Een Zwitsers zakmes, maar dan voor je bedrijf. Dat is hoe wij workmanagementsoftware zien. Er is namelijk een tool voor ieder issue waar jij tegenaan loopt. En iedereen kan ‘m gebruiken: van de ceo die een agenda-overzicht van het team wil tot de salesmanager die een belangrijke deal wil opvolgen, en van projectmanager die het overzicht wil bewaren tot technici die willen zien hoeveel uur aan een taak besteed is.

Door: Fleur Willemsen

Op z’n saaist zouden we workmanagement omschrijven als de optimalisatie van werkzaamheden en processen binnen een bedrijf. Meer to the point zeggen we: er bestaat verschillende software op het gebied van workmanagement, maar over het algemeen kun je het zien als een hybride mix van klantenbeheer, agenda, offertes, facturatie en to-do-lijsten, tot zelfs projecten. Je krijgt meer gedaan, maar met minder gedoe.

Welke functies biedt het?
Workmanagementsoftware houdt alle werkzaamheden bij binnen jouw bedrijf, soms direct gelinkt aan een klant, budget of project. Om dat te kunnen doen, zijn er verschillende functionaliteiten. De belangrijkste vijf:

● Taakmanagement: maak taken aan en wijs aan wie hier verantwoordelijk voor is. Je kunt daar deadlines en budgetten aan hangen.
● Sla documenten online op en deel ze. Je bepaalt natuurlijk zelf wie toegang heeft tot welke documenten.
● Tijdsregistratie: registreer uren van je freelancers, maar ook het aantal uren dat je aan een specifieke klant of project besteedt. Zo kun je realistische budgetten bepalen en zien waar het nog ontbreekt aan efficiëntie.
● Centrale communicatie: met messageboards of comments bij taken kun je communiceren met je collega’s.
● Verstuur offertes, rapporten en facturen. Dat kan meestal met een eigen huisstijl.
● Financiële inzichten: met workmanagementsoftware weet je altijd hoe financieel gezond je bent. Je voorspelt makkelijk je cashflow, je ziet hoeveel onbetaalde facturen er openstaan en maakt zo betere financiële beslissingen.

Wat is het verschil met projectmanagement?
Was je al bekend met de term projectmanagement? Dan vraag je je vast af wat het verschil met workmanagement is. Toegegeven: er zijn veel raakvlakken. Beide zorgen namelijk voor meer overzicht in het werk.

Maar het grote verschil is dat workmanagement dieper gaat dan projectmanagement: workmanagement zorgt voor betere processen op individueel én op teamniveau. En, ook niet onbelangrijk: projectmanagement is, het woord project zegt het al, bedoeld voor één project. Workmanagement kent geen deadline: je verbetert jezelf en de bedrijfsprocessen continu en op alle vlakken.

Wat levert het op?
Er zijn verschillende partijen die software voor workmanagement aanbieden, en stuk voor stuk leggen die hun eigen accenten. Welke software het beste bij jou past, ligt dus een beetje aan waar je naar op zoek bent.

Wil je bijvoorbeeld graag sneller en meer verkopen? Teamleader zorgt voor 23% snellere deals, en 35% meer verkopen, onder meer omdat de software je in één oogopslag laat zien welke verkoopkansen nog open staan. Ook zorgt het facturatiesysteem van deze software ervoor dat je sneller en makkelijker facturen maakt, die ook sneller worden betaald omdat je kan kiezen voor automatische herinneringen.

Conclusie: de grote voordelen, bullet-wise
Maar over het algemeen kunnen we stellen dat workmanagement, welke software je ook kiest, vier grote voordelen heeft voor iedere gebruiker:

● Perfecte communicatie
Jij én iedereen binnen je team beschikken dankzij workmanagementsoftware altijd en overal - én in realtime - over de juiste informatie. Zo voorkom je dat een potentiële klant twee keer gebeld wordt terwijl hij de eerste keer al ja zei, dat vergeten wordt een offerte te sturen naar een geïnteresseerde partij en dat mails onbeantwoord blijven.

● Taakmanagement bijhouden
Een rommelige agenda en eindeloze to do-lijstjes waar maar geen eind aan lijkt te komen: daar krijgt iedere ondernemer stress van. Met workmanagementsoftware houdt iedereen zijn werk in dezelfde tool bij, en dus wordt het werk veel gestructureerder. Fijne features bij de meeste tools zijn dat ze je helpen prioriteiten stellen en je werk uit handen nemen door bijvoorbeeld automatisch mailtjes te sturen (een reminder voor een ongetekende offerte, bijvoorbeeld).

● Workload verdelen
Bekijk in één overzicht wie binnen het team welke taken onder zich heeft, en zie dus ook wie het misschien te druk heeft en wie een extra opdracht op kan pakken.

● Sterkere klantrelaties
Workmanagement is handig binnen je bedrijf, maar ook daarbuiten. Dankzij het overzicht van de communicatie met je klant zie je precies wat en wanneer je moet antwoorden. Daarmee ben jij al snel de ideale partner voor jouw klant: jij bent immers het bedrijf dat keurig op tijd professionele offertes stuurt, transparant is over gemaakte kosten en uren en altijd bereikbaar is voor antwoorden op hun vragen.

Maar je weet pas echt wat workmanagementsoftware voor jou kan betekenen als je het zelf probeert. Goed nieuws: je kunt Teamleader, de nummer één leverancier van workmanagementsoftware in Nederland en België, nu gratis 14 dagen uitproberen . 12.000 ondernemers gingen je al voor.

Dit artikel wordt u aangeboden door: