Als Financieel Directeur bent u regelmatig (in)direct betrokken bij complexe systeemaanpassingen, projecten en verandertrajecten. Wat te doen als de ICT-afdeling komt met het voorstel om een nieuwe projectbeheersingsmethode te gaan toepassen? Gaan we integraal over op Prince2 of gaan we 'helemaal scrum'? In dat geval is het handig om globaal te weten welke methode in welke situatie het meest geschikt is. Deze checklist helpt u in vier stappen tot de juiste keuze te komen.

Door Miranda Rothkrans, Agium 
 
De afgelopen tien jaar heeft het concept ‘Agile’ (en in het bijzonder Scrum en Lean) een enorme vlucht genomen. Tot die tijd werd Prince2 voornamelijk als projectmanagementmethode gebruikt. Agile zou je een van de daadwerkelijke vernieuwingen kunnen noemen in het vakgebied Projectmanagement. Om de juiste keuze te kunnen maken voor uw projectaanpak, zetten we eerst kort deze concepten op een rij.
 
Prince2 
Traditionele methoden zoals Prince2 of de watervalmethode bij softwareontwikkeling gaan uit van het maken van een plan waarbij we eerst volledig bedenken wat we willen, uiteraard in overleg met de klant. Tijdens de uitvoering wordt er idealiter niets meer aan het plan veranderd. Zo heb je na de denkfase grip op doorlooptijd en kosten. 
 

Haal rendement uit IT investeringen

Beschik over essentiële IT kennis die je als financial paraat moet hebben. Haal wél rendement uit IT investeringen. Volg de masterclass Finance en IT en ontdek hoe je als financieel verantwoordelijke betere IT-gerelateerde keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig.

Bekijk het programma
 
Agile en Scrum
Om sneller te kunnen inspelen op wijzingen, is de Agile-projectaanpak ontstaan. Bij deze vorm van projectmanagement wordt met voortdurende feedback van de klant in korte ‘sprints’ van twee tot vier weken het product ontwikkeld. De functionaliteit die de klant het meest waardevol vindt, wordt het eerst opgeleverd (dus niet alles ineens), en wel direct als getest en werkend product. Zo kan voortschrijdend inzicht direct worden geïmplementeerd. 
 
Scrum is een vorm van Agile en wordt vooral gebruikt voor systeemontwikkeling. Zelfsturing en communicatie zijn belangrijke aspecten. Scrum is ‘hot’ en dat is niet voor niets. Meer werkplezier en minder stress bij het projectteam, minder kosten bij tussentijds gewijzigde specificaties, sneller resultaat door direct te bouwen en op te leveren en door minder te documenteren. Dat zijn de voordelen die men aan Scrum toeschrijft. 
 
Belangrijke verschillen
Prince2 werkt op een heel andere manier. Daar waar Scrum vooral regels kent voor de uitvoering van het project en het maken van de oplossing (door het projectteam), gaat Prince2 alleen over het managen van het projectproces (door de opdrachtgever en/of stuurgroep). Prince2 werkt met een businesscase, een gedefinieerde organisatiestructuur en een op processen gebaseerde benadering van de planning. Bij Scrumprojecten zit het hele team (met de opdrachtgever) bij elkaar, is het budget heilig en wordt alleen die functionaliteit opgeleverd die binnen het budget past. 
 
Wat is in uw geval nu de beste keuze? De volgende vier criteria vormen een goed uitgangspunt:
1. Soort organisatie (cultuur, organisatie-inrichting)
2. Soort project (doel, randvoorwaarden)
3. Soort opdrachtgever (cultuur, mate van controle)
4. Soort projectmedewerker (cultuur, competenties)
 
In navolgende toelichting bespreken we deze vier stappen om u te helpen de juiste aanpak voor uw project te kiezen.
 
Stap 1: Het soort organisatie
 
Productie- of kenniswerk
Agile en Scrum zijn ontstaan in de creatieve industrie en bieden een methode om het (denk)werk te organiseren zonder een ‘alwetende projectleider’. De oude projectmethodes zoals Prince2 passen goed bij werk met een vast resultaat of een vaste manier van werken, bijvoorbeeld in traditionele sectoren als de bouw of de maakindustrie. Bij sectoren waar veel denkwerk plaatsvindt zoals bij programmeurs en productontwikkelaars is Agile meer op zijn plaats. 
 
Risicoreductie en flexibiliteit
Traditionele bedrijven hebben vaak behoefte aan zekerheid en risicoreductie en zijn meer hiërarchisch georganiseerd. Daar komt Prince2 als projectmethode prima tot zijn recht aangezien Prince2 uitgaat van een voorgedefinieerde organisatiestructuur voor het project met vooraf vastgestelde taken en verantwoordelijkheden per rol. Bij een start-up daarentegen is de organisatiestructuur nog niet in beton gegoten, als er al sprake is van een vaste structuur. Bij een dergelijke organisatie is Scrum wellicht een betere keuze. 
 
