De afgelopen twee jaar is er veel veranderd binnen de financiële functie bij OPG Groep. Groei staat daarbij hoog in het vaandel. 'Cijfers zijn voor mij maar een deel van het verhaal', vertelt group controller Rob Leicher. 'Bij finance komt veel meer kijken dan de cijfers alleen.'

Inhoudelijk heeft OPG Groep de laatste jaren drie fases doorgemaakt om het niveau van de financiële functie hogerop te brengen.' Na zijn aanstelling in 2005 had Leicher eerst te maken met de toepassing van IFRS. 'Een heel karwei, want die regels zijn vaak heel gedetailleerd in hun uitwerking en ook niet altijd volledig logisch.' Toen die klus was geklaard, werd het tijd om, samen met een jonge collega, het strategieproces te faciliteren.

'We hebben verschillende workshops georganiseerd met de groepsdirectie waarbij de strategie en organisatie zijn aangepast. Hierbij staat de eindgebruiker centraal en vindt de distributie plaats via verschillende kanalen: de apotheken en het directe en institutionele kanaal. Hierbij heb ik mijn kennis van het bedrijf en de markten waarin het werkzaam is goed kunnen verdiepen .'

'Nu zijn we druk bezig met M&A activiteiten. OPG Groep heeft de operationele coördinatie en uitvoering ondergebracht binnen Finance en dat zie je terug in het takenpakket van de financials', legt Leicher uit.

Het controllers team van OPG telt in totaal zo’n 50 man, verspreid over de verschillende dochterbedrijven en de centrale organisatie. Centraal geeft Leicher leiding aan een team van vijftien man dat zich bezig houdt met de controlling, rapportages, treasury en M&A-activiteiten.

Controllers in de dochterondernemingen rapporteren functioneel aan de groupcontroller. Leicher rapporteert aan de CFO, die samen met de CEO de Raad van Bestuur vormt. De leden van de Raad van Bestuur vormen samen met drie operationele groepsdirecteuren de groepsdirectie.

Integreren
Groei is belangrijk voor OPG. Het in 1899 opgerichte bedrijf staat sinds 1992 genoteerd aan Euronext Amsterdam. Het aandeel is opgenomen in de Amsterdam Small Cap Index.Naar verwachting zal het bedrijf volgend jaar in de Midcap worden opgenomen.

Nederland is de thuismarkt van het bedrijf, maar daarnaast is het ook actief in Polen, Hongarije,België, Zwitserland, Noorwegen Duitsland en sinds kort ook in Denemarken. ‘Het moederbedrijf is Nederlands en beursgenoteerd, dat houdt dus in dat alle buitenlandse dochtermaatschappijen moeten rapporteren volgens IFRS en daarnaast ook moeten voldoen aan de lokale regelgeving.’ Elk bedrijf dat aan de organisatie wordt toegevoegd, moet rapporteren volgens IFRS. ‘Aan finance de taak de mensen bewust te maken van de verschillen tussen lokale regelgeving en IFRS. Goede communicatie is daarbij onontbeerlijk.’

Bij een overname hanteert OPG Groep een 100 dagen-plan om een bedrijf te integreren. Recentelijk werden ondernemingen in Denemarken en Duitsland aan de groep toegevoegd. ‘Vaak betreft het een overname van een familiebedrijf, waar de mensen bewust gemaakt moeten worden van onze governance aanpak. Het wegwijs maken met de beheersaspecten die OPG hanteert, wordt tijdens de eerste 100 dagen uitgelegd.’

In dit kader houdt Leicher samen met de Tax Director dezer dagen bijvoorbeeld teleconferenties met de net ingelijfde dochteronderneming in Denemarken. ‘Gezamenlijk lopen we de processen voor de komende maanden door. Duidelijke communicatie is daarbij erg belangrijk om zeker te stellen dat onze aanpak begrepen wordt en dat we voldoende rekening houden met de specifieke lokale omstandigheden. Een follow-up bezoek aan Denemarken heeft inmiddels plaatsgevonden.’

Het proces moet binnen een paar weken volgens de OPG beheersaanpak verlopen. ‘We moeten voldoende standaardisatie toepassen, om de processen volgens onze structuur te laten verlopen. Dat is leuk, maar je moet wel goed weten wat je als bedrijf wilt bereiken. Je moet er rekening mee houden met dat het andere bedrijf uit een andere omgeving komt.’

De diverse dochterondernemingen van de groep hebben vaak geen directe werkrelatie met elkaar. Om elkaar beter te leren kennen en de gezamenlijke strategie goed te verankeren , organiseerde de Raad van Bestuur vorig jaar een eerste Business Leadership Program.

‘Erg herkenbaar voor een startende multinational’, vertelt Leicher, die tijdens zijn 28-jarige carrière bij Shell regelmatig te maken had met het thema informatieuitwisseling tussen dochterbedrijven onderling. ‘OPG probeert knowledge sharing te stimuleren. Wanneer dat goed is georganiseerd geeft dat een bedrijf extra kracht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Best Practice Sharing, waarbij bedrijven met elkaar in contact worden gebracht om van elkaar’s processen te leren en zo tot verdere optimalisatie te komen.

Strategische projecten
Managementinformatie wordt gestructureerd verzameld. OPG Groep is voortdurend bezig met het uitbouwen van het business dashboard. ‘Het begrip dashboard is erg breed.’ Financiële en operationele informatie is snel verzameld.

