10 besparingstips van Finance Professionals

“Ik wil graag in contact komen met de controller/financial die echt durft te besparen. Of bestaan die niet?” Aldus opende André Salomons, eigenaar van Smart SharePoint Solutions, de discussie op Finance Professionals Netherlands. Gezien de meer dan 100 reacties een onderwerp dat kennelijk leeft. Een nadelig aspect bij besparen is dat het management van een bedrijf het vaak niet als topprioriteit ziet, waardoor er bij de financials ook geen nadruk op wordt gelegd. De controller heeft vaak geen budgetverantwoordelijkheid en neemt aldus een adviserende rol in Dat er desondanks toch goede controllers zijn die effectief kunnen besparen, blijkt uit de verschillende tips die in de discussie werden gegeven.

Tip 1. Kijk kritisch naar reis- en verblijfkosten
Volgens Maarten Verheul kan er bij bedrijven die veel zaken in het buitenland doen veel bespaard worden op reis- en verblijfskosten. Verheul: “Begin bij het stoppen van vliegen met business class en neem kort de tijd om verschillende aanbieders op internet te vergelijken. 3-Sterren hotels zijn vaak ook prima; je komt er tenslotte alleen om te slapen. Bij mijn vorige bedrijf heb ik zo in één jaar bijna een ton aan reis en verblijfkosten bespaard.”

André Salomons: “De werkgesprekken met ons ontwikkelcentrum in India verlopen allemaal via Skype. Dat levert een dubbele besparing op: reiskosten en telefoonkosten, want Skype met VOIP is nog steeds gratis.” Bij langere vluchten wordt nog wel een kanttekening geplaatst: dan is het belangrijk als men uitgerust aankomt en lijkt business class wel gegrond.

Tip 2. Houd de huidige leveranciers onder de loep
Patrick Maas, controller bij Polymer Vision: “In mijn ogen onderscheidt een goede controller zich door niet alleen te kijken naar wat iets kost – dat door iedereen gedaan kan worden-  maar vooral ook naar wat iets oplevert. Welke toegevoegde waarde brengt een bepaalde uitgave?  Het kritisch beoordelen van de huidige leveranciers levert vaak al een aardige kostenbesparing op. Aanvaard nu eens geen fles wijn aan het eind van het jaar, maar vraag gewoon een paar procent korting. Laat de opbrengsten aan de onderneming ten goede komen en niet aan het individu die toevallig de relatie onderhoudt.”
Ook op huisvesting is te besparen. Remco Romijn, controller bij Kipp & Zonen: “Zo kun je kantoor- of opslagruimte flexibel huren, al dan niet in een verzamelgebouw met gemeenschappelijk voorzieningen. Overcapaciteit kan tijdelijk verhuurd worden en door werknemers thuis te laten werken zijn minder werkplekken nodig.”

Tip 3. Stem planning en uitvoering op elkaar af. 
Ideeën die door projectcontrollers of in de tekenkamer worden ontwikkeld, sluiten vaak niet goed aan op de mogelijkheden bij uitvoering. Het is daarom van belang dat er ook geregeld contact plaats vindt tussen beide kampen. Salomons: “Na de werkvoorbereiding  moeten er door uitvoerders vaak veel zaken rechtgezet worden, waarbij op grote schaal overbodig materiaal wordt weggegooid. Betere afstemming levert besparing op.”

Tip 4. Verbind verschillende projecten met elkaar. 
Nico van den Bergh, interim projectcontroller: “Breng verschillende projecten bij elkaar en maak de werknemers bewust van elkaars budgetten. Projecten hebben vaak de neiging om zichzelf als eigen “koninkrijkjes” te beschouwen voor wie uitzonderingen moeten worden gemaakt op de gangbare processen en (huis)regels van de staande organisatie. Mijn beleid is juist om het maken van uitzonderingen juist zoveel mogelijk te vermijden, omdat de “deliverables” van het project dan makkelijker over te dragen zijn aan de staande organisatie. Zo voorkom je dat projecten en afdelingen in het wilde weg goederen en diensten gaan bestellen, waarna de bijbehorende rekeningen maandenlang door de organisatie gaan zwerven doordat niemand weet ten laste van welk budget ze moeten worden betaald.” 

Tip 5. Bespaar op verzekerings- en WGA premies
Niet alleen zijn veel bedrijven oververzekerd, de premie’s die betaald worden zijn vaak ook te hoog. Verheul: “Premies kunnen heel eenvoudig worden vergeleken met soortgelijke aanbieders. Bespreek ook de mogelijkheid van retourprovisie met de verzekeringsadviseur. Als een bedrijf veel verzekeringen afneemt, is de verzekeringsadviseur vaak tevreden met een vast bedrag.”

