Alcas verzorgt achtergrondmuziek voor met name de horeca, van oudsher een sector waar zaken komen en gaan. OnGuard stroomlijnde het credit management proces en zorgde ervoor dat de debiteurenafdeling meer klanten kon verwerken.

Muzieksystemen tot aan de muziek zelf, inclusief boxen en de bijbehorende computers... Het Naardense bedrijf Alcas verzorgt achtergrondmuziek voor de horeca, maar ook voor grootwinkelbedrijven zoals C&A en V&D. Zelfs via de satelliet en ADSL kunnen klanten muziek voor gebruik op de Alcas-systemen downloaden. Van jazz tot top 40. Alles om in de zaak een eigen sfeer te creëren.

Het bedrijf heeft vestigingen in Nederland, maar ook in België en Duitsland. In totaal kent Alcas 19.000 aansluitingen, waarvan ruim 7.000 zich in Duitsland en België bevinden. Het merendeel daarvan is weer horeca. De klant kan kiezen tussen een facturatie per maand, per kwartaal of per jaar. Maar hoe zorg je ervoor dat je met 3,5 fte zoveel facturen de deur uitdoet en opvolgt?

'Het is een helse opgave, zeker nadat er een centralisatie van de backoffice van ons Belgische bedrijf kwam waardoor er nog eens 1.600 debiteuren bijkwamen.' Peter Heijblom deed in 2001 zijn intrede bij Alcas, waar hij vanaf begin 2004 werkzaam is als manager accounts receivable. 'We hadden nog niet echt een structuur in het credit management proces. Wanneer sturen we een herinnering en hoe volgen we die op?'

Tijdslijn
Navision is een prima ERP-systeem, maar niet speciaal bedoeld voor credit management. Heijblom: 'Wat we nodig hadden was een systeem waar we ons credit management proces exact in konden weergeven.' In december 2004 ging Heijblom in gesprek met OnGuard. Ook een andere partij was in beeld, maar die viel al gauw af vanwege de gebruiksvriendelijkheid van het OnGuard-systeem. 'Alles kwam in een stroomversnelling toen we in 2003 in een reorganisatie kwamen. Toen wilden we ook ons debiteurenproces onder de loep nemen.'

Grootste voordeel is volgens Heijblom het feit dat hij in OnGuard de manier van incasseren kan instellen. 'De regels die je in het bedrijf hanteert voor betalingen en herinneringen kun je aanpassen. Daarnaast worden de acties die je moet doen in het incassotraject aangegeven en zijn deze duidelijk als pictogrammen herkenbaar in een overzichtelijke tijdlijn.'

De indeling van klanten in de mate waarin ze goed of slecht betaalden, leverde een duidelijke lijst op voor Alcas om zich op te focussen. 'Duidelijke profielen van het betalingsgedrag, waar weer de bewakingsacties aan gekoppeld kunnen worden. Erg handig.'

In juni 2005 werd OnGuard geïmplementeerd en kregen Heijblom en zijn medewerkers de bijbehorende training. De implementatie kostte slechts enkele dagen, niet meer. Daarna was OnGuard via de helpdesk nog steeds goed bereikbaar, constateert Heijblom. Hij is een tevreden gebruiker.

'We hebben OnGuard met name gebruikt om ons credit management proces te structureren, zodat we zeker weten dat alle stappen in het proces worden gevolgd en opgevolgd. De volgende stap die we nog moeten nemen is de informatie uit OnGuard gebruiken voor managementrapportages en sales.

Welke klanten zijn het meest winstgevend en betalen het beste? Daar zou je je dan nog scherper op kunnen richten, onder meer door er met sales meer aandacht aan te besteden.' Ook in klachtenafhandeling kan OnGuard een rol spelen, ziet Heijblom. 'Daarmee heb je één bron voor alle klachten en kun je ook zien waar de meeste verbetering te halen is.'

Versoepeling
Alcas gebruikt OnGuard in samenwerking met informatie van Dun & Bradstreet. Heijblom: 'Onze bedoeling is die gegevens te koppelen aan OnGuard en Navision, zodat er één geheel ontstaat.' Alcas wil dan ook overstappen naar OnGuard ICMS waar die uitwisseling is vergemakkelijkt en pro. elen eenvoudig zijn aan te passen.

Concreet zijn de vruchten van OnGuard niet direct te koppelen aan een daling van Days Sales Outstanding, maar dat komt volgens Heijblom met name door een versoepeling van het betalingsbeleid.

'Het is wel zo dat we meer klanten aankunnen, doordat we dit systeem hebben. Daar zit voor ons de grootste winst.' In 2005 lag de DSO van Alcas rond de 55 dagen, terwijl Heijblom voor 2006 denkt uit te komen rond de 45 dagen. Er is dus ook op dat vlak winst geboekt, in een - wat betreft betalingsgedrag - van oudsher moeilijke sector. Ondersteuning in de primaire credit management processen en gebruikersgemak. Dat zijn de twee elementen die Heijblom met name als voordelen ziet.

De plannen liggen er om medio 2007 ook het debiteurenbeheer van Alcas Duitsland over te laten gaan naar Nederland. 'Dat kunnen we alleen aan doordat we OnGuard hebben. We zijn uitermate tevreden over het systeem, anders zouden we niet nadenken over migratie naar ICMS.

Met die nieuwe module gaan we ook vergelijkingen uitvoeren, bijvoorbeeld tussen landen. Kortom: OnGuard is een niet weg te denken onderdeel van onze bedrijfsvoering. Met dit gereedschap kunnen we op termijn meer klanten aan en toch onze DSO lager krijgen. Daar ben ik van overtuigd.'