8 manieren om te besparen op de accountant

Door Pieter de Kok (Coney) en Femke Hogema (Healthy Finance)

Helaas heb je vaak geen keuze. Zijn je activa, omzet en personeelsbestand van een bepaalde omvang, dan ben je bij wet verplicht je jaarrekening door een accountant te laten controleren. Geld uitgeven is niet erg, zolang je er waarde voor terug krijgt.

Jaarrekening geen stuurinformatie
Helaas is de waardering voor het werk van een controlerend accountant bijzonder summier. De ondernemer heeft stuurinformatie nodig; informatie die hem helpt om zijn bedrijfsdoelstellingen te verwezenlijken. De jaarrekening, die soms pas een jaar na afronding van het boekjaar wordt opgeleverd, geeft die informatie over het algemeen niet. De jaarrekening is op zijn best een verantwoordingsdocument richtingen derden. Welke derde dat is, is overigens ook niet eens helemaal duidelijk. Zowel de bank als de aandeelhouder wachten niet zo lang op cijfermatige informatie. Zowel het proces van controle, met het zwaartepunt 3 tot 6 maanden na afsluiten boekjaar, als de feitelijke gegevens opgenomen in een jaarrekening, zijn voor een ondernemer achterhaald. Heel veel levert het allemaal niet op. Hoog tijd dus om te kijken of dit allemaal niet beter kan; meer kwaliteit voor minder geld.

Hieronder acht manieren op een rijtje om te besparen op de kosten van de wettelijke controle van de jaarrekening:

1. Begrijp  elkaar
Begrijp wat je accountant precies doet. Veel accountantskantoren werken met een controle aanpak gebaseerd op ‘understand the business’. Jouw accountant moet begrijpen wat de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen zijn, waar jij je als ondernemer zorgen over maakt en waar je op stuurt. Je accountant moet vervolgens zijn controleaanpak daarop laten aansluiten zodat je als ondernemer ook daadwerkelijk baat hebt bij de controle en zodat je accountant van toegevoegde waarde is. Zorg dat je drie tot vier keer per jaar een inhoudelijk gesprek hebt met je accountant over deze zaken.  Overigens, als wij praten over de accountant, dan praten wij over de partner van het accountantskantoor, niet de jongste medewerker.

2. Investeer in elkaar
Te vaak zien ondernemers de  partner alleen tijdens het eindgesprek. Maak niet de vergissing om gesprekken met de partner te vermijden omdat partner-uren duur zijn. De vraag is namelijk of alle partneruren wel in rekening gebracht moeten worden. Naar onze mening zijn deze gesprekken onderdeel van de wederzijdse investering in de relatie. Jij als ondernemer investeert in de relatie, je deelt kennis en indirect help je mee met de opleiding van assistent-accountants. Hier mag best iets tegenover staan vanuit het accountantskantoor. Kennisdelen werkt twee kanten op. Maak dit bespreekbaar en geef aan dat niet elk partneruur in rekening gebracht moet worden. Er zijn gelukkig genoeg accountants die zich dit realiseren.

Vraag vooraf altijd een specificatie van uren, tarieven en de urenverdeling tussen partner en assistenten. Hieruit moet blijken dat niet alleen jij als ondernemer in deze relatie investeert, maar ook de accountant. Een gezonde kwalitatieve verdeling van uren tussen partner, manager en assistent-accountant moet 20%, 30%, 50% zijn.

Voor tarieven geldt in de praktijk vaak dat er een korting over ‘hoge’ tarieven wordt gegeven. Meerwerk wordt echter wel gewoon uitgefactureerd tegen deze ‘hoge’ tarieven. Wees hiervan bewust en maak hier afspraken over. Er zijn kantoren die zeer redelijke uurtarieven hanteren rondom de wettelijke controle van de jaarrekening. Deze kantoren hanteren partneruurtarieven die niet boven EUR 150 uitstijgen, terwijl manager- en assistenten uurtarieven respectievelijk, EUR 110 tot EUR 75 bedragen.

3. Benut je accountant
Nu je gezorgd hebt dat de partner daadwerkelijk betrokken is bij het controleproces, is het zaak zijn kennis, kunde en ervaring optimaal te benutten. Vraag de partner om zijn kennis en ervaring over jouw bedrijf te delen met zijn eigen mensen, en, belangrijker nog, met jouw mensen. Je wilt dat de accountant dichtbij is en een rol vervuld als sparringpartner en klankbord. Zodat jouw bedrijf er wijzer van wordt. Het gaat altijd om de vragen: welke risicofactoren [zowel intern als van buitenaf] spelen er; wat is de relatie tussen risico’s en de posten in de jaarrekening; wat is de impact op de business als risico’s zich daadwerkelijk voor doen en welke interne maatregelen moeten worden genomen om deze risico’s te managen? Stel als ondernemer de vraag ‘Wat kan er fout gaan’ en werk deze vragen concreet uit met het accountantsteam.

