Slimmer werken, slimmer sturen

Uit diverse onderzoeken is gebleken dat het samenstellen van managementinformatie door uw medewerkers een tijdrovende zaak is. Daarbij speelt tevens de ingezette capaciteit een belangrijke rol. In dit artikel over "Slimmer Werken & Slimmer Sturen" besteden we aandacht aan het toepassen van lean principes ten gunste van managementinformatie.

Het Slimmer Werken-concept heeft tot doel het verbeteren van de kwaliteit van de managementinformatie. Om de kwaliteit te kunnen verbeteren is het allereerst noodzakelijk om de verwerking en het samenstellen van de rapportages op een efficiënte wijze uit te voeren.

Daarnaast is het van belang om de zgn. "overload" aan informatie te reduceren. De aandacht die voor het bereiken van de strategische doelen wordt verdrukt door het vullen van een grote hoeveelheid spreadsheets, moet worden vermeden.

Naast het voorkomen van overuren, noodzakelijk om de rapportagedeadline te halen, levert het beter benutten van aanwezige (rapportage) hulpmiddelen grote voordelen op, zodat de investering beter wordt gebruikt. Door toepassing van het Slimmer Werken-concept komt de focus meer te liggen op de waarde toevoegende handelingen in het rapportage proces.

Met Slimmer Werken is de managementinformatie sneller beschikbaar en is er meer tijd beschikbaar voor analyse, dat minder capaciteit kost en dat mede daardoor de kwaliteit en de transparantie van de geleverde informatie toeneemt.

Het toepassen van belangrijke lean principes als het elimineren van verspillingen is de eerste stap in "Slimmer Werken & Slimmer Sturen". Dit alles zonder investeringen in nieuwe hard- of software en zonder nieuwe of extra medewerkers.

QuickScan
De eerste stap in het proces is het uitvoeren van een quickscan. Het doel van de quickscan is het beoordelen van het proces vanaf de brongegevens tot aan de uiteindelijke rapportage.

Bij de beoordeling is speciale aandacht voor het lokaliseren van verspillingen in het verwerkingsproces in de vorm van bijvoorbeeld het overtypen van gegevens, niet gebruikte computeroutput, onnodige handmatige of geautomatiseerde handelingen.

Ook gaan we, in betreffende gevallen, op zoek naar oorzaken van "noodzakelijke" overuren en kijken we welke activiteiten waarde toevoegen aan de snelheid en kwaliteit van de managementinformatie. Hoewel de nadruk in eerste instantie ligt op het verwerkingsproces kijken we ook naar mogelijke informatie "overload".

Tevens kijken we naar de doelmatige inzet van de (rapportage) hulpmiddelen. De resultaten van de quickscan delen we met de opdrachtgever en gezamenlijk met de opdrachtgever stellen we de te realiseren Quick Wins vast.

Bij het realiseren van de quickwins geldt als uitgangspunt het gebruik van aanwezige systemen en rapportagehulpmiddelen. De quickwins worden vaak binnen enkele dagen gerealiseerd. Vrijgekomen arbeidscapaciteit komt direct beschikbaar en kan worden ingezet om de kwaliteit van de informatie te verbeteren.

Door een efficiëntere verwerking en de eliminatie van overbodige stappen is de Managementinformatie sneller beschikbaar voor de gebruikers en vaak ook nog betrouwbaarder/minder foutgevoelig. Ook kan de vrijgekomen capaciteit worden ingezet bij continue verbeter acties van het "Slimmer Sturen" concept.

Bijvoorbeeld:
- Doorlooptijd van maandafsluitingsproces teruggebracht van 54 uur naar 6 uur (media)
- Doorlooptijd van een proces van 7 maanden naar 3 weken (Nutsbedrijf)
- Rapportagebestand 50MB -> 1,5 MB (Overheid)
- Journaalpostencontrole 2 dagen per maand naar 0,5 uur per maand (IT)
- Vrijgekomen arbeidscapaciteit 40 uur benodigd in plaats van de oorspronkelijke 400 uur (Verzekeringsbranche)

Optimaliseren van managementinformatie
Nu de verbeteringen in het verwerkingsproces zijn behaald, is het proces van Slimmer Werken een stap verder. We kunnen meer vrijgemaakte tijd besteden aan de verbeteren van de managementinformatie. Met een uitgebreide analyse en het in kaart brengen van de waardestroom (de componenten die echt waarde toevoegen aan het tot stand komen van de informatie) gaan we een stap verder dan bij de quickscan.

Het optimaliseren bestaat uit een tweetal belangrijke onderdelen:
a) Verkrijgen van duidelijkheid betreffende de gegevensdefinitie (wat is nu wat)
b) Uitbreiding en structureren van analyse mogelijkheden
ad a) Door het informatie-element te volgen tot aan de brongegevens (omgekeerd verwerkingsproces) kunnen we beoordelen of de definitie van informatie wel duidelijk is. Vaak komen hier afwijkingen voor. Door het opzetten van een zgn. "definitiestructuurboom" wordt e.e.a. inzichtelijk gemaakt.

ad b) Het bieden van extra analyse mogelijkheden (ook hier met gebruikmaking van bestaande hulpmiddelen) levert snel resultaat en maakt het mogelijk snel gevraagde doorsnijdingen en vergelijkingen te maken. Doordat de "probleemgevallen" zijn opgelost, de analysemogelijkheden zijn uitgebreid en versterkt, en uw medewerkers zijn getraind, worden uw "assets" (mensen en hulpmiddelen) beter benut, waardoor uw schaarse tijd kunt besteden aan echt belangrijke zaken.

Hans Walthuis en Arjen Rienks, beide werkzaam bij Finace Consultancy