10 valkuilen over softwareselectie en hoe ze te vermijden

Als interimmanager finance & control ziet Dick de Nijs voortdurend hoe het fout loopt met het vervangen van IT-systemen bij organisaties. Dan komt er een nieuw systeem terwijl het oude nog functioneert. Er ontbreken functies of er zijn juist overbodige functies, de capaciteit is veel te groot en dus te duur.

“Mensen gaan vaak voortvarend aan de slag om zich te oriënteren op nieuwe IT-systemen”, zegt De Nijs. “Mooi als ze dat gestructureerd doen: nagaan wat je nu hebt, wat je straks nodig hebt, welke opties er zijn. Helaas gaat het meestal niet zo. Vaak is het vervangen van een IT-systeem impulsgedreven en daardoor worden fouten gemaakt.”

Op basis van zijn ervaring met softwareselectie stelde De Nijs een stappenplan op voor het selecteren van een IT-systeem. Dit vormt tevens de basis van de opleiding ‘structured software selection’ voor NBA Opleidingen. Het doorlopen van de stappen behoedt organisaties voor uitglijders. De Nijs deelt een aantal praktische handvatten voor een goede softwareselectie.

1. Laat je niet opjutten
“Tijdgebrek is een van de grote oorzaken van fouten in het selectieproces. Dan neem je beslissingen zonder dat je over de nodige kennis van zaken beschikt. Als ik kijk naar succesvolle projecten bij selectie van IT-projecten, dan waren die bij afdelingen die de tijd namen om uit te zoeken wat er nodig is en hoe ze hun opdracht voor softwareselectie scherp kregen. Ze laten zich niet opjagen door druk van buiten.”

2. Leg softwareselectie bij de goede afdeling neer
Zorg dat niet de verkeerde afdeling aan de haal gaat met het selecteren van een nieuw IT-systeem, zo luidt de tweede tip. “Laat de selectie over aan de afdeling die ermee moet werken. Die heeft de meeste kennis van zaken en weet als beste wat er nodig is. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk gaat het gaat vaak anders. Soms omdat er in de organisatie klachten zijn over bijvoorbeeld het HR-systeem of een administratiesysteem. Dan krijgt een manager van een andere afdeling de opdracht om een nieuw IT-systeem te selecteren, zonder dat die precies weet wat er speelt. Selectie gebeurt dan niet op basis van objectieve criteria, maar van emoties.”

3. Ga na waar de schoen wringt
Onderzoek waar de knelpunten zitten van je bestaande IT-systeem, raadt De Nijs aan. “Welke oplossingen zijn er mogelijk, wat zoek je bij een ander systeem? Het beantwoorden van die vragen wordt vaak overgeslagen. Organisaties hanteren de standaardprocedure van drie leveranciers waaruit wordt geselecteerd, vaak afkomstig uit het eigen netwerk. Afdelingen worden niet gepolst of dat zinvol is, er is evenmin een analyse gemaakt die een selectie onderbouwt.”

“Doe je wel een degelijk onderzoek, dan kom je er soms achter dat niet het systeem maar het proces moet worden aangepast. Soms werkt een systeem niet goed omdat mensen het verkeerd gebruiken. De instructies zijn niet gedeeld, de introductiecursus is niet gevolgd. IT-problemen komen vaak voort uit niet functionerende processen en niet altijd uit de technologie.”

4. Check wat de alternatieven zijn
“Het is de vraag of er altijd nieuwe IT nodig is”, vervolgt De Nijs. “Kijk wat vervanging je oplevert aan kosten en effectiviteit. Welke problemen los je op met een nieuw systeem? Soms ben je beter uit door bepaald IT-werk uit te besteden, bijvoorbeeld als IT teveel afleidt van je kernactiviteiten. Of je voert een upgrade door van het systeem waardoor je geen nieuw IT-systeem nodig hebt.”

5. Stel een stuurgroep en een klankbordgroep samen
Het instellen van een stuurgroep en een klankbordgroep is niet de meest swingende tip van De Nijs. Maar wel eentje die het verschil tussen top en flop kan maken. De stuurgroep is er voor de aan- en bijsturing. De klankbordgroep van businessusers is er voor de toetsing van geïnventariseerde keuzes.

De Nijs: “Er zijn afdelingen die een IT-systeem aanschaffen voor een vraagstuk dat alleen bij hen speelt. Dat gaat mis als hun informatie niet goed meer aansluit op systemen van andere afdelingen. Dan zijn er allerhande aanpassingen nodig. Ik heb meegemaakt dat er een projectadministratie was ingericht die uiteindelijk zeven keer duurder uitviel dan wanneer het bestaande systeem was uitgebreid.”

