Onderzoek Smart Finance

Financiele organisaties hebben een lange weg te gaan naar digitalisering. Dit blijkt uit een enquête die FM hield onder 75 finance managers in aanloop naar

Blockchain, big data, robotic accounting, kunstmatige intelligentie of simpelweg automatisering. Allemaal ontwikkelingen die regelmatig worden genoemd als grafdelvers van financiële en administratieve functies. In werkelijkheid lijkt de digitale transformatie niet zo’n vaart te nemen.

Van de ondervraagde managers geeft 42 procent aan dat hun financeteams minder dan een kwart van hun tijd besteden aan handmatige werkzaamheden die geautomatiseerd kunnen worden. Bij meer dan de helft zou alleen al met bestaande technieken een forse automatiseringsslag gemaakt kunnen worden. 36 procent geeft aan zich een kwart tot de helft van de tijd bezig te houden met zaken die geautomatiseerd kunnen worden. Ruim 1 op de 5 (22 procent) besteedt zelfs meer dan de helft van de gewerkte uren aan taken die niet langer manueel uitgevoerd hoeven te worden.

Dat zijn opmerkelijke uitkomsten. Vier jaar geleden hield FM.nl eveneens een enquete onder financiële professionals. Destijds gaf 57 procent van de respondenten aan van plan te zijn om de financiële administratie volledig of in hoge mate te automatiseren, terwijl dit percentage voor managementrapportages zelfs op 70 procent uitkwam. Hoewel de kanttekening geplaatst moet worden dat niet dezelfde professionals zijn ondervraagd, kan voorzichtig geconcludeerd worden dat niet alle automatiseringswensen worden omgezet in daden. Uit eerder onderzoek van CFO.nl en Derksen & Drolbach bleek dan ook dat de meerderheid van de CFO’s (62 procent) niet tevreden was met het innovatieniveau van hun organisatie.

Gevraagd naar de grootste belemmeringen bij het automatiseren van financiële processen (enquête 2018) antwoordt meer dan de helft (52 procent) dat tijdsgebrek hier een rol speelt. Andere hinderpalen in het automatiseringsproces zijn een gebrek aan prioriteit bij het management, de afwezigheid van noodzakelijke kennis, of een gebrek aan financiële middelen.
 

Niet zo dol op fintech- en blockchaintoepassingen

Trendwatchers, futurologen en tech-optimisten noemen het werkveld van financieel specialisten regelmatig als een van de eerste plekken waar nieuwe technologieën gemakkelijk voet aan de grond kunnen krijgen. Derde partijen als banken, accountants en controllers zouden door de block- chaintechnologie met zijn gedeelde grootboek naar de geschiedenisboeken kunnen worden verwezen. Fintechpartijen leggen traditionele financiële spelers het vuur aan de schenen met innovatieve producten. Dat is de theorie, in de praktijk blijkt er nog een wereld te winnen voor nieuwe spelers. Financiële afdelingen maken maar mondjesmaat gebruik van nieuwe technologieën.

Slechts een kleine meerderheid is actief bezig met nieuwe technologieën. Per technologie (blockchain, fintech, robotic process automation en kunstmatige intelligentie) geeft zo’n 55 tot 70 procent aan er momenteel niet mee bezig te zijn. Blockchain mag soms omschreven worden als de belangrijkste uitvinding sinds het internet, vooralsnog maakt 4 procent gebruik van blockchaintoepassingen. 1 op de 5 finance managers zegt plannen in die richting te hebben. Een kwart zegt het daarentegen sowieso niet van plan te zijn.

Fintechtoepassingen lijken iets meer voet aan de grond te hebben gekregen. 14 procent van de respondenten geeft aan gebruik te maken van dergelijke oplossingen, terwijl nog eens 25 procent dit in de toekomst wil gaan doen. Iets minder dan 1 op de 5 finance managers ziet geen brood in het toepassen van fintech-technologieën op zijn afdeling.

Voor de gereserveerdheid tegenover nieuwe technologieën geven de finance professionals uiteenlopende redenen. Sommigen zien nog geen concrete toepassingen. Anderen willen de staat van de gebruikte technologie op de finance-afdeling actualiseren of wachten de ontwikkelingen bij hun softwareleveranciers af. Waar wel gebruik gemaakt wordt van nieuwe technologieën betreft dat bijvoorbeeld robotic process automation voor het innen van vorderingen of kleine experimenten.

Graag investeren in business inteligence en dashboarding

Een goed draaiende IT-infrastructuur is onontbeerlijk voor ieder bedrijf. Finance managers ontkomen er dan ook niet aan om mee te denken over de IT- investeringen in hun bedrijf in brede zin, maar ook op de eigen afdeling.

De meeste respondenten geven aan de komende tijd fors meer te investeren in IT, tot aan dubbele budgetten toe. Een meerderheid van de respondenten zegt dat zijn bedrijf zal investeren in zaken die meer inzicht geven in de bedrijfsvoering zoals business intelligence (55 procent) en reporting/dashboarding (54 procent). ERP-programma’s (41 procent) zijn ook een populair investeringsobject.

Een kwart van de ondervraagden geeft aan de komende tijd te investeren in HR-gerelateerde IT, waarmee zaken als urenregistratie of sollicitatieprocedures (verder) worden geautomatiseerd. Ruim 1 op de 4 (28 procent) van de managers voorziet investeringen op het gebied van ‘security’. Gevraagd naar een toelichting geven managers aan dat de Europese privacyregels die sinds afgelopen mei van kracht zijn nopen tot verdere IT-investeringen.