Inkomensadviseur Jan Mauritz voegt daaraan toe: “Veel werkgevers kunnen enorm besparen op hun WGA- en verzuimlasten. Niet alleen op de verzekeringspremie die regelmatig veel te hoog is, maar met name op de gedifferentieerde WGA premie die aan de belastingdienst wordt betaald.Voor werkgevers die geen WGA eigen risicodrager zijn, is dit het onderzoeken zeker waard!

Tip 6. De aloude ideëenbus
Dat het personeel het grootste kapitaal is, zal voor veel managers duidelijk zijn. Dat zij ook kapitaal op kunnen leveren, noemt onder meer interim finance professional Klaas de Vries. “Bij een vroegere werkgever stond een ideeënbus waar mensen besparingstips in konden doen. Als hun beparing geld opbracht, kreeg de tipgever eenmalig 10% van het jaarlijks bespaarde bedrag of 10% over een eenmalige besparing. Iemand heeft daar zelfs een keer 40.000,- euro mee verdiend, door een aanzienlijke besparing op energiekosten voor te stellen.” Salomons: “Ook bij subsidies geldt dat. Er bestaan subsidies waar niemand aan denkt, maar die bedrijven toch tonnen besparing kunnen opleveren.” 

Tip 7. Probeer geldverslinders tijdig te signaleren. 
Of, zoals Arjen Vonk het formuleert: “Als je moet bezuinigen, heb je blijkbaar daarvoor niet goed opgelet. Indien je continu bezig bent je processen op orde te hebben, zal er niet snel te veel geld worden uitgegeven. De meeste bedrijven en mensen worden echter lui als het goed gaat. Heel logisch overigens. Voortdurende spaarzaamheid is belangrijk maar wel een kunst als het lukt.”

Tip 8. Denk goed na over waar te besparen. 
Besparingen gaan altijd gepaard met veranderingen. De vraag die altijd gesteld moet worden, is of bepaalde kosten ook echt overbodig zijn. Vonk: “Een goed voorbeeld is de koffiejuffrouw. Vaak worden deze kosten wegbezuinigd. Het eindresultaat – hier is onderzoek naar gedaan – is dat het per saldo meer kost, omdat de koffiejuffrouw een heel belangrijke sociale rol speelt, voor een goede werksfeer zorgt en zo de productiviteit ten goede komt. Dat is het probleem wanneer financials gaan besparen: die vergeten de opportunity costs mee te nemen in de berekening.”

Tip 9. Bespaar op sociale verzekeringen
Frans van Dillen, Van Dillen Consultancy: “De kans is groot dat een onderneming op het gebied van sociale verzekeringen geld laat liggen. Te vaak kom ik in de praktijk tegen dat er foutieve sociale verzekeringspremies worden betaald. Sinds 1993 heb ik zelden een bedrijf gezien waar geen besparing te realiseren viel. Naast de hoogte van de premies valt er onder meer te besparen door dossieranalyses van WGA uitkeringsgerechtigden en langdurig zieken, door subsidiemogelijkheden in kaart te brengen en door besparingen op verzekerbare employee benefits.”

Tip 10: Besparen begint bij Finance. 
Salomons: “Bekijk je eigen planning en control processen en bedenk eens hoe het efficiënter kan. Loop eens door al je Excel sheets en kijk of er standaardsoftware voor is: denk bijvoorbeeld aan het contract register dat je op Excel bijhoudt of bij laat houden door je secretaresse. Is dat register volledig? Hier zijn standaard oplossingen voor zoals bijv Zylab , Legal Platform etc.”

Daar voegt Jan-Willem Driessen (adviseur DMGeeftAdvies) aan toe: “Na het doorlopen van de processen dien je absoluut te controleren of de afdelingen wel maximaal gebruik maken van elkaars mogelijkheden. Zonder integrale aanpak wordt het niets.”

Discussieer mee!

Over Finance Professionals Netherlands
Finance Professionals Netherlands: In deze grootste finance LinkedIngroep van Nederland komen meer dan 13.000 financiële experts samen om te discussiëren over en elkaar te adviseren in actuele vraagstukken vanuit de financiële wereld. Financials, controllers, CFO's, accountants, bankiers, auditors, consultants, risk managers; alle financials zijn hier vertegenwoordigd. Word lid en vergroot je netwerk!

Aanrader van de redactie: 8 manieren om te besparen op de accountant