Een flinke investering doen, maar daarna steeds extra kosten maken omdat u extra diensten nodig hebt of onderhoud nodig is. Eigenlijk is de aanschaf van een ERP-pakket te vergelijken met het kopen van een auto. Dat kost een bepaald beginbedrag, een maandelijks bedrag aan de Belastingdienst en daar komen dan nog onderhoudskosten bij. Hoe mooi die auto ook lijkt, die extra kosten halen flink wat van de glans weg. Hetzelfde geldt natuurlijk voor uw IT-omgeving. Waarom rijzen kosten soms onbedoeld de pan uit?

Voor wie genoeg heeft van ongewenste verrassingen en de uitgaven van een ERP- of financiële oplossing in lijn met de ramingen wil houden, hebben wij de vijf voornaamste veroorzakers van ongeplande kosten op een rij gezet:
 
1. Serviceafname bij softwareleverancier ligt hoger dan verwacht 
Het is belangrijk niet bij elke verandering (bijvoorbeeld nieuwe wet- en regelgeving) naar uw softwareleverancier te moeten stappen om die veranderingen door te laten voeren. Het is zaak over de flexibiliteit te beschikken om het systeem zelf aan te passen en zo tijd en geld te besparen. De flexibiliteit om intern op veranderingen in te spelen, kan volgens de analisten van de Aberdeen Group tot een operationele kostenbesparing van wel 15 procent leiden. De inzet van een flexibele ERP-oplossing maakt dat u niet meer hoeft te kiezen tussen een kostbare herconfiguratie of een systeem dat niet in uw behoeften voorziet.

2. Gebruik van meer services dan waarvoor wordt betaald 
Soms kan een eindejaarscontrole van services u met de neus op de feiten van de werkelijke kosten van uw systemen drukken. Wellicht was u het jaar ingegaan met bepaalde verwachtingen over de bestedingen voor het financiële systeem, maar komt u er in december achter dat betalingen enkel zijn uitgesteld en u onbedoeld services op krediet hebt afgenomen. Het vermijden van deze ongeplande kosten vereist inzicht in het daadwerkelijke gebruik van uw bedrijfsmatige IT-systemen, en het opstellen van een dienovereenkomstig budget.

Error in shortcode: slug must be set


3. Kostentoename door IT-silo's
Bedrijven met gefragmenteerde IT-systemen komen vaak voor oplopende kosten te staan. In vergelijking met een gecentraliseerd systeem vereisen IT-silo's meer actief onderhoud en meer actieve afstemming van aanpassingen. Ook worden silo's gekenmerkt door meer interne informatie-aanvragen. Dit komt bijvoorbeeld voor wanneer afdelingen niet samenwerken en hun eigen systemen gebruiken. Het centraal inrichten van uw bedrijfsmatige IT-systemen via volledige integratie kan dergelijke buitensporige overheadkosten voorkomen – niet in het minst bij het uitrollen van systeemupgrades.

4. Behoefte aan meer services door bedrijfsgroei
De ERP- of financiële oplossing van een groeiend bedrijf vraagt om meer licenties, meer training, meer opslagruimte en meer interne informatie-aanvragen aan het systeem. En hoewel u door 'de trainer te trainen' de kosten enigszins in de hand kunt houden, zou uw tarievenstructuur uiteindelijk groei moeten belonen, in plaats van u te straffen met hogere kosten.

5. Verborgen kosten van het in de lucht houden van systemen
Wanneer iedereen volledig is gefocust op de boel draaiende houden, lopen uw kosten mogelijk ongemerkt op. Dit gaat ten koste van innovatie of modernisatie van het systeem. Volgens een recentelijk IDC-rapport zijn de jaarlijkse kosten voor het onderhouden van ERP-systemen en reageren op veranderingen in de bedrijfsmatige behoeften gestegen tot gemiddeld 1 miljoen euro. En in extreme gevallen lopen deze kosten zelfs op tot bijna 4 miljoen euro. De verwachting dat een ERP-systeem, dat is ontworpen voor herhalende productieprocessen, een dynamisch bedrijf kan bijbenen is vragen om hoge servicekosten.
 
Alle veroorzakers van onverwachte IT-kosten hebben één kenmerk gemeen: de aankoop en implementatie van een bedrijfssysteem is slechts een klein onderdeel van de werkelijke en continue kosten die uw organisatie moet dragen. De meeste bedrijven steken veel tijd en geld in het afbakenen van hun bedrijfsmatige vereisten en evalueren welke systemen hier functioneel op aansluiten. Hierbij wordt onder andere aandachtig gekeken naar de initiële kosten van implementatie en licenties.
 
De analyse schiet echter regelmatig te kort als het gaat om het plannen van de doorlopende kosten om IT gelijke tred met de bedrijfsvoering te laten houden. De voor de hand liggende kosten hierbij zijn die van jaarlijks onderhoud, hosting van applicaties en het voortdurend investeren in mensen om het systeem draaiende te houden. Deze kosten zijn van toepassing op zowel eeuwigdurende licenties als een abonnementsmodel.
 
De inzet van een ERP-systeem is enkel succesvol als het goed aansluit op de bedrijfsprocessen. Die veranderen nog wel eens door nieuwe structuren als gevolg van reorganisaties, fusies en overnames, nieuwe wet- en regelgeving, veranderende behoeftes in de markt. Vooral de dienstverlenende sector krijgt hiermee frequent te maken omdat zij zich als geen ander continu moet aanpassen aan de behoeftes van de markt. Het ERP-systeem, dat een geruisloze implementatie kende, blijkt na een tijdje niet kosteneffectief snel aanpasbaar aan de nieuwe realiteit. Het gevolg zijn onverwacht hoge kosten om de aanpassingen door te voeren.
 
Maak het voor 2016 uw goede voornemen om de kostenopbouw van uw bedrijfsmatige of financiële oplossing opnieuw door te lichten. Zie het nieuwe jaar als het ideale moment om de continue kosten van uw managementsysteem te evalueren, voordat u weer een onverwachte factuur op de mat krijgt. 
 
Mogelijk staat uw bedrijf net als vele anderen deze winter een onaangename verrassing te wachten: namelijk de hoogte van de daadwerkelijke 'total cost of ownership' (TCO) van uw financiële systeem. De verrassing kan het gevolg zijn van een extra rekening van uw zakelijke softwareprovider, of van de optelsom van alle kosten van veranderingsverzoeken gedurende het jaar. Ongeacht de oorzaak, onverwachte kosten zijn des te onaangenamer aan het einde van het jaar, net op tijd om het hele IT-jaarbudget te ontwrichten.
 
Auteur: Kamal Rifai, sales executive bij Unit4