13 belangrijke aandachtspunten bij (deel)implementatie van een ERP-systeem

1. Big Bang

Probleem
De opdrachtgever wil in één klap zijn gehele administratie omzetten op het ERP-systeem, om daarmee van al zijn oude problemen af te zijn, inclusief zijn –oude- applicaties en alle zorg en kosten die daarmee zijn gemoeid.

Aanpak
Dit is ten zeerste af te raden. Implementatie van een ERP trekt een zware wissel op de organisatie. Er kan zelfs sprake zijn van een terugval in de prestatie, aangezien de kerngebruikers zich op het ERP moeten richten en daardoor hun eigen werk niet of niet naar behoren kunnen uitvoeren. Beter is gefaseerd opleveren, waardoor bij zowel de beheer- als bij de gebruikersorganisatie steeds meer kennis en kunde ontstaat.

2. Maatwerk

Probleem
“Wij zijn bijzonder” is nog steeds een veelgehoord argument om af te wijken van de procesgang van een ERP systeem. Bedrijven zijn bang om hun identiteit te verliezen als zij gebruik gaan maken van een “standaard” pakket als een ERP. Het vele maatwerk is dan een indicatie van de complexiteit van de eigen organisatie.

Aanpak
Dit is ten zeerste af te raden. Maatwerk is duur in aanschaf, beheer en onderhoud. Over het algemeen betekent maatwerk uurtjes schrijven. Bij veel maatwerk en onvoldoende beheer valt het overzicht weg. Dat is pas echt rampzalig bij de overgang naar een nieuwe release van het ERP. Aangezien het op voorhand onduidelijk is of het maatwerk überhaupt nog mogelijk is in de nieuwe release, of dat er wellicht een standaard oplossing in het ERP voorhanden is, waardoor u met een desinvestering blijft zitten. Dan zijn er nog de ICT knutselaars, die maatwerk maken zonder te documenteren. Door het natuurlijk verloop, dat op zo’n afdeling gemiddeld hoog is, verdwijnt ook de kennis van het maatwerk.

3. ERP-Implementatie + Proces Optimalisatie

Probleem
De oude, eigen processen zullen moeten worden aangepast. Dan lijkt het voor de hand te liggen om daar een optimalisatieslag aan toe te voegen. Echter in zekere mate zal het ERP- systeem zijn interne processen min of meer dwingend opleggen. Dat zijn twee zaken die botsen. Niemand is gebaat bij het op papier optimaliseren en daarna moeten accepteren van afwijkende processen. Dit zal zeker op weerstand stuiten.

Aanpak
Dit is ten zeerste af te raden. Procesoptimalisatie van de bedrijfsprocessen, zonder de ERP-processen te kennen leidt tot het probleem, dat de bedrijfsprocessen en de ERP-processen niet overeen komen. Het ERP zal als boosdoener worden gezien en er zal maatwerk worden voorgesteld om het ERP aan te passen aan de nieuwe bedrijfsprocessen. (zie Maatwerk) Het is beter om eerst de processen in het ERP systeem te leren kennen en daarna eventueel procesoptimalisatie toe te passen waarna vervolgens op verantwoorde wijze de ERP implementatie kan worden uitgevoerd.

______________________________________________________________________________

Waarom zijn de meeste ERP implementaties niet succesvol?
ERP implementatie is nog (te) vaak een IT aangelegenheid. Terwijl niet de technische implementatie maar juist de fase hiervoor het succes van een nieuw ERP systeem bepaalt. Professor Hans Strikwerda inspireert en legt uit tijdens het avondcollege Strategierealisatie (mis)lukt door ERP systeem op 14 oktober.
Meer informatie over dit college vindt u hier.
Het programma van de gehele collegreeks vindt u hier.
______________________________________________________________________________

4. Afwijken van de standaard ERP-processen en vervangen door –eigen- processen

Probleem
Het risico bestaat, dat standaard checks en balances niet (goed) werken, waardoor controle op het proces minder goed mogelijk is en de grip op het proces verloren gaat.

Aanpak
Dit is ten zeerste af te raden. Leer eerst de ERP processen goed kennen en pas je als bedrijf daar bij aan. Na stabilisatie van de ERP processen kan alsnog de behoefte om een aantal processtappen te vervangen door –eigen- processen worden onderzocht, met voldoende aandacht voor het Control-aspect.

5. Betrokkenheid gebruikers

Probleem
Kerngebruikers moeten intensief worden betrokken bij het ERP. Zij kunnen echter niet worden gemist in de dagelijkse operatie.

Aanpak
Doorbreek het fenomeen, dat die kerngebruikers onmisbaar zijn in de operatie. Zij zijn dat te zijner tijd namelijk ook na de go-live van het ERP. Regel op voorhand vervangers voor deze key-users, want een te geringe inzet van hen bij de implementatie van het ERP zal tot of mislukking of tot een zeer lang leertraject (in productie) leiden.