Of de finance managers gelukkig zijn met dat laatste is niet onderzocht. Eerder internationaal onderzoek wees wel uit dat een kwart van de topmensen investeringen in informatiebeveiliging als een negatieve return on investment beschouwen. Deze groep kan mogelijk de constatering van hoogleraar Bedrijfsprocessen en ICT Bert Kersten ten harte nemen die stelt dat sommige IT-processen ‘‘nou eenmaal zijn afgedwongen door een toezichthouder’’. Maar voor de overige IT-investeringsbeslissingen is het volgens hem verstandig om te kijken of dit leidt tot meer klanten of meer tevreden klanten. ‘‘Bedrijven bestaan bij de gratie van klanten; die betalen uiteindelijk de kosten. Door deze vraag te stellen maak je direct de draai van binnen naar buiten. Dat is noodzakelijk, want de meeste IT-voorstellen zijn te intern gericht’’, aldus de professor.

Financemanager matig tevreden over data-gedrevenheid organisatie

Financemanagers geven de mate waarin hun eigen finance-organisatie data-gedreven is, een krappe voldoende. Al zal dat doorgaans niet aan de individuele bijdrage liggen. Over de eigen mate van ‘data-driven’ werken is men een stuk positiever.

Exact 1 op de 3 financemanagers geeft de eigen organisatie een onvoldoende voor data-driven werken, terwijl slechts 13,3 procent van de managers eenzelfde stempel op de persoonlijke kwaliteiten zet. Een groot deel van de respondenten is zelfs behoorlijk tevreden met de eigen vaardigheden ten aanzien van datagebruik. Maar liefst 61,3 procent van de managers beloont zichzelf met een 8 of hoger, terwijl een soortgelijk cijfer door 28 procent van de geënquêteerden aan de eigen finance-organisatie wordt toegekend. Gemiddeld genomen geven de finance managers de ‘data-drivenness’ van hun organisatie met een 6,2 een bescheiden voldoende. De persoonlijke score valt meer dan een vol punt hoger uit, de managers plakken gemiddeld een 7,3 op hun eigen vaardigheid.

In dit licht is het weinig verrassend dat een kwart van de managers aangeeft dat de gebrekkige kennis van het financeteam de voornaamste reden is om niet met big data analytics aan de slag te gaan. Een evenzo grote groep ziet in de matige kwaliteit van de aanwezige data de grootste belemmering. Andere redenen om niet met big data analytics te starten zijn de uitdagingen rondom het koppelen van systemen (19 procent), tijdgebrek (18 procent) en een tekort aan of afwezigheid van data-analisten en datawetenschappers (12 procent).

Blijft de vraag: waarom managers zichzelf doorsnee genomen zoveel beter vinden dan hun organisatie? Een mogelijk antwoord kan gevonden worden in de wetenschappelijke literatuur. In talloze sociaal-psychologische onderzoeken is aangetoond dat de mens zichzelf vaker slimmer, handiger of vaardiger vindt dan gemiddeld. Zo vond 95 procent van de Britse automobilisten zichzelf een betere coureur dan de gemiddelde bestuurder, terwijl dit onder bezoekers van een theater in Minnesota op 77 procent lag. Begin jaren negentig werd aan 88 Eredivisievoetballers van zes clubs gevraagd of zij slechter, gemiddeld of beter waren dan hun teamgenoten. 80 procent vond zichzelf gemiddeld of beter. Begin 2006 bleek uit een onderzoek onder fondsmanagers dat 74 procent meende dat zij bovengemiddeld hadden gepresteerd.

Financial blijft veslingerd aan Excel

Ondanks alle ontwikkelingen in het financiële softwarelandschap blijft ‘good old’ Excel onmisbaar voor financieel managers.

Met uitzondering van een respondent geven alle financials aan het in 1985 gelanceerde spreadsheetprogramma te gebruiken. Niet minder dan 85 procent geeft aan het programma van Microsoft aan te wenden voor analyses. Bijna driekwart (73 procent) van de ondervraagden stelt Excel te gebruiken voor het uitvoeren van rapportages, eenzelfde percentage benut het programma voor planning&control-doeleinden. Iets minder populair is de consolidatiefunctie. Deze wordt door 4 op de 10 respondenten toegepast.

Ondanks de populariteit van haar spreadsheetprogramma is Microsoft geen alleenheerser op de markt voor financiële software. Een kwart van de geënquêteerden geeft aan dat het bedrijf hoofdleverancier is van de gebruikte financiële software. De technologiegigant wordt op de voet gevolgd door Exact (23 procent) en het Duitse SAP (21 procent). Andere veelgenoemde leveranciers zijn AFAS, Unit4 en Twinfield.

Met de tevredenheid over de gebruikte software zit het doorgaans snor. Gemiddeld geven de finance managers hun softwarepakket een 6,5. Het logische gevolg daarvan is dat 64 procent van de financiële managers geen plannen heeft om de ERP- of financiële systemen op korte termijn te vervangen. Tevredenheid of een recente migratie naar een nieuw softwarepakket zijn de meest opgegeven reden voor continuatie van het huidige pakket. Een kleine 11 procent geeft aan de software (deels) in het lopende jaar te vervangen, terwijl een kwart van de geënquêteerden een software-wisseling op de planning heeft staan tussen 2019 en 2021. Overstappers waren minder scheutig met hun toelichting, maar behoefte aan meer gebruiksvriendelijkheid of ‘onderdeel van langetermijnstrategie’ zijn genoemde redenen.

Hoewel finance-afdelingen relatief honkvast zijn qua softwareleveranciers, betekent dit niet dat het ontbreekt aan investeringen. De meeste respondenten geven aan de komende tijd meer te investeren in IT, tot aan dubbele budgetten toe.