3-weg matching: De administratieve match tussen bestelorder-ontvangstboeking en levering-factuur

Crediteurenadministratie
Er was eens, lang geleden, een wat groter bedrijf, uiteraard niet het uwe, dat altijd problemen met de creditfacturen had. Deze kwamen keurig per post binnen en gingen naar de crediteurenadministratie. Daar werd een deel van de facturen intern doorgestuurd voor een juiste budgetcode en een paraaf opdat ze geboekt en betaald konden worden.

Dat ging gelukkig soepel, de administratie wist immers dat dit type factuur altijd naar een bepaald persoon ging of er stond zelfs wel eens een naam op de factuur. Maar nu de rest nog… Wel, we sturen de factuur naar de vermoedelijke afdeling en dan zien we wel verder… Uiteraard raken dan facturen zoek, worden te laat betaald of leidde zelfs tot een deurwaarder aan de deur.

Dat er wat facturen zoek raakten accepteerde iedereen ook wel. In het veld begrepen ze nu eenmaal niet hoe de procedures er op het hoofdkantoor uitzagen. U herkent het wel: Van dat bedrijf heeft u namelijk wel eens gehoord. Gelukkig gaat het bij uw bedrijf veel beter! U heeft immers fors geïnvesteerd in die software waarbij de factuur matcht met de inkooporder en de interne aanvrager alleen nog maar hoeft aan te geven of het goed of de dienst ontvangen is? De ultieme 3-weg matching.

Beter nog, u scant zelfs de factuur. Naast het gegeven dat deze nu niet meer de organisatie in hoeft, kan de factuur gelijk digitaal gearchiveerd worden. Een prachtige oplossing en volgens uw financiële administratie bijna het Walhalla. Voortaan zou de financiële administratie altijd bij zijn en snel & effectief werken! En waarom gelooft u dit stukje nu niet? Omdat het met ‘Er was eens…’ begint? Ik zou het namelijk wel geloven. Vele nieuwe ERP-implementaties beginnen met dit verhaal. Voordat u begint aan een nieuwe ERP-implementatie met deze ambitie kunt u zich echter beter even bezinnen.

ERP-systeem
Het leek op papier een zeer goed plan. Op voorhand worden inkooporders ingelegd in het ERP-systeem zodat ook tijdig duidelijk is of er voldoende budget is en de resterende afhandeling loopt via de geautomatiseerde processen. Op verzoek kan de interne aanvrager of budgethouder ook nog – digitaal – de factuur ter inzage krijgen. Ook heeft u begrip voor kleine afwijkingen, dus is er een acceptabele afwijkingsmarge ingesteld op de 3-weg matching. En toch loopt het niet zoals de bedoeling was.

De eerste problemen krijgen vaak nog wel een opvolgactie. Denk hierbij aan het herinneren dat de interne klanten hun orders moeten inboeken. Tevens zijn veel gesignaleerde afwijkingen de niet genoemde transportkosten, prijsafwijkingen en aantallen die niet kloppen. Ook blijkt dat voor veel diensten helemaal geen inkooporder aangelegd wordt, dus volgen daar ook extra instructietrainingen. Betrokkenen raken gefrustreerd en lopen collectief achter de feiten aan.

De financiële administratie vindt dat ze het allemaal toch duidelijk en meerdere malen heeft uitgelegd. En ineens gaat het iets beter lopen. Echter, de schijn bedriegt. De interne aanvrager heeft, al dan niet in samenwerking met inkoop, een oplossing gevonden.

Met meer dan 90% van de leveranciers wordt al meerdere jaren zaken gedaan en de relaties – en daarmee het vermogen tot creativiteit – helpen elkaar. Goederen en diensten worden eerst geleverd en per e-mail wordt het eindbedrag doorgegeven. Op basis daarvan wordt de inkoopaanvraag gemaakt en binnen geboekt. Het proces loopt!

