Als het gaat om de succesvolle implementatie van business software, en het bereiken van ROI, dan speelt procesontwerp de grootste rol.

Door Michiel Beek, Product Marketing Manager, Exact Business Solutions

Als het gaat om de succesvolle implementatie van business software, en het bereiken van ROI, dan speelt procesontwerp de grootste rol. 

Vooral gezien de extra complexiteit die internationaal zakendoen met zich meebrengt voor organisaties. Of het nu gaat over verkoopkansen of inkoopprocessen, de software kan alleen zo effectief zijn als de processen die het moet ondersteunen.

Dat gezegd hebbende, de eerste stap is je volledig toe te leggen op operational excellence. Investeer de tijd die nodig is om effectieve en gestandaardiseerde processen te ontwerpen en toe te passen. Processen die iedereen begrijpt en waar iedereen mee kan werken, waar de medewerker ook in de organisatie zit. Zorg dat je plannen vooraf in detail zijn uitgewerkt en wees daarna duidelijk en precies in wat er wordt verwacht. Creëer een werkomgeving waar efficiëntie kan opbloeien. En krijg zo meer vertrouwen in de cijfers die uit de processen komen. 

1. Standaardiseer en centraliseer voor aansluiting en inzicht
Zelfs als je processen tiptop zijn, is effectieve consolidatie van internationale vestigingen een uitdaging. Zijn je processen echter een rommeltje, dan kan het een ware nachtmerrie zijn. Dan is het maar afwachten totdat controllers hun niet-gestandaardiseerde spreadsheets opleveren. Verschillende sheets over hetzelfde onderwerp. Op het moment dat jij eindelijk de cijfers op een rijtje hebt, is de business alweer 10 stappen verder. En de cijfers klopten waarschijnlijk toch al niet. Zonde van je tijd.

Het op een gestandaardiseerd manier werken zul je centraal moeten faciliteren. Het is daarbij verstandig om dan ook voor gestandaardiseerde software te kiezen. En die op één dezelfde manier te implementeren bij alle internationale vestigingen. Zorg dat de leverancier met één oplossing aan alle lokale verplichtingen kan voldoen zodat lokale aangiftes en exotische belastingstelsels niet jouw probleem zijn. De individuele databases van de landen kunnen vervolgens communiceren met één bron voor stamgegevens. Zo praten alle locaties dezelfde taal. En dat maakt consolidatie van de groepsrapportages eenvoudiger en nauwkeuriger.

2. Integreer financiële en operationele processen 
De kwaliteit van je financiële gegevens is afhankelijk van hoe operationele processen worden gemanaget. Van hoe strikt de financiële consequenties worden gemonitort en vastgelegd. 

Of je nu in de productie, logistiek, retail of service zit, je hebt meerdere softwaresystemen die betrokken zijn bij operationele processen. Het up-to-date houden van de boekhouding kan dan erg lastig zijn. Selecteer daarom business software die sterk geautomatiseerde integratie ondersteunt. Integratie van front- als backoffice processen geeft je grotere operationele en financiële controle. 
___________________________________________________________________________________________________
Ontdek in deze masterclass hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. 2 topexperts bieden u unieke inzichten, best practices, tips en praktijkervaringen. Volg de tweedaagse masterclass Finance & IT, voorkom veelgemaakte fouten en maak direct het verschil. U kunt zich voor één dag of beide dagen inschrijven. Meld u hier aan
___________________________________________________________________________________________________
  
Neem bijvoorbeeld projectgestuurde organisaties. Is een offerte geaccepteerd? Dan is een oplossing die automatisch alle financiële gegevens meeneemt naar de uitvoering onmisbaar. Om vervolgens op basis van deze informatie ook weer je facturen aan te kunnen maken. 
Inkoop is een ander focusgebied. Zijn inkoopverzoeken goedgekeurd door de budgeteigenaren? Dan is het belangrijk dat aan de financiële kant de afspraken ook bekend zijn en worden vastgelegd in verplichtingen. Voorkom hierbij dubbele data-invoer en ontbrekende informatie. Het is de enige manier om te zorgen voor helder inzicht, effectieve forecasting en doeltreffend risicomanagement. 

3. Eén bron van informatie voor iedereen, ongeacht de locatie
Een van de grootste uitdagingen bij het succesvol managen van een internationaal bedrijf is informatie bij de juiste persoon krijgen. Ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot wat voor hem relevant is om zijn werk goed te doen.

Een centrale plek organiseren met alle informatie bespaart je kostbare tijd. Een online overzicht van afspraken, regels en procedures geeft medewerkers houvast en bespaart tijd en geld. En voorkomt mogelijk kostbare fouten. Bijvoorbeeld welke marketingmaterialen beschikbaar zijn, hoe je vakantie aanvraagt en wat de afspraken zijn met een bepaalde internationale klant. Je hoeft hiervoor niet meer naar het hoofdkantoor of andere vestigingen te bellen en te mailen.