Leiderschapscultuur en hiërarchie
Een bedrijf met veel managers en een cultuur waarbij men meer status heeft bij een grotere ‘span of control’, past beter bij Prince2. Deze bedrijven zijn vaak sterk hiërarchisch van aard en niet ingericht op zelfsturende teams. De verhouding Opdrachtgever-Projectmanager-Projectmedewerkers is bij Prince2 direct herkenbaar terwijl bij Scrum de rollen Productowner – Scrummaster en de teamleden anders worden ingevuld. De manager hoort bij Scrum volledig in dienst te staan van het productieproces en niet andersom. 
 
Bedrijfsomvang
Als er sprake is van een dusdanig klein bedrijf dat meerdere medewerkers werken aan meerdere projecten, gaan de voordelen van Scrum verloren. Ook bij Prince2 gaat in zo’n geval overdrachtstijd verloren, maar bij Scrum wordt hierdoor het hele teamproces verstoord terwijl dat bij Prince2 minder aan de orde is. Dat geldt overigens ook voor grotere bedrijven waarvan altijd dezelfde personen bij projecten betrokken worden omdat de kennis vooral bij hen aanwezig is. Ook dan werken deze personen aan verschillende projecten tegelijkertijd hetgeen ten koste gaat van de basis van de Scrummethodiek. 
 
Doorlooptijd
Scrum is voor het hele bedrijf of het hele bedrijfsonderdeel. Iedereen die betrokken is bij een Agile-project moet de concepten van Agile en Scrum goed begrijpen en de opdrachtgever moet tijd en ruimte geven om Agile en Scrum te leren toepassen.  Scrum kent een lang leerproces (minimaal zes maanden) waarin het scrumteam veelt fouten zal maken. Het scrumteam moet de tijd en ruimte krijgen om zichzelf te organiseren. Heeft een bedrijf hier niet de tijd voor, dan zullen er te snel procesveranderingen doorgevoerd worden en verliest men de controle over het project. Dan gaan de voordelen van Scrum verloren. In dat geval kan de organisatie dus beter met Prince2 werken. 
 
Stap 2: Het soort project
 
Eenvoudig of klein project versus groot of complex project
Bij een eenvoudig en goed in te schatten project dat binnen een aantal weken en in een klein team kan worden uitgevoerd, levert Scrum te veel overhead en dus te weinig voordeel op. Scrum legt veel nadruk op communicatie; in een klein team weet men vaak al goed van elkaar wie waarmee bezig is en gaat de communicatie vaak vanzelf. In dat geval kunt u beter de highlights van Prince2 inzetten voor de projectbeheersing. 
 
Omvang takenpakket
Als individuele taken klein genoeg zijn om ze onafhankelijk van elkaar in twee tot vier weken  uit te voeren, dan is Scrum aan de orde. 
 
Geografische spreiding
Is het team geografisch verspreid, dan levert Scrum geen voordelen op. Een Scrumteam zit in dezelfde ruimte en het Scrum Board (met daarop alle taken) is in die ruimte aanwezig. Natuurlijk is het mogelijk dit online in te richten maar dan gaat een groot voordeel van Scrum verloren: namelijk het naast elkaar werken aan dezelfde opgave. Prince2 of een andere traditionele methode is hier een betere keuze.  
 
Rol klant
Voor het juist uitvoeren van een Scrumproject is betrokkenheid van de klant (zowel intern als extern) essentieel. Bij projecten waarbij de klant nagenoeg geen invloed op het resultaat heeft, hoeft u Scrum niet toe te passen. Bij een nieuwe release van een standaardproduct waarin vooral technische aanpassingen zitten, is betrokkenheid van de klant bijvoorbeeld nauwelijks aan de orde. Het is beter een dergelijk project niet met Scrum aan te pakken. 
 
Mate van innovatie
Bij innovatieve projecten komen de voordelen van Agile-methoden (zoals Scrum) zeer goed tot hun recht. Bij projecten met als doel vernieuwing te realiseren, is het effectief om snel met de klant (intern dan wel extern) om tafel te zitten zodat er geen kostbare tijd verloren gaat aan het maken van een prachtig plan van aanpak dat niet in de klantbehoefte voorziet.  Voorbeelden van innovatieve projecten zijn het ontwikkelen van een nieuw businessmodel, een nieuw concept om de klant te bedienen, een nieuwe website of een nieuw intranet. Extra aandachtspunt bij dergelijke projecten is het managen van de verwachtingen van de opdrachtgever. Wegens het ‘innovatieve’ karakter van het project kan het budget voortijdig op zijn en stopt het project, ook al is er maar 60 procent van de functionaliteit opgeleverd. Zolang de opdrachtgever dit prima vindt, is er niets aan de hand, maar als hij verwacht dat hij 90 procent krijgt, dan is hij op zijn minst teleurgesteld!
 
