Tips voor digitaal factureren

Elektronische facturen hebben sinds 12 februari dezelfde status gekregen als facturen per post. Dit besloot het ministerie van Financiën op deze dag. De belangrijkste reden om over te stappen naar e-factureren is een aanzienlijke besparing van tijd en geld.

Accountants en Adviesorganisatie Grant Thornton beveelt e-factureren sterk aan. Als een ondernemer vanaf nu een factuur stuurt, kan volstaan worden met een pdf- of worddocument. De wijze van opmaak en het versturen is vorm- en middelvrij.

Vanzelfsprekend moeten op de elektronische factuur dezelfde wettelijke gegevens staan als op een papieren exemplaar (zoals de volledige naam van de onderneming, adres, woonplaats, handelsregister-, BTW- en factuurnummer).

Dat zijn verbeteringen want voorheen moest een elektronische factuur aan allerlei voorwaarden voldoen. Zo moest de methode van elektronisch factureren door de belastingdienst zijn goedgekeurd en was een geavanceerde elektronische handtekening vereist.

 

Geen papieren administratie meer
Voor de eigen administratie is het niet langer nodig facturen te printen en fysiek te bewaren. Een elektronisch systeem volstaat. Papieren rekeningen kunnen worden gescanned en digitaal worden opgeslagen. De enige eis is dat de opgeslagen factuurgegevens binnen redelijke termijn ter beschikking gesteld moeten kunnen worden aan de inspecteur.
 
De aanvaarding van de elektronische factuur hoeft ook niet langer worden vastgelegd in de administratie. De afnemer moet de elektronische factuur wel accepteren; betaalt hij zonder commentaar de factuur, dan wordt hij geacht de elektronische factuur te hebben aanvaard.

 

Grensoverschrijdend factureren
Deze wetgeving moet het bedrijfsleven in Nederland jaarlijks 600 miljoen euro besparen. De versoepeling geldt nog niet voor grensoverschrijdend factureren. Nederland loopt dan ook vooruit op mogelijke Europese regels. Brussel bespreekt later dit jaar een mogelijk nieuw systeem van elektronisch factureren.

 

Tips:
Bedrijfssoftware-leverancier IBS is ook enthousiast over de digitale factuur.  Ze brachten recentelijk 5 tips naar buiten om facturen te digitaliseren. Deze tips zijn ook handig bij het meer geleidelijk overstappen naar e-factureren:

1. Accepteer het wanneer u een elektronische factuur ontvangt. Print hem uit en leg hem tussen de te scannen facturen zodat hij in de gewone stroom meekan.
2. Als u denkt dat het aandeel digitale facturen (met een XML als bijlage) groot genoeg is, overweeg om de digitale gegevens meteen door te sluizen naar uw financiële systeem. Dit scheelt u handlingkosten.
3. Overweeg of elektronisch factureren (gewoon een e-mail met een PDF erbij) naar sommige van uw afnemers niet veel beter kan zijn. Denk aan jonge, creatieve bedrijven zoals vormgevers of tekstschrijver. Zij doen alles digitaal.en uw digitale factuur zullen zij waarschijnlijk eerder betalen dan een papieren factuur.
4. Laat uw facturatieproces gewoon in tact. Zie elektronisch factureren als additioneel proces, niet als vervanger van het huidige proces. Daarmee is invoering veel eenvoudiger én maakt u de investeringen sneller rendabel.
5. Stuur een XML-bestand mee met de PDF want dit kan uw afnemers op termijn handlingkosten besparen.