10 gouden regels voor succesvol onderhandelen

1. Voorbereiding is cruciaal

Vaak blijkt dat we ons maar half, te weinig of zelfs helemaal niet voorbereiden. Waardoor de onderhandelingen niet met optimaal succes worden afgerond. Daarom is het goed als u vooraf antwoorden zoekt op de volgende vragen:

Weet u wat u precies wilt?
Heeft u een inschatting gemaakt van wat de andere partij wilt?
Wat is uw uitgangspositie?
Heeft u uw ‘wisselgeld’ op orde?
Wanneer zet u dat in en wanneer stopt u de onderhandeling?
Bepaalt u de plaats van samenkomst?
Weet u vooraf hoe lang de bijeenkomst gaat duren?
Weet u hoeveel personen van de andere partij aanwezig zullen zijn, kent u hen?
Gaat u alleen of met anderen aan uw zijde het gesprek in?

2. Voor welke strategische keuze staat u?

Wat is mijn ‘winst’ van de onderhandeling? Dat is de eerste vraag die u zichzelf stelt. Goed onderhandelen vergt een investering in tijd. Heeft u die tijd wel? En wilt u die tijd eigenlijk wel in de onderhandelingen steken? Of bent u gedwongen te onderhandelen, gezien de situatie? In de voorbereiding kunt u kiezen uit vier strategieën:

Wat gebeurt er als ik niet onderhandel? We gaan even uit van Beste Onderhandelingsresultaat Zonder Onderhandeling, BOZO. Stel; de server van uw organisatie valt uit. Geen email verkeer meer, website uitgevallen, intranet plat. U wilt de zaak zo snel mogelijk terug in de lucht en veel ruimte om te onderhandelen is er niet. Wordt dit een BOZO met uw vaste IT-ondersteuner? Bedenk dat u niet veel meer ruimte heeft, over weinig slagkracht beschikt.

b. Maak ik gebruik van Graag of Niet? Take it of leave it? U bent monopolist in uw branche.  De machtsbalans is helemaal in uw voordeel. Dan kunt u gebruik maken van Graag of Niet. Eventueel door te loven en te bieden.  

c. Maak ik gebruik van Loven en Bieden? Als het om één valuta gaat, en dat is dan meestal geld, kunt u er vaak met Loven en Bieden uitkomen.

d. Multi-Valuata Onderhandeling? Als er meerdere zaken spelen – dus naast geld ook levertijd, speciale specificaties én de relatie is belangrijk – dan wordt het waarschijnlijk een Multi-Valuta Onderhandeling.

3. U onderhandelt niet alleen

De andere partij wil ook iets van u. Anders zat u immers niet aan tafel! Belangrijk aspect, dat doorgaans te weinig in het proces wordt meegenomen. Denk en praat niet over de ‘de tegenpartij’, maar over uw ‘onderhandelingspartner’. U bent zich er niet altijd van bewust, maar uw denken beïnvloedt uw gedrag en dus ook het onderhandelingsproces. 

4.  Wat gunt u de ander?

Onderhandelen is mensenwerk, gebaseerd op vertrouwen en relaties. Hoe gaat u de onderhandeling in? Zet u die onderhandelingspartner het mes op de keel, om zo snel mogelijk die deal te sluiten? Mijn advies: pers de sinaasappel niet uit tot de laatste druppel. Zelf wilt u toch ook niet uitgeknepen worden? Iets gunnen, versterkt de relatie en levert op termijn veel meer winst op dan u in eerste instantie voor mogelijk hield.

5. Beter geen deal, dan een slechte deal

Een slechte deal blijft in uw hoofd rondzingen en kan een relatie verstoren. Dat kunt u voorkomen door op tijd te stoppen. Uw onderbuik is hierbij uw beste raadgever en vertrouw daar dus ook op. Niet alles is cognitief-rationeel beredeneerbaar! Word niet boos of geërgerd, ook al heeft u meerdere onderhandelingsbijeenkomsten gehad. Stop de onderhandeling en nodig de ander uit voor een afsluitend kopje koffie of voor de lunch. Zorg dat de relatie in stand blijft. U investeert hiermee in de relatie en dus in de toekomst. Niet alle onderhandelingen komen tot een succesvol eind. Ook dat hoort bij het leven.

6. Soft to the person, hard on the matter

Weet wat u wil, maar hou het beschaafd. Inhoud en omgangsvormen zijn twee verschillende entiteiten. Vermeng  en verwar die niet. Want dan loopt u vast en gaat het mis. Problemen ontstaan er als die andere partij dit wel doet. Natuurlijk wordt u daar door beïnvloed, maar laat u niet meeslepen. Wijs de ander daarop, laat u ongenoegen weten. Gouden uitspraak: “Als ik mij in deze onderhandeling niet vertrouwd voel, is dit een slechte deal.”

7. Bepaal vooraf tot hoever u gaat

Elke onderhandeling heeft zijn prijs. Bepaal daarom vooraf, in de voorbereiding dus, tot hoever u gaat en wanneer dit punt is bereikt. In onderhandelingstermen: uw weerstandspunt. Laat u niet verleiden die grens te overschrijden.

