7 gouden regels voor business cases

 Joost van Bilsen en Eric van der Wolk van Business Case Entrepreneurs leggen uit hoe dit aangepakt dient te worden. 

1. Een business case is primair een managementinstrument waarmee go/no go besluiten over (veelal ICT-)projecten worden genomen. Het is niet ‘alleen maar’ een financiële afweging van kosten en baten, maar bevat ook doelen en meetbare resultaten, een globaal ontwerp van de doelsituatie, de effecten op de staande organisatie, een risicoanalyse en een aanpak voor uitvoering en invoering.

2. Bewaar een business case als een relatief zwaar instrument voor beslissingen die er echt toe doen. Vaak zie je dat bedrijven een business case verplicht stellen boven een bepaalde investeringswaarde. Criteria als verwachte opbrengstwaarde, effect op marktverhoudingen, innovativiteit, complexiteit/ risico’s zijn minstens zo belangrijk. Door deze criteria mee te wegen in het besluit of een business case moet worden opgesteld richt men tijd, kosten en managementaandacht op initiatieven die er écht toe doen.

3. Een business case is tevens een belangrijk hulpmiddel om tijdens de projectfase keuzes in lijn met de business case te maken (of daar beargumenteerd van af te wijken). De business case moet dus op tafel blijven tot en met de projectevaluatie. Bij 87% van de Nederlandse bedrijven die business cases gebruiken verdwijnt hij echter na de initiële besluitvorming in een bureaulade.
_________________________________________________________________________   
Succesvolle business case opstellen, presenteren en beoordelen in 1 dag 
Wanneer en hoe stel je een business case op? Welke soorten en typen business cases bestaan er? Wat is de beste manier om deze te presenteren of te beoordelen? Tijdens de training Business case schrijven ontdekt u in één dag hoe u een business case maakt die direct toepasbaar is op uw vraagstuk. Meld u direct aan. 
_________________________________________________________________________   

4. Een business case moet een probleemeigenaar van vlees en bloed in het lijnmanagement hebben. In de projectfase zijn de projectleider en bijvoorbeeld een stuurgroep sturend en verantwoordelijk, als het goed is in nauwe afstemming met de opdrachtgever. In de praktijk zie je dat na decharge van het projectteam de verantwoordelijkheid voor het verzilveren van de beoogde projectbaten onduidelijk is. Zo komen de kosten wel en de opbrengsten niet in de boeken terecht.

5. Een business case moet mikken op 50% anders, niet op 5% beter. Wees ambitieus, zonder uiteraard de realiteit uit het oog te verliezen. Als een dergelijke ambitie niet in een business case kan worden ‘geschreven’, schakel dan over naar een andere wijze van besluitvorming. Met de vitamine A van ‘aandacht’ zijn kleine verbeteringen ook te realiseren.

6. Bijna geen project kan nog zonder ICT. En dan is de vraag: demand pull of technology push… 10 jaar geleden was deze laatste een besmette term. Immers: eerst bedenken wat je wilt en dan op zoek naar de oplossing. In de kern nog steeds valide, maar: laat je vooral inspireren door de mogelijkheden van de technologie en leer van de successen (en mislukkingen) van anderen. Een project kan gemakkelijk mislukken door gebrek aan technologische ambitie. De oplossingen die morgen nodig zijn vereisen meestal ook de techniek van morgen.

7. En tot slot: elk project heeft de potentie vele verbeteringen te brengen ten opzichte van de huidige situatie. Als we de business case erbij pakken zien we doorgaans dat slechts enkele daarvan daadwerkelijk daaraan bijdragen. Dat zijn onze ‘parels’ en deze verdienen onze onverdeelde aandacht. Met andere woorden: pas op voor de ‘scope creep’!

Joost van Bilsen en Eric van der Wolk zijn de oprichters van Business Case Entrepreneurs te Bilthoven, een advies- en projectmanagementbureau gespecialiseerd in het gebruik van business cases en ondernemerschap.