, is een transparant belastingaangifteproces dat resulteert in beter gegevensbeheer. De juiste gegevens op een efficiënte en effectieve wijze uit de organisatie halen is de grootste uitdaging. Jarenlang hebben bedrijven onduidelijke belastinggegevens geaccepteerd vanwege agressief of zelfs dubieus belastinggedrag om hun lastendruk te beperken door een juridische interpretatie van belastingrecht. Maar nu is de drijfveer transparantie om interne en externe belanghebbenden duidelijk te maken dat men de fiscale wet- en regelgeving naleeft.

1. Transparantie
Stakeholders (zoals auditcommissies, analisten, ngo’s, de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO), de fiscus en de media) versterken hun focus op de jaarrekening van een bedrijf. Zij zoeken informatie om het gerapporteerde effectieve belastingpercentage en andere KPI’s inzake belastingen kritisch tegen het licht te houden.

Deze aanzienlijke interne en externe druk dwingt bedrijven transparanter te zijn over hun fiscale situatie. Negatieve publiciteit over belastingen kan voor hen verstrekkende gevolgen hebben, zoals het risico van reputatieschade, een verhoogd controlerisico en zelfs een veranderde waardering van het bedrijf. Dit vormt een grote uitdaging voor medewerkers van de belastingafdeling, omdat ze onvoldoende middelen, kennis en managementtools in huis hebben om transparante informatie te verstrekken die tegemoetkomt aan de uiteenlopende wensen van hun verschillende stakeholders.

2. Tax accounting
Tax accounting met de vereiste gegevens vormt het belangrijkste mechanisme om de stakeholders inzichtelijk en verantwoord te informeren over de fiscale positie, en is een kernaspect binnen het tax control framework. Het belang hiervan blijkt duidelijk uit de toenemende belangstelling voor het effect van tax accounting rond transacties, herstructureringen, transformaties van waardeketens en regulier fiscaal advies.

Tax accounting vertegenwoordigt ook de interactie tussen de fiscale en de financiële functie en is een topprioriteit voor de directeur belastingen, de financieel directeur en de CFO. Belasting wordt gezien als een essentieel onderdeel van financial close management en rapportage. Het belang van tax accounting wordt pas sinds kort onderkend. Decennialang werden belastingafdelingen door de CFO niet als topprioriteit of risicogebied gezien. De afdelingen ontvingen een krap budget en weinig interne ondersteuning om in hun behoeften te voorzien.
__________________________________________________________________________________

Opleiding Fiscaal Management
Ontdek in vijf filevrije bijeenkomsten hoe u meer haalt uit fiscale spelregels, fouten kunt voorkomen en de laatste fiscale ontwikkelingen direct in uw voordeel gebruikt. Ervaren topexperts (professoren) bieden u de mogelijkheid om uw praktijkvraagstukken in te brengen en geven u tevens unieke handvatten, inzichten, best practices, tips en eigen praktijkervaringen. Dit programma levert accountants en controllers 35 PE-Punten op.
__________________________________________________________________________________

Nu de omgeving is veranderd, toont de CFO een verhoogde belangstelling voor belastingactiviteiten, in sommige gevallen zelfs meer dan zijn of haar financieel-administratieve collegae. Door de snelle verandering in de ondernemingsfocus en de jarenlange bijrol in het budgetproces zijn belastingafdelingen niet goed toegerust om adequaat te reageren. Belastingafdelingen merken dan ook dat ze sterk achterlopen op technologisch gebied en de kennis missen om hun positie intern te verbeteren.

3. IT
Dit probleem komt tot uitdrukking in het onvermogen van een belastingafdeling om tijdige, nauwkeurige en gedetailleerde belastinggegevens te ontvangen die voorzien in de toenemende behoeften. Omdat ze zo lang zijn genegeerd, zijn de gegevens die belastingafdelingen nodig hebben de afgelopen dertig jaar dikwijls geen punt van overweging geweest tijdens de grootschalige implementatie van ERP- en consolidatiesystemen.

####

Om aan hun gegevensvereisten te voldoen zijn belastingafdelingen gedwongen om gegevens handmatig bijeen te sprokkelen uit uiteenlopende systemen, Excel-spreadsheets en mondelinge toelichtingen. Vanwege de verschillende behoeften binnen een belastingafdeling komt het regelmatig voor dat meerdere mensen handmatig dezelfde gegevens bij elkaar zoeken zonder dat van elkaar te weten of van elkaars werk te profiteren.

