Sociaal samenwerken vormt de brug met generatie Y

De intentie om sociaal samen te werken is groot maar staat nog in de kinderschoenen, zo blijkt uit een rondetafelbijeenkomst over sociaal samenwerken met vertegenwoordigers van KPN, BT Benelux, Microsoft Nederland, Dell Nederland en StartReady.


De rondetafelbijeenkomst vond 21 mei plaats ter ere van het vijfjarige bestaan van Microsoft Lync specialist StartReady. Vooral het aangaan van de dialoog met mensen buiten de eigen organisatie, zoals partners, klanten en vakgenoten blijkt nog een struikelpunt.

Sociaal samenwerken wordt gekenmerkt door de uitwisseling van informatie in welke vorm dan ook en door het samenwerken met collega’s, experts en vakgenoten zowel binnen als buiten de eigen organisatie. Het maakt dus niet uit waar de betreffende personen zich bevinden en de kennisuitwisseling heeft tot doel de uitvoering van werkzaamheden en de efficiëntie te verbeteren.

Openheid verbetert efficiëntie
De vijf bedrijven waren het roerend met elkaar eens dat ‘openheid de efficiëntie verbetert’. Een omslag in het gedrag van medewerkers en de bedrijfscultuur lijken doorslaggevend om sociaal samen te werken. Dat doel staat de ICT-bedrijven helder voor ogen, ingegeven door de te realiseren voordelen, zoals het verhogen van efficiëntie. Een onderzoek van McKinsey uit juli 2012 voorspelt dat bedrijven hun omzet met 20 tot 25 procent kunnen verhogen door op efficiënte wijze informatie uit te wisselen.

Kennis delen zonder grenzen of generatiekloof
Uit onderzoek van StartReady onder zijn partners uit mei 2013 blijkt dat het gebruik van sociale technologieën geen belemmering vormt om de dialoog aan te gaan. Maar liefst 100 procent van de respondenten gebruikt sociale technologieën, zoals de communicatiediensten Skype en Microsoft Lync en netwerken als Yammer, en 95 procent gebruikt deze diensten meerdere malen per dag.

Waar 69 procent van de respondenten dagelijks kennis deelt binnen zijn organisatie, ligt het percentage dat kennis deelt buiten de organisatie op 26 procent. Toch ligt daar de grote meerwaarde. Dankzij het aangaan van de dialoog kan men - naast het vergroten van de loyaliteit en het wederzijds vertrouwen - de voorhanden zijnde kennis en expertise optimaal benutten.

Want er wordt veelvuldig gezocht naar informatie die achteraf al binnen handbereik lag, zo blijkt uit het onderzoek. Bouke Hoving, VP Products Business Market bij KPN denkt dat ICT-aanbieders hier een grote rol in kunnen spelen: “De integratie van alle verschillende tools tot één product, vereenvoudigt het gebruik aanzienlijk. Zodra ICT-aanbieders dat lukt, verwacht ik een massale adaptatie van de producten.”

Wankie Chan-de Boer, marketing directeur Dell Nederland, voegt daaraan toe: “Het is makkelijk om de werkwijzen binnen bedrijven op de oude manier voort te zetten maar de nieuwe generatie komt eraan en voor die generatie is het een ‘way of life’. De aansluiting met deze generatie wil je als bedrijf en als werkgever niet missen.”

Bedenkingen
Al zijn de voordelen legio toch zien de respondenten een aantal belemmeringen. Van de respondenten geeft 63 procent aan dat kennis delen veel tijd kost. De angst voor het weggeven van kennis waarmee andere concurrentievoordeel kunnen behalen, gaat op voor 32 procent van de deelnemers. En hoewel de aanwas van communicatiemiddelen toeneemt wat enerzijds complexiteit toevoegt, wordt de zakelijke communicatie wel steeds rijker.

Kijkend naar de communicatiemiddelen blijkt dat onder de respondenten face-to-face contact de meeste voorkeur geniet om informatie te delen, gevolgd door chat, telefoon en videoconferencing. Opmerkelijk is dat de e-mail niet populair is en ruim voorbij wordt gestreefd door social media en intranet.

Uit de ronde tafel komt naar voren kwam dat Microsoft Nederland in het kader van de interne dialoog, de resultaten van een medewerkerstevredenheidsonderzoek via het sociale interne netwerk Yammer bekendmaakt.

Ineke Hoekman-van Hassel, HR-directeur bij Microsoft Nederland: “We maken heel bewust de keuze om de resultaten van dit onderzoek via Yammer op een zo open en transparant mogelijke wijze te bespreken en op die wijze de dialoog aan te gaan.” Zij vervolgt: “De implementatie van communicatie tools, zoals Lync en Yammer overstijgt IT en wordt een belangrijk HR-vraagstuk doordat organisatieontwikkeling een duidelijke rol speelt. Die verwevenheid tussen HR en ICT zal de doorslaggevende factor zijn in het slagen van sociaal samenwerken.”

Het betrekken en creëren van ambassadeurs door de organisatie heen, ziet Guus van Es, board member BT Benelux, daarnaast als een basis voor succes. “Laat je niet afschrikken door de meest kritische mensen. Indien constructief kunnen zij, met hun feedback en betrokkenheid bij de transformatie, juist de meest waardevolle ambassadeurs zijn.”  

Bron: StartReady