6. Wijs een ervaren projectleider aan
Werk bij softwareselectie met een projectleider die vaker met dit bijltje heeft gehakt, is het volgende advies van De Nijs. “Iemand die al eens een analyse van IT heeft gemaakt, die er rekening mee houdt dat ook andere afdelingen worden geraakt en die zich eerst afvraagt wat hij nog niet weet, in plaats van wat er moet gebeuren. Bij softwareselectie moet de basishouding zijn dat je 99 procent van de benodigde informatie nog niet weet. Technologie ontwikkelt zich sneller dan mensen kunnen bijhouden. Die inhaalslag moet je eerst maken, voordat je verdergaat.”

7. Houd je ogen open voor kennis in de markt
Vermijd dat je te snel aanklopt bij de bekende leveranciers, zo waarschuwt De Nijs. “Bij IT-leveranciers is er een soort big four voor het mkb, daarnaast zijn er veel kleine spelers met branche specifieke kennis. De meeste vraagstukken voor IT zijn voor alle sectoren gelijk, maar worden in elke sector anders opgelost. De zorgsector bijvoorbeeld heeft oplossingen voor planning en roosteren die anders zijn dan in de horeca. Zonder goed zicht op wat er mogelijk is, kun je gemakkelijk de oplossing missen die voor jou het beste werkt.”

8. Bewaar het overzicht op de verbinding tussen processen en systemen
“Ik heb meegemaakt dat een registratiesysteem niet aansloot op het administratiesysteem. Alle input moest handmatig worden overgezet. Kijk dan eerst of je de bestaande systemen kan koppelen voor je overgaat naar een nieuw systeem. In dit voorbeeld was dat goed mogelijk, maar niemand wist hoe die koppeling tot stand moest komen. Zitten de problemen bij implementatie van het oude systeem of instelling van de software, dan is softwareselectie nog niet nodig.”

9. Zorg dat je IT-systemen mee kunnen groeien met je bedrijf
Veel IT-systemen hebben een instapmodel, vertelt De Nijs. Wil je uitbreiden, dan volstaat vaak een upgrade naar een groter database, een groter werkgeheugen of meer verbindingen. Veel bedrijven starten daarom met een bescheiden systeem, dat ze alsmaar aanpassen aan de omstandigheden. “Tot het moment dat je zo groot bent dat het systeem niet meer alle functies heeft die nodig zijn. Houd bij softwareselectie rekening met de groeifase waarin je zit. Dat gaat nogal eens mis bij de grote groeiers die te kleine systemen aanschaffen die ze proberen aan te passen aan de veranderde processen. Daardoor heb je soms grote bedrijven die nog de IT-systemen hebben van een mkb-bedrijf.”

10. Begin op tijd met contractonderhandelingen
Open de contractonderhandeling voor je de request of information vaststelt, adviseert De Nijs tenslotte. “IT-leveranciers willen altijd bij je blijven, daar stemmen ze hun aanbieding op af. Zorg dat je bijtijds weet onder welke voorwaarden je met een leverancier zakendoet. Aan welke eisen moet een IT-systeem voldoen, welke algemene voorwaarden zijn van kracht? Besteed veel aandacht aan de exit en de governance, want daarover ontstaan de meeste verschillen van mening. Als er niet wordt geleverd, wat dan? Zorg dat je het antwoord weet voordat de vraag zich aandient.”

Bonustip
Software koop je voor tenminste een periode van elf jaar. Één jaar voor de implementatie, drie jaar om het systeem te leren kennen, drie jaar optimaliseren, drie jaar uitfaseren, één jaar voor de transitie naar iets nieuws (vervangen, uitbesteden of doorontwikkelen). De meeste bedrijven hebben óf een te lange horizon óf een te korte horizon. Daarom is voorbereiding en goede inventarisatie van functionele criteria (gebruikersvereisten) eigenlijk alles. Want daarna is het de bedoeling dat je er toch elf jaar mee vooruit kunt.

Dick de Nijs RA MSc
Interim manager in financiële functies op directie of D-1 niveau, ervaringsdeskundig met automatiseringsprojecten in alle rollen (van projectlid tot stuurgroeplid en van adviseur tot eindbeslisser) gericht op business improvement in diverse sectoren in zowel profit als non-profit omgevingen, van MKB tot beursgenoteerd en van commercieel tot maatschappelijk. Dick is sinds 2001 actief betrokken bij software selectie- en implementatietrajecten.