De snelgroeiende facilitaire groothandel A&P, dat veel overheidsorganisaties als klant heeft, zocht naar een slimmere manier op te factureren. Inmiddels is het factureringsproces helemaal digitaal ingericht.

Het onderscheidend vermogen van A&P is duurzaamheid. “Dit komt uit ons hart”, zegt de directeur. “Wij selecteren altijd leveranciers die groene alternatieven kunnen bieden. Denk aan afbreekbare schoonmaakmiddelen of afvalzakken. We eisen van leveranciers dat ze inzichtelijk maken hoe goed ze het doen op duurzaamheidsgebied. Leveranciers die hierin uitblinken komen bij ons op de eerste plek.”

Facturatie gebeurt door bij A&P door een  vaste medewerker. “We hebben geen financieel manager”, aldus Van Eenennaam. “Daar zijn we nog niet groot genoeg voor, maar dat kan komen natuurlijk.”

40 procent van de omzet van A&P komt van overheidsgerelateerde instellingen, zoals scholen, gemeenten en gevangenissen. Sinds 1 januari 2017 is het voor leveranciers van de Rijksoverheid verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten elektronische facturen (e-factureren) te sturen. Een e-factuur is een digitaal (XML-)bestand met een vaste structuur. Een e-mail met pdf-factuur als bijlage beschouwt de overheid niet als e-factuur. “Het moet automatisch in de boekhouding te verwerken zijn”, aldus Visser.

Omdat A&P verschillende klanten bedient, ook in het bedrijfsleven, is flexibiliteit is facturering een must. Van Eenennaam: “Klanten die dat willen - zoals de overheid - sturen we XML-facturen, maar het kan ook op de traditionele manier.” 

Om die flexibiliteit te vergroten zocht A&P hulp van Storecove, een dienstverlener die bedrijven en accountantskantoren helpt aan een snelle, efficiënte facturering. “We sturen facturen uit met ons bedrijfssysteem: OrderDirect”, legt Peter van Eenennaam uit. “Zodra wij een factuur vanuit ons pakket inschieten, zet Storecove dit om in het door de leverancier gewenste formaat. Bij de overheid is dit dus via UBL.”

“De overheid is zeker geen trage betaler, maar je moet het wel goed doen”, vervolgt de algemeen directeur. “Als wij een fout maken bij de invoer, wordt de factuur er weer uitgegooid. Kortom, als wij het goed doen krijgen we sneller betaald.” 

Toekomst
Nu de administratie geregeld is kan A&P door met hun echte passie: duurzaam ondernemen. “We willen vanuit ons hart doorgaan met duurzaamheid”, aldus Van Eenennaam. “Dat is een grote uitdaging. Vooral om klanten te overtuigen om niet alleen op prijs te letten, maar ook op andere factoren, zoals mens en milieu. Werkgelegenheid in eigen land houden. En zorgen dat grondstoffen hergebruikt kunnen worden en niet op de afvalberg belanden.” 

De economie nu is met een uitputtingsslag bezig, constateert Van Eenennaam. “Ons huidige model is eindig. We moeten over op circulair. Ons hart zit daar en ik denk dat we een voorsprong kunnen opbouwen en dan vaker gekozen worden als ketenpartner door klanten. Voor sommige organisaties zijn we al het enige bedrijf in onze branche waar ze zaken mee kunnen doen vanuit beleidsoogpunt. In 2012 hebben we een prijs voor MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) gewonnen. We gaan hieraan vasthouden en ons onderscheidend vermogen verder ontwikkelen.”