4 dingen om nu te doen rond ESEF

Door Bart van Praag, General Manager EMEA bij Workiva

De European Single Electronic Format (ESEF) – een verordening van de Europese markttoezichthouder ESMA – wordt vanaf de boekjaren 2020 verplicht. Beursgenoteerde ondernemingen moeten dus in 2021 de eerste ESEF-rapporten indienen. De financiële- en compliance afdelingen die denken dat dit nog een ver-van-hun-bed-show is, komen mogelijk bedrogen uit. Daarom deel ik graag vier dingen die u nu al zal moeten doen om ervoor te zorgen dat uw organisatie klaar is voor de nieuwe ESEF-vereiste.

Eerst nog even heel kort wat er aan de hand is. De ESEF is een nieuwe verordening vanaf het boekjaar 2020 die bedrijven op gereguleerde markten in de EU verplicht om bij de opstelling van hun jaarlijkse financiële verslagen gebruik te maken van één enkel elektronisch gegevensformaat. Doel is om financiële verslagen op te stellen die machinaal leesbaar en makkelijker vindbaar zijn. Voor zo’n 5.300 EU-ondernemingen betekent dit dat ze bij het opstellen van hun financiële verslagen gebruik moeten gaan maken van het wereldwijde open source XBRL-formaat voor elektronische datarapportage.

Organisaties die denken in de loop van volgend jaar eens rustig te gaan bekijken waar ze nu precies aan moeten voldoen, kunnen zichzelf wel eens in de vingers snijden. Om dat bloeden te voorkomen, zijn er zeker vier zaken die u nu al goed onder de loep moet nemen, zodat u zonder pijn het ESEF-tijdperk betreedt.

1. Haal iedereen aan boord

Het is nu het moment om goed te kijken hoe het ESMA-mandaat uw rapportageprocessen verandert. Maar ook de tijd om ervoor te zorgen dat iedereen in uw financieel- of compliance team over de juiste vaardigheden beschikt die nodig zijn voor deze nieuwe wijze van rapporteren. Heeft u er bijvoorbeeld alle vertrouwen in dat u in staat bent om de tagging te begrijpen en te herzien? Daarnaast kunnen compliance teams deze tijd gebruiken om iedereen aan boord te krijgen om het nieuwe format te begrijpen en hoe het hen beïnvloedt.

Financiële rapportage is al jaren hetzelfde – onderschat niet de mogelijke verstoring die deze nieuwe wetgeving en de nieuwe tijdlijn kunnen veroorzaken.

2. Denk na over een test run

De definitieve versie van de ESMA-taxonomie 2020 wordt naar verwachting voor het einde van dit jaar gepubliceerd en vervolgens jaarlijks geactualiseerd in overeenstemming met de IFRS-taxonomie. Het is aan te raden om een dry run te overwegen om uw workflow te testen nadat de ESEF-taxonomie is bijgewerkt. Door een dry run te doen, zullen de meeste tags doorrollen naar het moment dat de ESEF verplicht wordt.

Onthoud: het is digital first. De PDF moet vanuit dezelfde bron worden gegenereerd om misinterpretaties te voorkomen. Denk na over het gebruik van een oplossing die u in staat stelt om dit tegelijkertijd te doen.

Onderzoek dit kwartaal uw verantwoordelijkheden. Door te begrijpen wat er van u wordt verwacht, maakt u betere beslissingen over hoe u verder moet gaan.

3. Bespreek de vormgevingseisen en -mogelijkheden

Bij de vormgeving van uw financiële jaarverslag wordt u mogelijk ondersteund door een designbureau. Praat openlijk met dit bureau over de komende veranderingen. Investeerders zijn gewend om een goed ontworpen PDF-versie van het rapport te ontvangen. Bespreek daarom nu al uw ontwerpeisen en ontwerpmogelijkheden om teleurstelling te voorkomen. Indien u gebruik gaat maken van een tagging service – die u vastschroeft aan uw traditionele workflow – wordt de rapportagetijdlijn drastisch verkort. Zorg ervoor dat iedereen in het team dit weet. Wij bieden de mogelijkheid een ontworpen XHTML-document te produceren dat eruitziet als de PDF van het rapport dat investeerders van u verwachten.

Welke route u ook kiest, zorg ervoor dat uw eindrapport voldoet aan de richtlijnen van uw merk.

4. Bepaal uw voorkeur: tagging service van derden of een softwareoplossing

Gebruik de komende maanden om te beslissen of u gebruik wilt maken van een externe tagging service of een softwareoplossing.

Door uw iXBRL uit te besteden aan een tagging provider, besteedt u uw verantwoordelijkheid voor de beslissing over de tags niet uit. De Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen moeten de taxonomie begrijpen en akkoord gaan met de beslissing van de tag en/of het gebruik van een extensie. Aangezien het noodzakelijk is om de tags te herzien en af te tekenen, is het zinvol dat het bestuur vanaf het begin betrokken wordt bij het besluitvormingsproces.

Softwareoplossingen zijn ontworpen om het taggen eenvoudig te maken.

Lees ook: Klaar voor ESEF? De 3 aandachtspunten