5 stappen naar automatische factuurverwerking

De focus van crediteurenafdelingen is sinds vijf jaar drastisch aan het veranderen. Van een afdeling die vooral backoffice activiteiten verricht en eenvoudige transacties verwerkt, houdt de crediteurenafdeling zich nu vooral bezig met het ondersteunen, analyseren en verbeteren van kritische bedrijfsprocessen.

De afdeling is nu meer zichtbaar binnen de organisatie en de verantwoordelijkheden zijn verschoven naar kwaliteitsbewaking, contract- en beleidsnakoming, rapportage en analyse. Daarom is het voor deze afdelingen zaak om hun vaardige kenniswerkers te heralloceren van administratieve taken naar meer kritische managementactiviteiten. Het streven van de afdeling is klantenrelaties verbeteren, terwijl de (personeels)kosten onder controle blijven.

Om dit te bereiken, zoeken crediteurenafdelingen naar manieren om zoveel mogelijk processen te automatiseren. Het verwerken van facturen is een kostbaar proces, waar voor de meeste organisaties nog veel te winnen valt. De kosten die verbonden zijn aan een factuur hangen nauw samen met het niveau van procesautomatisering dat gehanteerd wordt door een organisatie en haar businesspartners.

Factureringsproces
De belangrijkste stappen in het verwerken van een factuur zijn;
– Ontvangen van factuur
– Verifiëren / matchen van factuur aan inkoopbestelling
– Goedkeuren van factuur
– Betalen van factuur

Bedrijven besteden doorgaans veel tijd aan het matchen van de factuur aan de aankoopbevestiging of het contract (factuurverificatie). Op dit gebied kan door middel van technologie de grootste efficiencyverbetering en kostenbesparing gerealiseerd worden.

De mogelijkheid om factuurgegevens elektronisch op te slaan helpt met het elimineren van fouten die kunnen optreden bij de handmatige verwerking. Ook stelt een geavanceerd systeem de crediteurenafdeling in staat om factuurgegevens te matchen, te valideren en te integreren met bestaande systemen.
 

5 stappen
Zoals besproken is het vastleggen van factuurgegevens de sleutel naar efficiënte en foutloze factuurverwerking. De reductie in fouten helpt om het verdere proces te stroomlijnen met als resultaat kostenbesparing. Hieronder staan de vijf stappen beschreven die hiervoor nodig zijn.

Stap 1 – Centraliseren en controleren van de papierstroom

Zorg dat facturen op één centraal punt binnenkomen. Hiermee wordt het risico geëlimineerd dat facturen in de organisatie verloren raken. Vervolgens moeten de papieren facturen zo snel mogelijk worden omgezet naar digitale bestanden. Deze kunnen dan geleverd worden aan de locatie waar ze verder worden verwerkt.

Enkele voordelen van het onmiddellijk scannen en opslaan van facturen zijn:
– Het risico van verloren facturen wordt uitgebannen
– Facturen worden op een veilige manier opgeslagen
– Kosten die samengaan met het fysieke kopiëren en verplaatsen van documenten worden geëlimineerd
– Het wordt mogelijk om facturen in te zien op elke locatie

Stap 2 – Automatische data-extractie

In deze fase zijn er de volgende opties;
1. Het crediteurenteam kan factuurdata handmatig in het bestaande systeem invoeren
2. Factuurgegevens kunnen worden uitbesteed aan een derde partij die de resultaten vervolgens integreert met de bestaande systemen
3. Het data-extractie proces uit de gescande facturen wordt geautomatiseerd

Bij het handmatig invoeren van gegevens bestaat er een groot risico op fouten en bij het uitbesteden van het proces kunnen er beveiligingsrisico’s optreden. Het automatiseren van dit proces leidt tot meer transparantie en efficiency. Bovendien kan de juiste software gegevens uit de documenten halen voor rapportages en correspondentie.

Enkele voordelen van deze stap:
– Reduceren van invoerkosten
– Verbeteren van veiligheid en productiviteit
– Reduceren van fouten
– Data-analyse kan versneld plaatsvinden om inzicht te krijgen in de financiële blootstelling

####

Stap 3 – Verbeteren van transparantie

De stappen tot dusver helpen bij het verbeteren van de efficiency en nauwkeurigheid en het reduceren van kosten. Het proces blijft echter beperkt tot de crediteurenafdeling en betrekt nog niet andere betrokkenen zoals inkopers en verkopers in het proces. De volgende stap is het verbeteren van de communicatie tussen alle betrokkenen bij de transacties.

Onderzoek toont aan dat 10 tot 15 procent van de leveranciers regelmatig crediteurenafdelingen bellen met simpele vragen over bestaande facturen. Deze vragen kosten de medewerkers veel tijd en de werkgever dus veel geld. Notificatie- berichten die automatisch worden verstuurd in het factureringsproces kunnen dit probleem verhelpen. Zodra de factuur is gevalideerd, kan de leverancier een bericht krijgen via de door hem gekozen methode, zoals fax, e-mail of SMS.

Dit standaard bericht kan omvatten: een ontvangstbevestiging; eventuele fouten in de factuur; datum van betaling of andere informatie specifiek voor de leverancier. Deze stap verbetert de transparantie en vermindert de hoge kosten die disputen met zich meebrengen.

Stap 4 – Elektronische data-uitwisseling

Implementatie van de eerste drie stappen leidt tot een stroom van data door de organisatie heen. Maar waarom hier stoppen? Uw leveranciers kunnen ook geïntegreerd worden in deze elektronische pijplijn. Een softwareoplossing, gebaseerd op open standaarden, zoals XML, kan dit mogelijk maken zonder kosten te maken voor andere ICT-oplossingen. Het resultaat van deze integratie is de snelle uitwisseling van elektronische data, dat alle betrokken partijen zal helpen meer zaken te doen tegen lagere kosten.

Stap 5 – Verbeteren data-kwaliteit

In de eerder beschreven stappen ligt de focus vooral op de verwerking van binnenkomende facturen en de uitwisseling van data. Zelfs als de factuurgegevens perfect wordt opgeslagen, is er geen garantie dat de data zelf correct is. Uit recent onderzoek van Kofax blijkt dat slechts 55 procent van binnenkomende facturen direct gematcht kunnen worden met een inkoopbestelling.  
Er zijn vele redenen die hieraan te grondslag kunnen liggen, van verkeerde gegevens in de factuur tot coderingsproblemen in de verschillende ERP-systemen van bedrijf en leverancier. Vaak moeten deze problemen handmatig hersteld worden. Een telefoontje naar een leverancier kan al snel 10 euro kosten, dus wat kunt u hieraan doen?

Er bestaan softwareoplossingen die fouten automatisch detecteren en oplossen. Deze geavanceerde software kan miskende velden terughalen en non-conformiteiten corrigeren. Deze systemen doen dit door factuurinformatie te vergelijken met aankoopinformatie die al in het ERP-systeem is opgeslagen. Als zich toch nog problemen voordoen, worden die automatisch teruggekoppeld aan de leverancier.

Conclusie
Elke van de vijf stappen die hierboven staan beschreven bouwen op elkaar voort. De stappen maken optimaal gebruik van de onderdelen die al eerder in het proces zijn geïmplementeerd, zodat maximale flexibiliteit wordt bereikt. De besparingen die met elke stap gerealiseerd kunnen worden zijn aanzienlijk te noemen.

Bron: CFO.com

Aanrader van de redactie: 3 valkuilen bij procesbeschrijvingen en 7 stappen naar verbetering