####

4. Maak concrete afspraken
Nu je elkaar begrijpt en helder hebt wat je van elkaar verwacht in termen van aanwezigheid en betrokkenheid, is het van belang om concrete afspraken te maken over zaken als prijs, de controle-onderwerpen, de tijdsplanning, de spreiding van het werk en het verloop van de controle. Kom tot een fixed fee afspraak en spreek duidelijk af onder welke condities er van dit budget kan worden afgeweken. Vergelijk de factuur met het budget; bewaak uren en realisatie.

5. Maak een goede taak- en rol verdeling
De accountant heeft inzicht nodig in de AO/IC (Administratieve Organisatie / Interne Controle). Het hele proces van risico-denken dwingt dit af. Terecht stelt hij bij aanvang van het controleproces vragen over de processen en de taken en verantwoordelijken. De vraag is wel hoe efficiënt hij dit onderdeel behandelt. In een win-win situatie trekken ondernemer en accountant samen op in het vastleggen en beschrijven van de AO/IC en wordt kennis structureel gedeeld. In realiteit zie je nogal eens dat een (nieuwe) assistent-accountant jaarlijks opnieuw de AO/IC beschrijft en dat de output in de dossiers van de accountant verdwijnt. Beter is het te kiezen voor een duidelijke taak- en rol verdeling. De ondernemer beschrijft het controleraamwerk (Tip: gebruik bijvoorbeeld www.aoic.nl) en betrekt in het kader van kennis deling de accountant in dit proces. De accountant toetst of de processen, de richtlijnen en de afspraken binnen de organisatie worden gevolgd.

In dit kader willen wij graag benadrukken dat ook de ondernemer gebaat is bij dit proces. Een stevig en met gezond verstand ingericht AO/IC raamwerk is het fundament onder een succesvolle onderneming. Het helpt de ondernemer om risico’s te beheersen en zijn processen te optimaliseren. Daarnaast wordt een goede AO/IC positief gewaardeerd bij een eventuele overname.

6. Doe zelf wat je zelf kunt doen
Dan ten aanzien van het controleren van de posten van de jaarrekening en het opstellen van specificaties. Spreek duidelijk af wie wat doet. Het overzicht waarop dit staat heet in de praktijk ‘The Client Assistance Letter’ of ‘The Prepared by Client list’. Maar al te vaak is ondanks dit overzicht alsnog niet duidelijk wat de accountant van je verwacht. Schroom niet om verheldering te vragen. Je voorkomt daarmee dat er achteraf extra uren in rekening worden gebracht door de accountant omdat assistenten zelf specificaties hebben moeten maken.

Nadat helder is wat de accountant van jou als ondernemer verwacht rondom de voorbereiding van de controle, is het de taak van de ondernemer om de organisatie aan het werk te zetten. Maak afspraken met de medewerkers van de administratie en managers uit de business. Stel een tijdspad vast waarbinnen de informatie voor de accountant moet worden verzameld, intern moet worden besproken en gevalideerd. Stem de voortang met de accountant af.

Heb je niet de expertise in huis om deze specificaties te maken, overweeg dan een derde partij in te schakelen om deze werkzaamheden voor zijn rekening te nemen (auditreadiness). Partijen die dit bijvoorbeeld kunnen zijn: CFO Op Maat of FD op Maat. Een derde partij doet dit vaak tegen een lager tarief dan wanneer de accountant het moet doen en deze partij heeft veel ervaring in de afstemming met de accountant.

Bespreek met je accountant ook het proces van het tot standkomen van de jaarrekening zelf. Dit product trekt  in de praktijk vaak als een magneet controle uren naar zich toe. Opvallend voor een product dat voor 90% wordt ondervangen door een template . Overweeg om het proces van opstellen van de jaarrekening in huis te halen. Leid eigen mensen op en zorg voor kennisborging.

7. Verwacht efficiency
Vraag de accountant of hij bij de controle van de jaarrekening gebruik maakt van data-analyse technieken. Deze technieken zijn erg efficiënt als het gaat om het testen van dataverzamelingen. Ze helpen bij het identificeren van vreemde memoriaal boekingen en opvallende transacties rondom inkopen, verkopen en productie. Een veel gebruikte tool is bijvoorbeeld ACL. Dit is specifieke audit software om transacties snel te analyseren. Zowel jij als je accountant verkrijgen hiermee snel inzicht in uitzonderingen, trends, en opvallende boekingen. Met behulp van deze moderne controletechnieken demonstreert de accountant zijn toegevoegde waarde.

8. Kies bewust de juiste partner
Tot slot, overweeg eens een paar kennismakingsgesprekken met andere accountantskantoren. Waarom blijven hangen bij dat Big4 kantoor, of dat kantoor om de hoek. Er zijn in Nederland ruim 450 zeer gedreven en professionele accountantskantoren met een AFM vergunning, vaak regionaal georiënteerd, die barsten van de ambitie. Het kan zomaar zijn dat de prijs die jij betaalt te hoog blijkt te zijn. En anders ben je bevestigt in dat je de juiste partner in de arm hebt genomen. Ook een mooie uitkomst.