####

6. Integratie met andere processen

Probleem
In een ERP-systeem worden veel zaken al aan de -voorkant- geregeld. Er worden op voorhand veel gegevens vastgelegd, die wellicht veel later in het proces worden gebruikt. Processen worden vaak stap-voor-stap getest. Hierdoor bestaat het risico dat er geen consistentietest plaats vindt tussen het uiteindelijke (niet)-SAP proces en de oorspronkelijke vastlegging. Als voorbeeld: het verschil in afvragen van de BTW in twee verschillende processen. De één vraagt “BTW” en verwacht een Yes of No. De ander vraagt “BTW-vrij” en verwacht ook een Yes of No. De ene Yes is de andere niet.

Aanpak
Ten eerste goede afspraken maken over het gebruik van negatieve vragen (BTW-vrij) met de implementator. Foutjes zijn echter snel gemaakt en daarom is er het grote belang van integratie- en systeemtesten. Ook hierbij kunnen makkelijk interpretatiefouten ontstaan, waardoor het nodig kan zijn om een voorspelbare testset te creëren, waarmee de resultaten van te voren zijn bepaald.

7. Onvoldoende testen van maand- of periodeafsluiting

Probleem
Het kan heel lastig zijn om een periodeafsluiting te testen. Het is veel werk en lastig om te controleren. Om die reden wordt het wel eens -vergeten- of met een geringe hoeveelheid data getest. Bij de eerste “live”-afsluiting komt u er achter, dat er iets niet in orde is. Is de leverancier nog stand-by en in staat om problemen op te lossen of heeft de overdracht naar Beheer al plaats gevonden?

Aanpak
Al in een vroeg stadium in een project bepalen hoe het testen van een periodeafsluiting kan worden uitgevoerd en de stappen daarvoor opnemen in het Plan van Aanpak. Mocht worden besloten om het testen uit te voeren op de 1e periodeafsluiting in productie, dan er voor zorgen, dat voldoende support capaciteit beschikbaar is, zowel van de leverancier, als van de afnemer.

______________________________________________________________________________

Waarom zijn de meeste ERP implementaties niet succesvol?
ERP implementatie is nog (te) vaak een IT aangelegenheid. Terwijl niet de technische implementatie maar juist de fase hiervoor het succes van een nieuw ERP systeem bepaalt. Professor Hans Strikwerda inspireert en legt uit tijdens het avondcollege Strategierealisatie (mis)lukt door ERP systeem op 14 oktober.
Meer informatie over dit college vindt u hier.
Het programma van de gehele collegreeks vindt u hier.
______________________________________________________________________________

8. Autorisaties

Probleem
ERP systemen bieden de mogelijkheid om functies in het pakket via autorisatie beschikbaar te stellen. In theorie kan dat op gebruikersniveau, maar dat zou een grote hoeveelheid werk en complexiteit veroorzaken. Dus wordt er met rollen en functies gewerkt. Leidinggevenden zullen beginnen om de rollen scherp te definiëren. Probleem is dat functionarissen elkaar bij afwezigheid moeten kunnen vervangen. Daardoor hebben zij meer rechten nodig dan voorzien. De 1e weken na een go-live kunnen de medewerkers hun werk niet afronden omdat zij onvoldoende zijn geautoriseerd. Het autorisatieteam draait overuren om alle autorisatiewijzigingen te kunnen doorvoeren.

Aanpak
Als er getest wordt met de uiteindelijke rollen, zullen problemen opduiken bij het testen, anders verschuift dat naar de 1e weken productief. Zorg voor voldoende stand-by van de autorisatieafdeling anders komt de productie waarschijnlijk stil te liggen.

9. Hoog oplopende Licentiekosten

Probleem
Er zijn een aantal keuzes te maken, die de hoogte van de licentiekosten beïnvloeden. Deze keuzes moeten bij aanvang van het project al gemaakt zijn/worden. Vaak concentreert de pakketselectie zich op functionaliteit en worden de licentiekosten onvoldoende belicht.

Aanpak
Laat u goed voorlichten over de manieren waarop de kosten van een ERP systeem aan u worden doorberekend. Vaak vallen de licentiekosten van de verschillende modules erg mee.  Naast die eenmalige kosten betaalt u jaarlijks voor het recht van upgrades en voor het onderhoudscontract met uw leverancier. Daarnaast moeten echter ook kosten voor het gebruik worden betaald in de vorm van gebruikerslicenties. De  ene ERP leverancier berekent een bedrag voor het maximum aantal gelijktijdige gebruikers, wat erg gunstig is voor bedrijven die werkshifts kennen, andere ERP’s berekenen het aantal named users, waarbij meerdere personen niet gebruik mogen maken van dezelfde gebruikerscode. De leverancier heeft het recht om dat gebruik te controleren. Door staffels kunnen de kosten omlaag worden gebracht en bij gebruik van een Portal zijn de kosten weer lager. Het is verstandig om op dit punt goed te worden voorgelicht, zodat er geen verrassingen uit de bus komen.

