Breken met geliefden is lastig. Of je nu kiest voor het stapsgewijze afbouwen of voor een radicale breuk; als het in een relatie niet werkt, dan moet je hoe dan ook loskomen van elkaar. Maar waarom geef ik relatieadvies? Dat doe ik omdat ik heb gemerkt dat het lastig is afscheid te nemen van een financieel systeem waarvan je ooit gehouden hebt. Maar eens moet je de knoop echter doorhakken.

Door Rob Cools

Sinds de wisseling van het millennium hebben financiële afdelingen wereldwijd stappen gezet om een betere businesspartner te worden. Ze hebben doelen bereikt als het sneller kunnen sluiten van het grootboek, terwijl andere financieel managers beginnen te zien hoe ze met behulp van technologie de efficiency van processen op gebied van transacties, compliance en controle kunnen verbeteren. 

Toch zijn de meeste financieel managers nog ver verwijderd van het punt waar ze willen of zelfs moeten zijn. Het fundamentele probleem daarin? Technologie! Veel nog in gebruik zijnde financiële systemen gaan al zo’n 25 tot 30 jaar mee. Het is een gegeven dat veel financieel managers niet tevreden zijn met hetgeen hun verouderde systemen nu brengen, of ze nieuwe technologie nu als een risico of een kans zien. 

Waar is de benodigde data?
Een vorig jaar geüpdatet onderzoek onder senior financieel bestuurders door KMPG en CFO Research laat zien dat bijna 41 procent van hen aangeeft dat managementteams geen toegang hebben tot de gegevens op het moment dat ze deze nodig hebben. Bijna twee derde zegt dat hun informatiesystemen dubbele informatie weergeven en complex zijn, terwijl de financiële informatie die ze nodig hebben voor beslissingen niet zo bruikbaar is als ze zouden wensen.

Legacy financiële systemen zijn alleen in staat geweest flexibiliteit te bieden door op uiteenlopende manieren het systeem aan te passen. De prijs die ze voor deze flexibiliteit hebben betaald, heeft zich niet alleen geuit in extra kosten voor deze systemen, maar ook in ongelooflijk toegenomen complexiteit. Deze aanpassingen zijn veelal gebouwd op relationele databasestructuren waarop in batch boekings- en rapportageprocessen werden gedraaid. Het duurde uren voordat ze afgerond werden. Dat heeft transactieverwerking – één van de kernactiviteiten van Finance - traag en onhandelbaar gemaakt.

Deze traditionele financiële systemen zijn immers ooit gebouwd met het oog op accounting, niet op financieel management. Nu de behoeften van financiële afdelingen zijn gegroeid en veranderd, zijn ze opgezadeld met aanvullende tools die de complexiteit enorm hebben vergroot, waardoor de kans op fouten is toegenomen. Er bestaat daarmee minder controle over de gegevens die wordt gebruikt voor bedrijfsbeslissingen.

Weg met complexe, elkaar vertragende systemen
Nieuwe technologieën als cloud computing en in-memory computing worden mainstream en bieden Finance de mogelijkheid om informatie en inzichten sneller en efficiënter aan te bieden. Ze maken het mogelijk om financiële statements in real-time te produceren zonder daarbij te moeten teruggrijpen op aangehechte datawarehouses of business intelligence tools. Ze helpen Finance ook meer flexibel en wendbaar te opereren nu bedrijven steeds vaker procesveranderingen ondergaan en producten, diensten en operationele activiteiten à la minute moeten worden aangepast.

Traditioneel is de financiële functie niet gediend van risico. Vele jaren voldeden ERP-systemen aan de eisen van het Finance team en stakeholders uit de business. Alleen zijn de spelregels tijdens het spelen veranderd. Finance hoeft maar naar zijn partners in human resources te kijken om te zien hoe technologische transformatie een functie opnieuw kan uitvinden.

Progressieve HR-managers gebruiken al in groten getale cloud-systemen om personeel slimmer, sneller en efficiënter te bedienen. Ze maken gebruik van big data-informatie in real-time om daarmee uitdagingen te ontdekken en op te lossen die voorheen niet gezien of begrepen werden. Bevrijd van de complexiteit en de uitgaven die gepaard gaan met het onderhouden en upgraden van legacy on-premise systemen, kan HR zich nu richten op het vinden van nieuwe manieren om de business vooruit te helpen. 

Eindelijk bereiken we één waarheid
Snellere toegang tot data, waarbij gegevens niet uitgezocht en samengebracht hoeven te worden, stelt Finance in staat om op een hechtere en effectievere manier met de business samen te werken en deze te bedienen met verbeterde ondersteuning van beslissingen. In staat zijn dit te doen is cruciaal voor serviceorganisaties en andere bedrijven die sterk moeten vertrouwen op het personeel als de primaire bezorgers van omzet. Omdat alle gebruikers altijd met dezelfde gegevens werken, kunnen bedrijven waarborgen dat er slechts één versie van de waarheid bestaat.

Het is tijd voor Finance om deze extra stap te gaan zetten. De opkomst van cloud-gebaseerde financiële managementsystemen zorgt ervoor dat nu alle ingrediënten aanwezig zijn om sneller en slimmer te werken, terwijl Finance ondertussen een meer strategische businesspartner kan worden. Met dat in het achterhoofd, is een relatie verbreken niet meer zo moeilijk.
 
Door: Rob Cools, Product Marketing Director bij Workday