Om de gestelde uitdagingen van de belastingdienst, het publiek en de eigen agenda inzake meer efficiency in de financiële functie aan te gaan moeten bedrijven de belastingfunctie nieuw leven inblazen. Zonder de juiste IT-oplossingen is dit oneconomisch, zo niet onmogelijk. Bedrijven moeten dus overwegen hun budget voor technologie te verhogen.

Organisaties die hun huidige belastingfunctie opnieuw bekijken, zullen technologie toepassen om te zorgen voor
• compliance door middel van transparantie
• beter gegevensbeheer en
• een efficiënte, kostenbesparende en tijdige rapportagefunctie.

Om de effectiviteit van de belastingfunctie te optimaliseren is het noodzakelijk dat deze afdeling wordt afgestemd op de financiële functie. Daarnaast moet een belastingfunctie het risico van onjuiste verslaggeving verminderen door handmatige processen waar mogelijk te vervangen door doeltreffende automatisering. Vaak blijft onderbelicht dat optimalisatie van de belastingfunctie kostenbesparingen oplevert, doordat de kosten van compliance en het inherente risico bij het bestaande proces (bv. controles) aanzienlijk worden verlaagd. Het feit dat de meeste belastingfuncties in Midden-Europa momenteel geen geautomatiseerde faciliteiten hebben voor administratie en rapportage, documentopslag of risico- en compliancemanagement leidt tot talloze financiële risico’s op allerlei gebied.

4. Tax data platform
Om de transparantie te vergroten en het algehele risico te verkleinen is een belastingfunctie nodig die gegevens beter beheert via een centrale databank of een tax data platform (TDP). Een TDP combineert het vermogen om bepaalde berekeningen uit te voeren en gegevens uit verschillende systemen te verzamelen, in de trant van consolidatie, maar dan specifiek toegesneden op de behoeften van een belastingafdeling. Het TDP wordt het toeleveringssysteem van brongegevens voor alle behoeften (bv. point solutions) op de belastingafdeling.
__________________________________________________________________________________

Opleiding Fiscaal Management
Ontdek in vijf filevrije bijeenkomsten hoe u meer haalt uit fiscale spelregels, fouten kunt voorkomen en de laatste fiscale ontwikkelingen direct in uw voordeel gebruikt. Ervaren topexperts (professoren) bieden u de mogelijkheid om uw praktijkvraagstukken in te brengen en geven u tevens unieke handvatten, inzichten, best practices, tips en eigen praktijkervaringen. Dit programma levert accountants en controllers 35 PE-Punten op.
__________________________________________________________________________________

Veel point solutions, zoals compliance- of rapportagetools, zijn zeer goed in wat ze doen, maar pakken het gegevensprobleem niet aan. Zo moeten bij compliance- en rapportageprocessen lunch- en representatiekosten worden verzameld. In veel bedrijven zijn deze kosten verspreid over talrijke rekeningen en soms verschillende grootboeken.

Vandaag de dag is het denkbaar dat deze twee functies – die hun taken op verschillende tijden van het jaar uitvoeren – de gegevens onafhankelijk van elkaar verzamelen en met verschillende cijfers voor de dag komen. Een TDP lost dit gegevensprobleem op door een technologisch platform te bieden om data te centraliseren en één berekening uit te voeren om een consistente uitkomst te waarborgen.

Naast het centraliseren van data uit verschillende systemen en het uitvoeren van ad-hocberekeningen moet een TDP flexibiliteit bieden rond verslaggeving en aanvullende gegevens kunnen verzamelen via geïntegreerde websjablonen en Excel add-ins. De oplossing die aan deze eisen voldoet, zal dan ook de gegevens beheren (bv. uitgangspunt voor belasting) en de spil zijn van een goed functionerend tax control framework.

Conclusie
Wanneer belastingfuncties deze uitdaging aangaan, is een soortgelijke omslag als die welke zich de afgelopen twintig jaar in de financiële functie heeft voltrokken onvermijdelijk. Dit zal leiden tot lagere kosten voor compliance, meer inzicht, beter ondernemingsbestuur en meer realtime gegevens om de fiscale positie te optimaliseren.

Ontwikkelingen rond handhavingsstrategieën van belastingdiensten en effectiviteit op ondernemingsniveau bij de belastingfunctie worden ingegeven door nieuwe, geavanceerde belastingtechnologieoplossingen. Belastingmedewerkers zullen het routinematig gegevens verzamelen en handmatig bewerken achter zich laten en uitgroeien tot fiscale analisten van gebruiksklare informatie om de CFO beter van advies te dienen en waarde te creëren.

Chris Carlstead is President Tax bij Longview.