Zet creditmanagement hoog op de agenda: 7 tips

Grote bedrijven als KPN, Akzo Nobel en Albert Heijn kondigden onlangs aan hun rekeningen later te betalen. Ook rond de betalingstermijnen van overheden is veel te doen. Minister Ter Horst beloofde onlangs hier maatregelen tegen te treffen.

Ondertussen moeten leveranciers van deze bedrijven wachten op betalingen. En dat kost veel geld. Om toch op tijd de rekeningen betaald te krijgen wordt snel gegrepen naar grove middelen, zoals het inschakelen van een incassobureau. Het gevaar van een verstoorde klantrelatie ligt in die gevallen op de loer.

WANBETALING
Een ander gevaar van slecht creditmanagement is wanbetaling, waardoor uw bedrijf in liquiditeitsproblemen terecht kan komen. Nog risicovoller voor de continuïteit van uw onderneming zijn faillissementen.

Zonder goed inzicht, goede (onderbouwde) voorspellingen, zicht op trends en een doordacht beleid lopen bedrijven het gevaar om ook slachtoffer te worden van het faillissement van een belangrijke klant, met een keteneffect tot gevolg. Wat kunnen CFO’s doen tegen dit soort gevaren? Is het verstandig om mee te gaan in de betalingseisen van grote klanten of vast te houden aan het eigen beleid? Goed creditmanagement voorkomt een hoop problemen en kosten en helpt uw organisatie aan de benodigde cashflow.

Creditmanagement is echter meer dan alleen sturen op liquiditeit. Juist nu dient men na te denken over een structurele verbetering in creditmanagement en -processen. Het is aan de CFO om sturing te geven aan dit beleid en hier actie op te ondernemen. De economische crisis is een uitstekende aanleiding om creditmanagement boven aan uw prioriteitenlijst te zetten. Een aantal tips.

1. Denk aan de lange termijn
De laatste maanden is er door veel CFO’s meer nadruk gelegd op liquiditeit. Dat is een goede ontwikkeling, maar niet voldoende. Het bewustzijn is er, maar de lef om daar nu in te investeren is slechts bij een beperkt aantal CFO’s aanwezig. Een kredietverzekering of facturen sneller in handen geven van een incassobureau is een lapmiddel voor de korte termijn. Natuurlijk werkt het, maar structurele oplossingen, zoals de inzet van creditmanagementsoftware, blijven uit. CFO’s zouden creditmanagement structureel hoog op de agenda moeten zetten. Aangezien de klantrelatie bij goed creditmanagement centraal staat, levert dit niet alleen op korte termijn geld op, maar is er ook aandacht voor de lange termijn.

2. Communiceer met uw klanten
Een goed voorbeeld van mogelijke communicatiefouten is de afhandeling van klachten. Als u niet tevreden bent over geleverde producten of diensten, wilt u dit eerst opgelost hebben voordat u de rekening betaalt. Het is extra frustrerend als klachten onvoldoende adequaat worden behandeld, maar er ondertussen wel aanmaningen binnenkomen. Een snelle en persoonlijke klachtenafhandeling, een belangrijk element van creditmanagement, zorgt ervoor dat klanten sneller tot betaling overgaan en er een goed gevoel aan overhouden. Persoonlijke, directe en effectieve communicatie over facturen zorgt voor verbeterde klantrelaties. Een ander aspect van goed creditmanagementbeleid is dat het meer efficiency en verbetering van de interne processen in de hand werkt. Niet alleen leidt dit tot kostenbesparingen, het voorkomt ook ergernissen, zoals dubbele aanmaningen, vergeten facturen en onnodige onrust.

3. Ga naar uw klanten toe
Als creditmanager of CFO moet u naar buiten, naar de klanten toe, met de verkoopmensen mee. Pas dan krijgt u het juiste beeld en het juiste inzicht in de klant, waardoor u de klant kunt helpen met het betalen van uw openstaande facturen. Ga met de klant in gesprek over betalingstermijnen en facturatie. Van een klant hoort u heel veel: wat er speelt in het bedrijf, in de keten, in de branche. Wellicht kunnen de risico’s met een paar gewijzigde afspraken voor alle partijen worden beperkt.