Gevolg is wel dat de planning & control-rapportages al gauw drie maanden achterlopen op de praktijk. Immers het werk is al lang uitgevoerd en een factuur verwerken duurt al gauw een week of vier. Gemiddeld twee maandafsluitingen verder dus. Daarom houden de budgethouders en projectmanagers nog steeds hun schaduwboekhouding aan.

Met de inkooporder achteraf is er een sluitende administratie neergezet, maar van een valide en te beïnvloeden planning & control is geen sprake meer. Tevens haalt u voor alle betrokkenen het lerend effect uit uw organisatie: afwijkingsanalyses zijn immers niet meer mogelijk. Er wordt geen waarde toegevoegd voor het bedrijf. U kunt dus de gehele groep betrokkenen ontslaan voor de tijd die ze aan deze ‘administratie achteraf’ kwijt zijn.

Hoe nu verder?
Was dit allemaal te voorzien? Jazeker. De 3-weg matching werkt uitstekend als de inkopen in specifieke eenheden vastliggen (uren, kg, stuksprijzen, artikelsturing). Deze moeten dus wel vooraf ingevoerd zijn in het ERP-systeem en eenduidig voor de gebruiker zijn. In de voorfase van de ERP-selectie was een portfolioanalyse van de facturen zeer zinvol geweest

Figuur I – Factuurportfolio

Op de verticale as deelt u de facturen in naar in hoeverre deze passen op de eerder aangegeven specifieke eenheden. Op de horizontale as staat het aantal factuurregels. Wat u als hoog of laag definieert kunt u zelf kiezen met bijvoorbeeld de 80/20 regel. Wat spelen met de eenheden en verhoudingen geeft input aan een dynamische analyse. Dat helpt bij het nemen van betere besluiten.

In de kwadranten zelf kunt u vervolgens het aantal waarnemingen opnemen (absoluut of in percentage), de waarde van de waarneming en mogelijke koppeling met leveranciers(groepen).

Kwadrant ‘A’ kent een match op specifieke eenheden maar het aantal facturen in deze groep is laag. Een ERP-system gebaseerd op 3-weg matching lijkt hier niet bij te dragen aan een adequate bedrijfsvoering. Dit geldt evenzeer voor de kwadranten ‘C’ en ‘D’. Bij alleen die organisaties die kwadrant ‘B’ met meer dan 80 procent van het totaal vullen is een 3-weg matching zeer kansrijk.

Dat is echter maar een beperkte ondernemersgroep. Voorbeelden zijn kantooromgevingen (kantoorartikelen en urenproductie) en handelsondernemingen met een artikelnummer gestuurd proces. De vraag is echter of voor deze categorie 3-weg matching wel het optimum is. Indien goed (contractueel) ingeregeld hoeft er niet eens een periodieke factuur verstuurd te worden. Zodra de ontvanger het goed binnen boekt gaat deze immers akkoord met vrijgave van de betaling.

Het ERP-system weet al dat bijvoorbeeld 30 dagen na goedkeurende ontvangst betaald moet worden. Dit is geheel automatisch in te regelen en acceptabel voor de accountant en Belastingdienst. Op basis van deze verhoudingen is 3-weg matching dus zelfs een nodeloze aanschaf.

Conclusies
Indien u 3-weg matching overweegt is een zorgvuldige afweging aan te bevelen. Daar waar het interessant lijkt, is het ook nog de moeite waard om te kijken of het volume bij deze klant/leverancier zodanig is dat het gehele proces beter inclusief betalingsafhandeling geautomatiseerd kan worden.

GJ Nagtegaal is Werktuigbouwkundig en Bedrijfskundig ingenieur en heeft ruime ervaring opgedaan als controller, inkoopmanager en hoofd planning & control. Dit zowel bij (internationale) profit en not for profit organisaties.

Geselecteerd speciaal voor u: 13 belangrijke aandachtspunten bij (deel)implementatie van een ERP-systeem