4 do’s voor digitale transformatie

Door Bouko de Groot

Het Bureau ICT-toetsing (BIT) heeft het in 2017 gestarte ICT-programma Machtigen van de overheid getoetst. Dat programma heeft als doel om verbetering en samenhang aan te brengen in de verschillende manieren van machtigen voor digitale publieke dienstverlening voor burgers en bedrijven. Het uitgangspunt is het bestaande systeem van DigiD machtigen.

Vernieuwing voor cybersecurity

Volgens BIT wordt de noodzaak voor burgers en bedrijven om eenvoudig digitaal te kunnen machtigen groter. Dienstverleners zullen steeds vaker om hogere authenticatieniveaus vragen, als gevolg van strengere beveiligingseisen voor de uitwisseling van privacygevoelige informatie. Voor toegang is dan zogenaamde twee-factor-authenticatie nodig (dat combineert iets dat de gebruiker weet en iets dat de gebruiker heeft). De huidige, ongewenste maar veel voorkomende, praktijk waarin mensen hun DigiD-inloggegevens delen, wordt dan een stuk lastiger. Ook is er politieke urgentie omdat in het regeerakkoord oplossingen zijn toegezegd.

Het programma Machtigen is halverwege 2017 gestart en werkt met plateaus. Tot nu toe is zijn alleen de beoogde resultaten van het eerste plateau uitgewerkt. In dit plateau wordt gewerkt aan functionaliteit voor wettelijke vertegenwoordiging bij ouderlijk gezag, curatele en bewindvoering, naast het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid en renovatie van het bestaande systeem DigiD Machtigen. De oplevering van dit eerste plateau is voor eind 2019 gepland. In latere plateaus wil het programma andere vormen van machtigen toevoegen, zoals nabestaandemachtiging of zaakmachtiging, en sectorale en mogelijk private registers koppelen.

Gebrek aan sturing

De totale kosten voor het programma zijn begroot op 16,8 miljoen euro. Voor de realisatie van het eerste plateau is 6,8 miljoen euro begroot. Pas na oplevering van dat plateau wordt besloten of en hoe het programma wordt voortgezet. BIT heeft alleen dat plateau getoetst en komt tot een vernietigende conclusie:

“Er is een urgente maatschappelijke behoefte aan een goedwerkende machtigingsoplossing. Het programma Machtigen vult deze behoefte met de huidige aanpak niet in.” en “Wij zien daarnaast dat Machtigen last heeft van het gebrek aan sturing op de samenhang van de voorzieningen in de Generieke Digitale Infrastructuur. Wij denken dat maatschappelijk betekenisvolle verbeteringen hierdoor voorlopig beperkt haalbaar zijn.”

Hoe het wel moet

BIT adviseert daarom de volgende punten om deze transformatie toch nog tot een succes te maken, wat als model kan dienen voor elke digitale transformatie:

1. Zorg eerst voor een gedegen procesontwerp

Maak eerst een gedegen ontwerp van van het proces dat geautomatiseerd moet worden. Realiseer dan pas de IT-functionaliteit. Dit is vooral van belang in projecten waar de complexiteit niet IT-gerelateerd is. Zo wordt voorkomen dat functionaliteiten gebouwd gaan worden, voordat de meerwaarde en haalbaarheid van de oplossing klip-en-klaar zijn vastgesteld. Maak een beleidsfunctionaris verantwoordelijk voor het opstellen van het ontwerp.

2. Zorg dat dienstverleners aansluiten

Zorg dat het programma meer aandacht krijgt voor het aansluiten van dienstverleners, zodat gebruikers op grotere schaal kunnen profiteren van de mogelijkheden.

3. Zorg voor transparantie

Zorg voor een transparante opbouw van de kosten en acceptabele doorbelasting. Doorbelasting van kosten mag geen geen drempel zijn voor dienstverleners om aan te sluiten op het transformatie-programma.

4. Breng samenhang in de digitale infrastructuur

Samenhang bewerkstelligen en behouden valt zelf uiteen in vijf punten:

• Zorg voor functionele samenhang vanuit het perspectief van de gebruiker.
• Zorg voor technische samenhang.
• Zorg voor een samenhangende aanpak in de doorontwikkeling en het beheer van de voorzieningen (bijvoorbeeld via SAFe, het Scaled Agile Framework, een set van principes, werkwijzen en vaardigheden die de laatste jaren door steeds meer organisaties wordt gebruikt om op grote schaal software te ontwikkelen).
• Zorg voor planmatige samenhang door een doorontwikkelplan op te stellen voor clusters van voorzieningen.
• Zorg voor meer samenhang door de financiering naar een hoger niveau te verleggen: niet meer per voorziening en per project, maar voor een samenhangend cluster en meerjarig.

Andere BIT-adviezen:
– ICT vernieuwing? Doe minder en stuur beter
– 4 pijlers van succesvolle ICT-vernieuwing
– Hoe datamigratie niet moet