‘We rapporteren elke vijfde dag van de maand en elke zevende dag van de maand is de geconsolideerde informatief, zowel financiële als operationeel gereed. In dit proces zijn nog verdere verbeteringen aan te brengen. De focus ligt daarbij vooral op de KPI’s om de voortgang te volgen van de strategische projecten. Een voorbeeld daarvan is het uitrollen van het Mediq-concept.

Leicher doelt hiermee op het creëren van naamsbekendheid en het zichtbaar maken van het merk in de markt. Verspreid door heel Nederland telt OPG Groep nu 220 apotheken, die de komende twee jaar moeten worden omgebouwd naar het Mediq-concept. Een strategisch en groot project waarbij het dit jaar 100 apotheken worden omgebouwd en vervolgens de rest .

‘De apothekers gaan klantgerichter werken, zorg staat daarbij centraal. Ook komt er meer ruimte voor interactie met de klant. Het personeel moet niet alleen achter de balie staan, maar ook de klant in de winkel helpen.’ Het verloop van het project moet gemeten worden en in kaart gebracht, dat gebeurt met intensief contact met het lokale management.

Andere issues die momenteel hoog in het vaandel staan is het verder integreren van onderdelen van business units en verhogen van de efficiency van backoffice processen

‘Op het gebied van automatisering moeten we nog wat slagen maken’, geeft Leicher aan . Eind vorig jaar is een Chief Information Officer (CIO) benoemd die hier sturing aan geeft.
Binnen finance wordt gekeken hoe het internationale cash management efficiënter en effectiever kan worden gemaakt.

Parels rijgen
‘Kleine veranderingen hebben vaak een grote impact op mensen.’ Sinds enkele weken heeft OPG Groep een niet-Nederlandse groepsdirecteur. ‘De voertaal in de groepsdirectie is nu Engels. Voor finance bekent dat rapportages in het Engels geschreven moeten worden. Daarom hebben we met het hele team een cursus gevolgd. Meer en betere contacten onderhouden met onze dochtermaatschappijen in het buitenland wordt nu ook makkelijker.’

Aan uitbreiding van het finance team wordt gewerkt door het aantrekken van (internationale) controllers. ‘Het is best moeilijk om de juiste mensen te krijgen, die finance kunnen versterken. Mensen moeten de business begrijpen, doortastend en praktisch ingesteld zijn, goed kunnen communiceren en daarnaast ook goed zijn met cijfers. Een goede controller moet van alle markten thuis zijn, want met een kleine groep mensen is er weinig ruimte voor specialisatie per gebied. Dit is tegelijkertijd de grote charme van het werken bij een bedrijf van de omvang van OPG.’

Leicher verwacht dat het vinden van personeel in de toekomst makkelijker wordt, als de naam OPG Groep verder op de kaart wordt gezet.

Onlangs maakte OPG Groep bekend dat het de handelsonderneming in medische verbruiksartikelen JP Medical heeft overgenomen. ‘Een kleine partij, maar het versterkt onze positie in Nederland. Aan zo’n traject gaat veel voorbereiding vooraf, met alle complexiteit die bij een overname hoort. We werken in een gefragmenteerde markten, waarbij je vaak relatief kleine bedrijven overneemt om zelf groter te worden. Platforms uitbouwen door parels rijgen noemen we dat.’

De strategie van het internationale retail- en distibutiebedrijf in geneesmiddelen en medische middelen uit Utrecht is duidelijk gericht op groei. ’Een overname kan een langdurig proces zijn. Na uitgebreide gesprekken en informatieuitwisseling tussen beide partijen vinden diepgaande analyses plaats om tot een waardebepaling en een bieding te komen. Daarna volgt een boekenonderzoek, op basis waarvan de uiteindelijke voorwaarden worden onderhandeld inclusief bijvoorbeeld af te geven garanties. Als de overname is beklonken, begint pas het echte werk: ‘the morning after’.

‘Dan moet de organisatie geïntegreerd worden.Dit gebeurt op basis van een 100 dagen plan. Het personeel moet zo snel mogelijk vertrouwd gemaakt worden met de werkwijze van het moederbedrijf. Maar andersom moeten de OPG mensen zich ook snel een gedetailleerd beeld vormen van de nieuwe organisatie zodat de synergiemogelijkheden en verdere business development zo effectief mogelijk kunnen worden aangepakt.

Het is alsof er een familielid aan het gezin wordt toegevoegd. Je moet elkaar leren kennen en respecteren om gezamenlijk succes te kunnen boeken.’

Naam: Rob Leicher
Functie: Group Controller
Leeftijd: 55 jaar
Opleiding: Bedrijfseconomie en accountancy
Carrière: Werkte 28 jaar bij Shell, waarvan 7 jaar in het buitenland (o.a. Syrië, Brunei en Londen). Nu sinds 2 ½ jaar Group Controller bij OPG Groep.
Hobby’s: motorjacht in Friesland, lezen, gezelligheid, fietsen, natuur en tennis

Bedrijf: OPG Groep
Omzet 2006: EUR 2.281 miljoen
Aantal medewerkers: Met circa 6.800 medewerkers is OPG werkzaam in Nederland, Polen, België, Duitsland, Denemarken, Noorwegen, Hongarije en Zwitserland.
Aantal fte in controlling functie: 50
Typering team: Jong en enthousiast
Belangrijkste issue: Groei, internationalisering
Softwarepakket: o.a. SAP, JD Edwards, Navision, Cognos

Checklist
1. Goede communicatie
2. Mensen bewust maken van governance
3. Processen structureren
4. Synergie creëren