Enkele ontwikkelingen op het gebied van uitgavenbeheer.

Lars Mangelsdorf, medeoprichter en Chief Customer Officer van Yokoy (software voor uitgavenbeheer), deelt hieronder zijn inzichten in wat we in 2023 kunnen verwachten in op het gebied van uitgavenbeheer en hoe financiële teams zich zullen gaan aanpassen aan deze nieuwe trends.

Trend #1: Digitale transformatie en AI-implementatie blijven topprioriteiten
Economische factoren, zoals stijgende inflatie en personeelsverloop, hebben een belangrijke rol gespeeld in de digitale transformatie van bedrijven. De gevolgen van de pandemie zullen in 2023 nog steeds merkbaar zijn en bedrijven die geen vaart zetten achter hun digitale transformatie zullen achterblijven. Financiële systemen, waaronder die voor het uitgavenbeheer, zijn vaak een van de laatste bedrijfsonderdelen die een digitale transformatie ondergaan. Toch zullen ze dit jaar in het middelpunt van de belangstelling staan.

Bedrijven hebben namelijk ook te maken met personeelstekorten door uiteenlopende redenen, en dat heeft ook gevolgen voor financiële teams. De implementatie van technologie en het toegenomen gebruik van kunstmatige intelligentie kan de efficiëntie van financiële medewerkers verhogen en de kans op menselijke fouten verkleinen. Dit is vooral van belang bij de onboarding en offboarding van werknemers en het beheren van groot aantal facturen, zoals aan het einde van het jaar. Maar dit helpt ook meer inzicht te krijgen in budgetten, kosten te besparen en zorg ervoor dat bedrijven voldoen aan de btw-regelgeving.

Trend #2: Een wereldwijd verspreid personeelsbestand
Uit de Hybrid Work Index van Cisco blijkt dat bijna vier op de vijf werknemers in Nederland een hybride werkschema wil aanhouden. Niet alleen dat, maar bedrijven staan meer dan ooit open om werknemers over de hele wereld aan te nemen. Een wereldwijd verspreid personeelsbestand biedt grote voordelen, vooral voor bedrijven in de groeifase. Zo kunnen ze profiteren van een gevarieerde, ervaren en wereldwijde talentenpool. De uitgaven beheren van mensen in meerdere landen, en soms in verschillende valuta, is echter niet zonder uitdagingen.

Virtuele smartcards zijn een van de beste oplossingen voor het uitgavenbeheer van een wereldwijd verspreid personeelsbestand. Met een smartcard kunnen limieten voor bepaalde uitgaven worden toegewezen, worden uitgaven die op de kaart in rekening worden gebracht automatisch ingevoerd en gesorteerd in een tool voor uitgavenbeheer, en kunnen met behulp van kunstmatige intelligentie menselijke fouten bij traditionele uitgavenrapportage worden voorkomen. Als de kaart virtueel is, kunnen bedrijfsleiders, managers en teamleden die vanaf een externe locatie werken ook gemakkelijk toegang krijgen tot een zakelijke betaalrekening.

Bovendien kan de kaart op afstand worden geblokkeerd of stilgelegd in het geval van verlies of bij vaststelling van frauduleuze activiteiten.

Trend #3: Meer aandacht voor opsporing en preventie van fraude
Volgens het VCMB nam bedrijfsfraude in 2022 gestaag toe en we kunnen verwachten dat de stijging in 2023 doorzet. Naarmate de economie verslechtert, worden mensen en bedrijven steeds wanhopiger, waardoor de frauderisico's toenemen.

Onbewuste fouten tijdens het declareren kunnen gebeuren, bijvoorbeeld wanneer een werknemer een privé treinreis per ongeluk labelt als zakelijk. Maar reiskosten die herhaaldelijk verkeerd worden gelabeld of nog grotere overtredingen, zoals te dure facturen van leveranciers of betalingen aan frauduleuze leveranciers, zijn veel kostbaarder en ernstiger voor een bedrijf.

Met een holistisch overzicht van de bedrijfsuitgaven kunnen financiële teams een beter beeld krijgen van de door het bedrijf gemaakte kosten, of deze nu afkomstig zijn van externe leveranciers of van werknemers. Met behulp van kunstmatige intelligentie kunnen regelmatige uitgavenpatronen van werknemers, kostenfrequenties en limieten voor uitgaven in verschillende categorieën worden herkend. Zo kunnen frauduleuze of verdachte activiteiten nog sneller worden gesignaleerd.

Gezien de economische uitdagingen waarmee bedrijven in 2023 worden geconfronteerd, zullen kostenbesparingen bovenaan het lijstje van de C-suite staan. De digitalisering van het uitgavenbeheer zal financiële teams kan hieraan bijdragen.