4. Ga uit van eigen kennis
Ratings en risicoscores zeggen onvoldoende, zeker in de huidige instabiele markt. De situatie van vandaag kan over een maand totaal anders zijn; uw ervaringen kunnen anders zijn dan die van de markt. Het vermijden van betaalproblemen vergt steeds meer van de eigen kennis en expertise. Dat is nog waardevoller dan informatie van buitenaf. Op basis van de juiste data kunt u het betaalgedrag van (groepen van) klanten beter inzien, waardoor u kunt anticiperen op trends voor de toekomst. CFO’s moeten sterk sturen op de eigen informatie, mits deze kwalitatief goed voorhanden is. En daar ligt bij diverse bedrijven een tekort. Een CFO stuurt graag op cijfers, maar zal ook nog meer zelf risico’s moeten leren inschatten. Als CFO loont het vooruit te kijken in plaats van te sturen op cijfers uit het verleden, niet alleen naar cijfers, maar ook naar trends in betaalgedrag.

####

5. Geef uw creditmanager de ruimte
De ‘gut-feeling’ en expertise van uw creditmanager komt hierbij goed van pas. Aandacht voor zijn positie en belang binnen de organisatie is in deze tijd essentieel. CFO’s moeten dat niet alleen inzien, creditmanagers moeten die rol ook op zich gaan nemen. Creditmanagers hebben in de meeste organisaties een adviserende rol ten opzichte van de CFO. Dat steeds meer CFO’s bij hen te rade gaan, is een goede ontwikkeling. Creditmanagers zouden wel assertiever moeten worden om adviezen ook opgevolgd te krijgen. En meer moeten afdwingen door betere onderbouwing en door daadwerkelijk maatregelen te nemen om de cashflow structureel onder controle te krijgen. De CFO moet deze ruimte geven en zich hiervoor open durven stellen.

6. Laat creditmanagers meedenken met contracten en sales
De expertise van uw creditmanager kan op veel punten worden ingezet. Als het erom gaat problemen te voorkomen, is het een overweging om uw creditmanagementafdeling mee te laten denken over nieuwe contracten en sales. Laat de creditmanager meegaan bij de contractonderhandelingen voor nieuwe klanten, bijvoorbeeld om de betalingstermijnen en -voorwaarden af te spreken. Gebruik de kennis die uw creditmanager heeft van de branche, van het type klant en zijn betaalgedrag. Laat creditmanagers de goede van de slechte klanten scheiden. Goed creditmanagement zorgt immers voor een effectieve segmentatie van de klantenportefeuille en is sterk gericht op het behoud van klanten en beperking van risico’s. Het voorkomt dat de creditmanagementafdeling te laat reageert en achter de muziek aan loopt. Door de afdeling er in een vroeg stadium bij te betrekken worden veel potentiële betaalproblemen voorkomen. De creditmanagementafdeling kan bijdragen aan betere sales, en dan met name bij klantacceptatie. Bij klantacceptatie en vroegtijdige segmentatie kunt u op de juiste wijze de financiële risico’s inschatten en hier individuele acties aan koppelen. Samenwerking tussen sales en creditmanagement is voor een onderneming belangrijker dan ooit, CFO’s moeten daar sterk op aansturen.

7. Accepteer niet zomaar uitstel van betaling
Een tendens is dat met name grotere bedrijven eenzijdig hun betalingstermijn verlengen en rekeningen later betalen, soms pas na 90 dagen. Daarmee houden ze hun geld langer vast en krijgt u de rekening gepresenteerd. Veel bedrijven accepteren dit zonder tegenspraak, bang als ze zijn om de klant kwijt te raken. Terwijl dit niet nodig is. Vrijwel altijd wordt de afwijzing geaccepteerd, aangezien er overeenkomsten zijn gesloten. Men probeert het gewoon en het overgrote merendeel gaat er uit angst in mee. Als de grote klant gaat dreigen met vertrek, niet te snel overstag gaan. Niet accepteren dus en bij voorkeur hierover ook niet in gesprek gaan.

Mochten belangrijke klanten hun betalingstermijn verlengen, ga dan met ze in gesprek. Als er in het salestraject goede afspraken zijn gemaakt over de betalingen, dan kunt u daarop terugvallen. Daarin zit ook meteen de crux: door creditmanagement bij sales te betrekken, worden dit soort onduidelijkheden op voorhand uitgesloten.

EDWIN MERK is directielid van OnGuard en bestuurslid VCMB, Verbond van Credit Management Bedrijven

Aanrader van de redactie: 5 stappen naar automatische factuurverwerking