10. Synchronisatie ERP-omgevingen

Probleem
Elk ERP kent wel de OTAP-omgevingen, waar OTAP staat voor Ontwikkel, Test, Acceptatie en Productie. Vaak wordt een aantal malen per jaar een kopie gemaakt van de Productieomgeving naar de Acceptatieomgeving, zodat de testgebruikers makkelijker hun weg kunnen vinden in de voor hen veelzeggende gegevens. Omgekeerd gebeurt dat voor de software. Die wordt getransporteerd van de O naar de T, naar de A en de P-omgevingen. Dit vraagt om een zorgvuldige administratie. Wat staat nu precies in welke omgeving. Om snelheid te winnen bij serieuze problemen wordt er nog wel eens een omgeving overgeslagen. Dan gaan stukken software van de T naar de P-omgeving. In de Acceptatie wordt druk getest voor een project, maar de -oude- software in Productie bevat fouten, die snel moeten worden opgelost. Dat gebeurt dan direct in de P-omgeving. Hierdoor ontstaat automatisch dissynchronisatie. Als het testen in de Acceptatieomgeving is afgerond, zullen de betreffende onderdelen worden getransporteerd naar de Productieomgeving. Hierbij worden de eerder gemaakte correcties overschreven en treedt het oude probleem weer op.

Aanpak
Benoem een aparte functionaris, verantwoordelijk voor alle softwaretransporten, die dit strak gaat bewaken en administreren. Introduceer Versiebeheer, waarbij alle wijzigingen in een periode onderdeel worden van de nieuwe versie, die op vaste dagen in het jaar wordt geactiveerd. Stel regels op voor noodreparaties die direct in de Productieomgeving plaats vinden.

11. Management acceptatie

Probleem
Projecten worden vaak technisch ingestoken, door  verkeerde argumenten of bedrijfsdoelen te hanteren. Vervangen van een aantal softwarepakketten door een ERP om de beheersbaarheid te vergroten, zal alleen de ICT-manager aanspreken, maar hij moet wel de rest van het bedrijf meekrijgen om dat doel te bereiken. Nu loopt hij het risico, dat het ERP als het speeltje van de ICT-manager wordt gezien en kan hij niet op medewerking rekenen.

Aanpak
Veel beter is om middels het project één of meerdere bedrijfsdoelen te realiseren en het presteren van de collega-managers afhankelijk te maken van de succesvolle implementatie van het ERP. Elk project moet minstens één bedrijfsdoel ondersteunen. Toch zijn ook technische projecten soms hard nodig. Bijvoorbeeld het vervangen van het machinepark door nieuwere technologie. In dat geval wordt middels het project de continuïteit van de dienstverlening gewaarborgd en aldus een bedrijfsdoel ondersteund.

______________________________________________________________________________

Waarom zijn de meeste ERP implementaties niet succesvol?
ERP implementatie is nog (te) vaak een IT aangelegenheid. Terwijl niet de technische implementatie maar juist de fase hiervoor het succes van een nieuw ERP systeem bepaalt. Professor Hans Strikwerda inspireert en legt uit tijdens het avondcollege Strategierealisatie (mis)lukt door ERP systeem op 14 oktober.
Meer informatie over dit college vindt u hier.
Het programma van de gehele collegreeks vindt u hier.
______________________________________________________________________________

12. Met regelmaat terugkerende discussies over hetzelfde onderwerp

Probleem
Als project- of systeemdocumentatie ontbreekt, zal bij een volgende implementatie of uitbreiding opnieuw discussie ontstaan over de ooit genomen beslissingen. Dit leidt enerzijds tot tijdverlies en mogelijk tot verkeerde (her)beslissingen.

Aanpak
Bij het beëindigen van het project dient er minimale inrichtingsdocumentatie te worden opgeleverd. Dit betreft met name de argumentatie waarom ontwerpbeslissingen op deze manier zijn genomen.

13. Verloren gaan ERP-kennis

Probleem
Als onvoldoende kennis van het ERP systeem en zijn inrichting aanwezig is, dan dient u een aanvullend beroep te doen op een externe partij, wellicht de leverancier, met navenante kosten.

Aanpak
Voordat de onderhoudscontracten worden opgemaakt dient u zich af te vragen wat de rol gaat worden van de huidige ICT-afdeling mbt het ERP systeem. Is zij groot en capabel genoeg om het gehele ERP systeem in-huis te gaan beheren of worden de betreffende ICT’rs meer Functioneel Beheerders, die de vertaalslag gaan maken tussen de gebruikers en de leverancier, met alle vormen daar tussen. In al die gevallen moeten de ICT-ers worden voorbereid op hun nieuwe taak, zodat zij bij de overdracht voldoende kennis en ervaring hebben verzameld, dat zij die klus ook kunnen klaren.

Aanrader van de redactie: 3 mythes over budgettering ontkracht