Een wereldwijde omgeving voor CRM, HRM en andere administratieve zaken kan een stuwende kracht zijn. Voor zowel de effectiviteit als de nauwkeurigheid. Een centrale plek voor je documentatie die overal online toegankelijk is, zorgt ervoor dat mensen altijd werken met de laatste versies. Zo voorkom je dat klanten in Azië een prijslijst uit 2013 voorgeschoteld krijgen. Eén plek voor wereldwijde medewerkergegevens maakt het eenvoudiger om mensen te vinden. Om contact op te nemen met wie de kennis en ervaring heeft, waar diegene ook zit. En wanneer dat gelinkt is aan een centrale projectadministratie bevorder je ook nog eens de internationale samenwerking en uitwisseling van kennis. 
Wereldwijde CRM zorgt er ook voor dat elke verkoopkans benut kan worden. Want verkopers in alle regio’s profiteren van toegang tot relevante informatie. Informatie op basis van uniforme processen door de hele organisatie heen. 

4.  Wereldwijde processen laten internationale collega’s samenwerken
Het is het tijdperk van lean en operational excellence. Voor alle bedrijven, op welk niveau dan ook, is het van belang om goed kijken naar procesontwerp en -implementatie. En bij internationale bedrijven is dat helemaal cruciaal. 

Iedere link in iedere keten moet precies weten wat er verwacht wordt. En wanneer. Dit helpt bottlenecks voorkomen en maakt voortgang transparant. Mensen ondernemen dan actie wanneer dat nodig is. Met de zekerheid dat processen lopen zoals ze moeten lopen. 
 
Het shared service center is hierbij een belangrijk concept voor internationale bedrijven. Gebaseerd op online toegankelijke Business Process Management (BPM) software. Dat zorgt voor standaardisatie van en controle op complexe processen met meerdere stakeholders. Geïnitieerd vanaf welke plek dan ook, en centraal gemanaged. 
 
Het opzetten van een shared service center is een grote investering. Vooral bij meerdere talen, wetgevingen en valuta. En dan hebben we het nog niet eens over de uitdaging om te zorgen dat wereldwijd verspreide medewerkers nieuwe manieren van werken accepteren. Maar ook de winst kan behoorlijk zijn. 

Implementatie van standaard processen met specifieke processtappen die een corporate afdeling afhandelt maakt het voor iedereen in de organisatie heel eenvoudig om een activiteit te initiëren en de voortgang daarvan te volgen. Denk aan aanvragen, goedkeuringsslagen en verwerkingen van gegevens. En zo ook nog een notificatie te krijgen van het eindresultaat als alles rond is.

Een voorbeeld is een centrale inkooporganisatie. Dat vermindert je lokale F&A-administratie behoorlijk. En voor een versimpeld leveranciersbestand. Een ander voorbeeld is een centraal HR-team. Door tijdsbesparingen, bereikt door efficiëntere processen, kun je je tijd stoppen in strategische HCM. En dat brengt je business verder. 

5. Big data analytics, bekijk je bedrijf met andere ogen
Als je bedrijf groeit, nemen je transacties toe. En daarmee ook de hoeveelheid bedrijfsgegevens. Achter die gegevens zit veel belangrijke informatie verstopt. Wat kun je sneller doen, goedkoper en nauwkeuriger. Waar kun je beter gebruikmaken van klanten of partners. Waar kun je leren van je fouten. En hoe kun je potentiële problemen herkennen vóórdat ze je daadwerkelijk in de problemen brengen. 

Al je potentieel waardevolle informatie in één database. Dat is misschien wel het grootste voordeel van een wereldwijd geïntegreerd IT-systeem voor alle bedrijfsprocessen. Denk aan je cashflowtrends en inkoopvolumes. Je klantverloop en gemiddelde ordergrootte. CRM-informatie over waar je deals wint en verliest. Je voorraadmanagement in het magazijn, en je distributiepatronen. Als je de mogelijkheid hebt om verder in deze informatie te duiken, en om alles helemaal naar wens op te splitsen, dan is dat enorm waardevol. 
Het is ideaal om een data warehouse op te zetten voor je internationale onderneming. Eén plek voor al je financiële en operationele gegevens. Daarmee ben je in staat om BI tools toe te passen om je content naar wens aan te passen. 

Op die manier kun je de potentiële samenhang van data op lokaal niveau onderzoeken. Voor bijvoorbeeld de financiële situatie van een land. Of juist voor meerdere locaties. Denk aan vergelijkingen van lokale verkooptrends, voorraadmanagement of DSO’s. Dit soort tools zijn relatief snel en eenvoudig te implementeren. En ze bieden gebruiksvriendelijke, realtime dashboards waardoor echte ‘selfservice BI’ mogelijk is. 

‘Big data’ is een lastig concept voor veel bedrijven. Waar moet je beginnen, waar moet je op letten? Nieuwe waardevolle informatie halen uit de enorme hoeveelheden zelf gegeneerde data die internationale bedrijven verzamelen, is een belangrijke eerste stap vooruit. 
___________________________________________________________________________________________________
Bent u op zoek naar perfecte financiële software? 
Kom donderdag 21 mei 2015 naar dé jaarlijkse IT beurs voor financiële professionals:
• Ontmoet 30 topaanbieders en honderden professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Entree is kosteloos voor de doelgroep. Meld u direct aan via http://Financial-Systems.nl
___________________________________________________________________________________________________