Toonaangevende bedrijven automatiseren financial period-end close

Bij elk bedrijf groot of klein, is het period-end-close proces hét leidende financiële proces dat de corporate reputatie, waarde en positie van een bedrijf neerzet. Expert Menno Heesbeen bespreekt het belang van financiële intelligentie en hoe Process Automation uw cijfers nauwkeurig en betrouwbaar houden.

Door Menno Heesbeen, Redwood Software

Financiële kwartaalrapportages zijn een waardevol bedrijfsmiddel. Voor elk bedrijf de ideale kans om te laten zien hoe sterk het ervoor staat in de markt. Onlangs hebben we kunnen lezen over de sterke groei van iPhone verkopen van Apple in het tweede kwartaal. Het bedrijf genereerde een duizelingwekkende 37,4 miljard dollar omzet en een winst van 7,75 miljard dollar, en dat alleen in het tweede kwartaal. 

Nog voordat deze overweldigende resultaten gepresenteerd werden deden analisten al gretige voorspellingen over het succes van Apple. Fortune journalist, Philip Elmer-DeWitt speculeerde al met ‘Hoeveel iPhones heeft Apple afgelopen kwartaal verkocht?’ Zodra de resultaten binnen waren had Apple, wederom, haar positie als een van de rijkste bedrijven wereldwijd veiliggesteld.

Apple is slechts één populair voorbeeld van de kracht van kwartaalrapportages om een corporate reputatie, waarde en positie op te bouwen. Bij elk bedrijf, ongeacht of deze groot of klein is, is het period-end-close proces hét leidende financiële proces dat deze langverwachte informatie oplevert. Om daadwerkelijk kracht uit te stralen dienen de period-end close resultaten corporate succes te bewijzen – en dat vereist nu eenmaal complete, onberispelijke nauwkeurigheid. Het handhaven van deze nauwkeurigheid bij groeiende organisaties en het publiceren van deze succesverhalen, is en blijft vaak, een uitdaging voor elk bedrijf. 

Strategie van de Office-of-the-CFO
Een recent rapport gepresenteerd in The Economist laat zien dat bij veel bedrijven de ‘office-of-the-CFO’ een breder en meer strategische corporate verantwoordelijkheid heeft aangenomen. Maar liefst 52% van de CFO’s in dit onderzoek geven aan dat ‘data nauwkeurigheid het grootste obstakel is in hun dagelijks werk.’

Waarom is nauwkeurigheid dan zo’n zorg voor CFO’s? Omdat zelfs in een grote, succesvolle wereldwijde organisatie, de financial close nog steeds afhankelijk is van grote aantallen mensen. Deze mensen leveren ontelbare uren handmatige inspanningen in spreadsheets, controles en het uitvoeren van her-controles over financiële en accounting data. 

Volgens een IBM onderzoek dat eerder dit jaar is gedaan, moet de gemiddelde CFO voor 66% van zijn werk vertrouwen op spreadsheets en intuïtie. Al deze spreadsheets en intuïtie verhogen het risico en het aantal potentiele aanpassingen die gedaan moeten worden.

Automatisering voorop
Deloitte verklaart de oplossing nader: 

“Prioriteit voor inspanningen om tot procesverbeteringen te komen zou gelegd moeten worden bij historisch gezien manuele processen die een aanzienlijk deel handmatige inspanning vereisen. Dergelijke processen lenen zich uitstekend om geautomatiseerd te worden en bieden normaal gesproken aanzienlijke voordelen op het gebied van efficiency en interne controle.”

Volledige procesautomatisering voor corporate accounting en financiële processen resulteert in processen die keer op keer op dezelfde wijze worden uitgevoerd met daarbij volledige accuratesse. Dit betekent tevens dat als resultaten onjuistheden bevatten er automatisch een notificatie uitgestuurd wordt om het probleem te verhelpen, nog voordat het bedrijf te kampen krijgt met een gebrekkige periodieke rapportage. U kunt zelfs geautomatiseerde stappen inbouwen die de problemen corrigeren of journaalposten corrigeren volgens de geldende business rules. 

Met Financial Close Automation verkrijgen bedrijven een compleet transparant overzicht van elke stap die genomen wordt. End-to-End automatisering ondersteunt hierbij gestandaardiseerde Period-end-Close processen en elimineert menselijke fouten en wachttijd zodat u nauwkeurige en betrouwbare resultaten kunt opleveren met het finance team.

Giovanni Perone van PwC zegt; “Toonaangevende financiële organisaties hebben 70% meer van hun essentiële controles geautomatiseerd dan gemiddelde organisaties.” Toonaangevende bedrijven, zoals Apple, doen meer dan alleen het runnen van een goed bedrijf. Zij automatiseren ook hun financial period-end close. En dat is de manier hoe zij de concurrentie voor blijven!”

Menno Heesbeen is Regional Managing Director van Redwood Software