Soms wordt de zogenaamde salamitactiek door de andere partij ingezet, waarbij belangrijke beslissingen in kleine stappen worden bereikt. “Nog even dit….. En als wij ….. Voor u…. En voor ons…”

Onverstandig én een blijk van onprofessioneel onderhandelen, U kunt beter niet meespelen. Vooral niet als de onderhandeling is verspreid over meerdere bijeenkomsten of een hele lange dag duurt. Uiteindelijk duikt het begrip ‘onderhandelingsvermoeidheid’ op. U vindt het welletjes en wil naar huis. En dus geeft u toe… Niet doen! Weerstandspunt is weerstandspunt.

8. Hoog en beredeneerbaar inzetten

Bepaal vooraf uw eerste bod, win informatie in, analyseer die. Kent u de markt, zijn er voldoende analyses gemaakt? Bepalend voor uw eerste bod. Dit bod moet voor de andere partij logisch en te begrijpen zijn. Zo niet, dan gaat het hier al mis. Hetzelfde geldt voor het bod van de andere partij. Dat moet voor u beredeneerbaar, logisch en te begrijpen zijn.

Houd het realistisch, anders gaat het in de beginfase al mis. Met alle gevolgen voor het wederzijds vertrouwen. U heeft al eerder gezien dat vertrouwen een essentiële basis is in het onderhandelingsproces.

Wanneer de andere partij, om welke reden dan ook, met een voor u niet te beredeneren eerste bod komt, val dan niet van uw stoel. Vraag rustig naar de onderbouwing van dat bod. Is de verklaring voor u logisch, dan kunt u óf doorgaan, óf gebruikmaken van een schorsing.  Is het bod ondanks uw vraag niet realistisch, stel dan voor de onderhandeling te stoppen. En ga bijvoorbeeld een kop koffie drinken.

9. Schors op tijd

'Waar ben ik nu mee bezig…” Zodra u dat tijdens de onderhandeling denkt, is het tijd te schorsen. Ga vooral niet verder! Stel een kleine pauze voor of overleg met uw collega.

Er zijn duizend manieren en redenen om korter of langer te schorsen. Misschien moet u zelfs een nieuwe afspraak voorstellen. Omdat u eerst in uw organisatie wilt overleggen. In Nederland is schorsing niet gebruikelijk. Waardoor minder succesvol wordt onderhandeld.

De meest eenvourdige schorsing is een koffiepauze of toiletpauze. Verstandig is echter om gewoon te zeggen dat u even in alle rust wilt nadenken over hetgeen op tafel is gekomen. Dus zeg: “Graag wil ik … minuten schorsen”. Doe het, anders blijven er allerlei gedachten in uw hoofd rondzingen die het onderhandelingsproces negatief beïnvloeden.

10. Blijf altijd uzelf!  
Authentiek blijven, is een must! Laat u niet verleiden tot zogenaamde dirty tricks. U trekt dan aan het kortste eind. Weet wel wanneer het u omgekeerd zelf overkomt. En laat de andere partij weten daar niet van gediend te zijn.

‘Als ik niet goed onderhandel, heb ik een slechte deal.’ We zeiden het eerder ook al. U bent zelf het cruciale 'middel’ in de onderhandeling.

Onderhandelen doet u SAMEN met de andere partij. Samen wilt u iets, alleen de insteek van beide partijen is verschillend. Daarom bent u immers ook in onderhandeling. Om tot een goed resultaat te komen voor beide partijen.

Praktijkvoorbeeld onderhandelen
Een dame komt een gerenommeerde vleugelhandel binnen en vraagt een van de adviseurs of zij op een zeer dure vleugel (prijs: net onder 200.000 euro) van een wereldberoemd merk mag spelen. Natuurlijk! De verkoopadviseur ziet zijn bonus al stijgen. Tot verbazing van de adviseur speelt de vrouw zeer eenvoudige kinderliedjes op die prachtige vleugel. Daar waar hij een nocturne van Chopin had verwacht. Na haar spel vraagt de dame hoe de leveringsfaciliteiten zijn. De adviseur laat weten dat in Nederland levering op de gewenste plaats in de woning tot de normale service behoort. Voor levering in het buitenland geldt een passende bijdrage van de klant.

De dame vraagt het nog eens expliciet, waarna de adviseur aanbiedt dit op de eventuele aankoopnota te vermelden. 'Plaatsing van de vleugel waar u wil, zonder bijkomende kosten.'  “Goed”, reageert de vrouw, “ik koop deze vleugel.” De blije adviseur blij schrijft de bewuste zin op de aankoopnota. Datum van aflevering wordt besproken, iedereen is gelukkig. Tot de transporteur de vleugel aflevert. De dame woont in een tot grachtenpand verbouwd pakhuis in Amsterdam, op de tweede etage. De transporteur ziet onmiddellijk problemen. De vriendelijke dame zegt echter dat is afgesproken dat, zonder bijkomende kosten, levering op plaats en plek bij de aankoop behoort. Dat is zelfs op de aankoopnota geschreven. Ter voorkoming van misverstanden.

De vrouw blijft 'soft to the person, maar hard on the matter'. De transporteur gaat terug voor overleg. Er komt een oplossing. Een aannemer breekt de voorgevel op de tweede etage open, de vleugel gaat naar binnen en de voorzijde van het monumentale pand wordt vervolgens in oorspronkelijke staat hersteld. De vleugelzaak heeft op deze koop een behoorlijk verlies geleden. En de adviseur loopt zijn bonus mis.”