Toen Ton Ruhe, directeur Finance en Control van de TU Delft, na een carrière van ruim twintig jaar in de olie-industrie (Esso en BP) en 7 jaar Philips de overstap maakte naar een overheidsinstelling, verwachtte hij wel enige tijd nodig te hebben om zich aan te passen. Van de harde bedrijfscultuur bij de drie multinationals naar de wetenschappelijke wereld van de TU Delft; een groter contrast lijkt er niet te bestaan. Toch bleken de verschillen uiteindelijk minder groot dan gedacht.

Het duurde wel even voordat Ruhe aan de mores van zijn nieuwe werkgever gewend was. “Ik kwam plotseling bij een organisatie terecht waarbij het woord winst niet in de mond werd genomen. Als iets wat bijna dertig jaar lang je belangrijkste prestatie-indicator is ineens wegvalt, dan heb je, zeker als financial wel weer even wat tijd nodig om opnieuw je positie te bepalen. Gelukkig is de TU Delft wel een organisatie waar het er redelijk bedrijfsmatig aan toe gaat. In het bestuur van de universiteit zijn meerdere mensen uit het bedrijfsleven afkomstig.”

Zakelijk
Ruhe vindt het geen slechte zaak als een publieke organisatie een zakelijke impuls krijgt. “Bedrijven werken over het algemeen procesmatiger. Zaken als compliance en Risk Management zijn nog niet echt doorgedrongen in overheidsinstellingen. Ook voor de TU Delft valt op die gebieden nog een hoop winst te boeken.”

Winstmaximalisatie is bij de Delftse universiteit dus geen issue. “De kunst is om met de beschikbare middelen zo efficiënt en slim en prudent mogelijk om te gaan. Bovendien heeft de overheid ons een aantal restricties opgelegd op het gebied van bijvoorbeeld beleggingen.

Daarnaast wil het ministerie van OCW een scheiding aanbrengen tussen publieke en private middelen. Naar mijn inzicht een zo goed als onmogelijke klus. De geldstromen zijn enorm met elkaar verweven. Ook is niet duidelijk aan te geven waar publiek ophoudt en privaat begint. We zullen daar desalniettemin een modus voor moeten vinden.’

Centraal/decentraal
De TU Delft heeft een gemengde centrale/decentrale organisatiestructuur. Dat houdt in dat voor wetenschappelijke activiteiten de acht faculteiten een redelijke vorm van autonomie bezitten.

Voor ondersteunende aktiviteiten bestaat er een overkoepelende instantie, de universiteitsdienst Een klein deel van deze universiteitsdienst is gedetacheerd bij de faculteiten. Finance en Control (F&C) is een van de domeinen binnen de universiteitsdienst. Onder Ruhe opereren,een concern controller, een aantal gedetacheerde managers F&C  en een manager Shared Services. In maart 2004 werd besloten om alle financieel administratieve activiteiten te concentreren binnen één shared service center (SSC-F). Alle medewerkers (126 fte) werden hiërarchisch en functioneel geplaatst onder de directeur F&C.

Ruhe: “Ten aanzien van mijn eigen functioneren betekende dat een aanzienlijke vergroting van de “span of control” en kwam het accent meer te liggen op de directe aansturing van medewerkers. Voorheen bestond de financiële functie uit een kleine centrale eenheid van 25 fte’s waarin voornamelijk beleidsmatig en ambtelijk ondersteunend werd gewerkt en waar ook de concernadministratie was gevestigd. De decanen van de faculteiten waren integraal verantwoordelijk voor alle financiële medewerkers binnen de faculteiten” 

Ruhe heeft zoals het een financial met wortels in het bedrijfsleven betaamt, al een aantal efficiencyslagen in gedachte. “Van de papieren facturatie stappen wij over naar een elektronische vorm van factureren. BasWare heeft daarvoor een systeem ontwikkeld. Als dat goed gaat is de volgende stap om het  inkooproces te digitaliseren.”

Dit soort automatiseringsslagen leveren een aanzienlijke besparing op; het zijn echter de mensen (in dit geval vooral de wetenschappers) die waarde creëren voor de TU Delft. “Het is heel lastig om goede wetenschappers te werven. We begeven ons als universiteit in een internationale markt die zeer competitief is.  In maart 2004 heeft de TU de doelstelling geformuleerd om 250 extra wetenschappelijke plaatsen te creëren. Die target hebben we nog niet gehaald, maar we zijn wel op de goede weg..

Reservebeleid
Daarnaast heeft de directeur Finance en Control nog een andere maatregel genomen om de onderwijsinstelling bedrijfsmatiger te laten presteren. Het betreft hier het zogenaamde reservebeleid. “Faculteiten die een periode afsluiten met een positief eigen vermogen worden beloond met geld voor extra investeringen.

Voor de faculteiten met een negatief eigen vermogen is dat een aansporing om nog efficiënter met de beschikbare middelen om te gaan. De bedoeling is dat faculteiten worden aangespoord om van elkaar te leren en daardoor ook beter te presteren. Natuurlijk heeft die bedrijfsmatige benadering zijn grenzen. Het is niet zo dat faculteiten oneindig het geld dat ze extra binnenhalen kunnen oppotten of weer kunnen uitgeven. Jaarlijks moet worden aangetoond wat ze met de middelen willen gaan doen. Vanaf een bepaald bedrag vindt er zelfs een afroming plaats, maar de stimulans blijft sterk genoeg.

De rol die Ruhe binnen de universiteit speelt is de afgelopen jaren weliswaar steeds belangrijker geworden, hij beseft zich maar al te goed dat voor zijn werkzaamheden geen plek op de voorgrond is weggelegd.

“De activiteiten van Finance en Control moeten in dienst staan van het primaire proces oftewel onderwijs en onderzoek, en niet andersom. Wetenschappers willen in principe zo weinig mogelijk met ons te maken hebben. Alleen als er klachten zijn, kloppen ze bij ons aan. De keren dat er een wetenschapper bij ons over de vloer komt, zijn op een hand te tellen. Een groter compliment kunnen ze ons niet geven.”

Ton Ruhe
Leeftijd: 58
Functie: directeur Finance en Control
Organisatie: TU Delft
Opleiding: economie UvA (1973)
Carrière: Marketing en Finance. Ruim 20 jaar in de olieindustrie (Esso en BP) in Nederland, België en in Engeland. Daarna 7 jaar op het hoofdkantoor van Royal Philips Electronics.

Technische Universiteit Delft
De Technische Universiteit Delft is de grootste instelling op het gebied van technisch onderwijs en onderzoek in Nederland, Inmiddels bestaat de TU Delft al ruim 150 jaar en verzorgt 15 Bachelors en 29 Masters opleidingen voor meer dan 13000 studenten. Acht faculteiten bieden onderdak aan ruim 60 vakeenheden, die onderwijs geven en wetenschappelijk onderzoek van hoog niveau verrichten. De TU Delft biedt werk aan ruim 5000 medewerkers (4300 fte), van wie er 2700 tot de wetenschappelijke staf behoren. Binnen Europa bestaan betrekkingen met ruim 20 universiteiten. Daarnaast participeert de TU Delft over de gehele wereld in talloze samenwerkingsverbanden met bedrijven, universiteiten en instituten.
Omzet: 470 miljoen
Balanstotaal: 390 miljoen
Totaal aantal fte’s: 4300 fte’s
Software: Basware