Stap 3: De opdrachtgever
 
Mate van controle versus zelfsturing
Als de opdrachtgever de controle wil houden en niet kan werken met zelfsturende teams dan is Scrum geen goed idee. Het Scrumteam moet namelijk over verregaande bevoegdheden beschikken zodat het werk door kan gaan zonder onderbreking. Een voorbeeld van zo’n bevoegdheid is het inhuren van een externe functionaris als de expertise ontbreekt. 
 
Bevoegdheden
Bij Scrum is de rol van Product Owner cruciaal. Die rol wordt vaak ingevuld door degene die traditioneel de rol van Opdrachtgever of Klant invult. De Product Owner moet veel kennis hebben (hij moet namelijk over de specificaties beslissen), moet veel en snel beslissingen kunnen nemen en altijd beschikbaar zijn want het development team mag niet stilvallen. Is de opdrachtgever niet in staat om snel de juiste beslissingen te nemen en de juiste content beschikbaar te hebben dan is het beter niet te werken met Scrum want dan gaat het tijdsvoordeel verloren. Een tussenoplossing hiervoor is om eerst het uitgebreide denktraject te doen waarin de juiste mensen de kennis inbrengen en pas te gaan ‘scrummen’ als dit voortraject is afgerond. Dat betekent dus een combinatie van de twee methoden: met Prince2 gaat u ‘eerst denken dan doen’ en daarna gaat u ontwikkelen met behulp van Scrum. 
 
Stap 4: De projectmedewerkers
 
Taken en verantwoordelijkheden
Prince2 is goed toepasbaar als de projectmedewerkers in hun reguliere werk gewend zijn aan vastomlijnde taken en verantwoordelijkheden. Bij Scrum zijn er geen specialisaties. Ieder teamlid word geacht alle onderdelen in meer of mindere mate te beheersen dus zowel ontwikkelen als testen. Als er onderscheid wordt gemaakt tussen programmeurs en testers, is er sprake van een traditionele projectmethode zoals Prince2 en niet van Scrum. Als bij Scrum tijdens de dagelijkse scrumvergadering blijkt dat er te weinig tests zijn, helpen andere teamleden met het schrijven en uitvoeren van de tests.
 
Zelfsturend vermogen
Als mensen gewend zijn om aangestuurd te worden door een teammanager of afdelingsmanager dan is werken in een scrumteam best lastig. Het Scrumteam wordt niet dagelijks aangestuurd, bij Scrum is er geen projectleider maar een coach, de Scrum Master. Dit stelt eisen aan communicatie, samenwerking en zelfsturend vermogen. Niet iedereen is daar even goed in.  
 
Cultuur
Is de cultuur geschikt voor Scrum? Als de leden van het scrumteam niet of niet op tijd bij de dagelijkse scrumvergadering aanwezig zijn, dan gaat dat ten koste van de communicatie en dat is een belangrijk principe van scrum. Anders is er sprake van een groep individuele programmeurs en niet van een heel team aan het werk; de voordelen van Agile gaan zo verloren.  
 
Status
Als de programmeurs in een Scrumteam de intensieve samenwerking die binnen het team wordt geëist, ervaren als extra controle of verlies van hun status als expert, dan gaat Scrum niet werken. Dan is het beter te kiezen voor Prince2 of een zogenoemde watervalmethode om software te ontwikkelen. 
 
Intensiteit van samenwerking
Bij intensieve samenwerking is Scrum de juiste keuze. Bij Scrum werken de mensen in het team samen op continue basis waardoor men elkaar leert kennen en beter en sneller tot resultaten komt. Als de teamleden te vaak wisselen of sporadisch samenwerken, kan niet het vertrouwen worden opgebouwd dat nodig is om gezamenlijk het eindproduct te verbeteren. Dan is het dus beter uit te gaan van een traditionele projectmethodiek. 
 
Zowel de organisatie, de aard en omvang van het project, de werkwijze van de opdrachtgever en de mensen in het team zijn van invloed op de keuze of Prince2 of Agile/Scrum de juiste aanpak voor uw project is. Beide methoden hebben voor- en nadelen maar verschillen fundamenteel. Er is zelfs veel voor te zeggen om een combinatie van beide methoden toe te passen. Eén ding is zeker: de keuze is niet gemakkelijk. Laat u niet van de wijs brengen. Blijf praktisch en realistisch. Projectsucces is niet afhankelijk van Prince2 of Scrum maar van de mensen die het moeten doen!
 
Miranda Rothkrans is partner bij Agium en verantwoordelijk voor Project- en Programmamanagement. Op 2 juli organiseert Agium een Ronde Tafel met als onderwerp: Prince2 overboord, Agile, Scrum en Lean zijn IN! Klik hier voor meer informatie.
 

Haal rendement uit IT investeringen

Beschik over essentiële IT kennis die je als financial paraat moet hebben. Haal wél rendement uit IT investeringen. Volg de masterclass Finance en IT en ontdek hoe je als financieel verantwoordelijke betere IT-gerelateerde keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig.

Bekijk het programma