10 preventieve fraudemaatregelen

1 Creëer een eerlijke en open cultuur
Dit lijkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk is dit lang niet altijd het geval. Essentiële informatie wordt vaak verborgen gehouden voor het bestuur. Uiteraard moet niet van elke mug een olifant worden gemaakt, maar openheid van informatie is onontbeerlijk voor elke organisatie.

2 neem betrouwbare mensen in dienst
U checkt nooit cv’s? Dan weet u ook niet wie u in huis heeft. Voor hetzelfde geld is uw hoofd administratie een recidive fraudeur. Vragen om een verklaring van goed gedrag kan essentiële informatie opleveren. Verder is het van belang om personeel te waarschuwen voor risico’s van fraude. Dit hoeft niet alleen intern, maar ook extern.

3 schep een positieve werkomgeving
Dooddoeners voor ondernemingen zijn managers die eerlijkheid niet belangrijk vinden. Veelal zijn dit voorbeelden van motieven voor rationalisatie van de fraudedaad. Het is zaak een positieve werkomgeving te creëren waarbij plaats is voor inspraak, coaching en beloning naar prestatie.

4 ontwikkel een gedragscode
Een gedragscode ontwikkelen is de eerste stap. De tweede is implementatie en de laatste – de belangrijkste – is permanente monitoring. Stel: U rijdt te hard. U remt alleen even af bij een flitspaal. Is de flitspaal dan een goed middel om het overtreden van regels tegen te gaan? Beter is een systeem als trajectcontrole. Een soortgelijke systematiek is werkbaar voor een gedragscode.

5. elimineer mogelijkheden tot fraude
Zorg dat de druk van ketel kan. Probeer de gelegenheid te beperken door een adequate interne controle en toezicht. De rationalisatie is het lastigst te bestrijden maar is niet onmogelijk. Allereerst ligt er een taak de juiste mensen te selecteren en daarna is het van groot belang hoe de “tone at the top” is, die bepaalt voor een groot deel hoe lagere echelons zich gedragen. Niets is meer menselijk dan voorbeeldgedrag te kopiëren.

####

6 installeer goede interne controles
AO/IC is niet alleen iets voor controllers en accountants, het brengt ook risico’s en bedreigingen in kaart en helpt preventieve maatregelen te treffen. Voorkomen is immers beter dan genezen. Voorbeelden: een adequate interne controle(afdeling), richtlijnen en procedures, controletechnische functiescheiding, een stelsel van verbandscontroles, cijferbeoordelingen en detailcontroles. Essentieel onderdeel is en blijft een goede controleomgeving/cultuur binnen de organisatie.

7 ontmoedig samenspanning
Voer primaire en secundaire functiescheiding toe tot diep in de organisatie en bewaak permanent fiatteringsbevoegdheden. Persoonlijke wachtwoorden en toegangscodes zijn niet voor niets persoonlijk, spoor op waar misbruik wordt gemaakt van elkaars codes en grijp in voor het te laat is.

8 Betrek verkopers en dienstverleners
Soms worden verkopers en dienstverleners meegezogen door iemand binnen een organisatie om mee te doen aan de fraude, ervan uitgaande dat dit usance is in de bedrijfstak of omdat zij anders geen omzet meer kunnen genereren. Check ten alle tijden de eigen transacties en neem dit op in uw betalings- en
leveringsvoorwaarden.

9 Treed kordaat op bij fraude en straf
Als u iemand betrapt is het van groot belang na te denken over sancties. Als die meevallen dan kan ander personeel ook kwalijk gedrag gaan kopiëren. Het beste is om de strafmaat te laten meewegen vanuit civielrechtelijk en strafrechtelijk uitgangspunt. Uw advocaat is daarin de beste partij.

10 Controleer proactief
Reactieve fraudecontrole heeft minder nut dan proactieve fraudecontrole. Bij de eerste variant is het euvel al geschied. Ga bij uzelf te rade of u beschikt over personeel dat voldoende is geschoold om fraude te ontdekken, te documenteren en als dit niet het geval is; schakel gespecialiseerde kantoren in.

Drs. S.N. Betting RA akbetting@chello.nl

Aanrader van de redactie: Voorbereiden op de invoering van SEPA in 8 stappen