'Accountant of controller kan prima adviseren bij implementatie Newbase'

De invoering van een ERP-pakket zoals Newbase gaat vlotter als de accountant daarbij adviseert.

Dat zegt Irma van der Made, assistent accountant bij Dinkelberg & Kuipers. "Zij het dat de accountant wel alleen moet adviseren vanuit zijn eigen expertise. Hij is natuurlijk geen IT'er."

Het ziet er naar uit dat de werkzaamheden van de accountant in de toekomst gaan veranderen. Intern bij bedrijven geldt dat ook voor de rol van de controller. De basis blijft het onderhouden van de administratie, de fiscale aangifte, in feite het (op orde hebben van het) administratieve proces. Maar de accountant/controller is steeds meer adviseur, en helpt de ondernemer om geld te verdienen. Door bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te verbeteren, te kijken naar kansen en mogelijkheden, naar de toekomst. Hierbij speelt IT uiteraard een belangrijke rol.

"Maar de accountant is natuurlijk geen IT'er",  zegt Irma van der Made. "Wel kan hij zijn eigen expertise aanwenden om klanten te ondersteunen, bijvoorbeeld in de verdere automatisering van hun administratie." 

Relevante informatie
Zo is Dinkelberg & Kuipers onlangs betrokken geweest bij de integratie van de financiële administratie van een handelsonderneming met een nieuwe webshop. De financiële administratie draaide op Twinfield en Basecone. “Prima software en steeds beter te koppelen aan gerelateerde programma’s, maar niet geschikt om een goederenstroom in kaart te brengen. Daarvoor hebben we de klant geadviseerd om de financiële administratie uit te breiden met Newbase”, aldus Van der Made. 

In Newbase krijg je alle relevante informatie over de inkomende en uitgaande goederenstroom. Aan de verkoopkant zijn dat alle stappen in het 'order to cash'-proces, vanaf de order tot en met het uitleveren en de betaling, inclusief de correspondentie daarover met de klanten. Aan de inkoopkant wordt het hele 'purchase to pay-proces' bijgehouden, vanaf de inkooporder tot aan de betaling. Ook veranderingen in de voorraden worden in Newbase bijgehouden. 

Uitgaande en binnenkomende facturen blijven als vanouds in de financiële administratie bijgehouden, inclusief scans van de brondocumenten door Basecone. Debiteuren- en crediteurenstamgegevens komen uit Newbase, dat met Twinfield gekoppeld kan worden. Uiteraard staat dit alles los van de geldstromen die niet direct verband houden met de goederenstroom (denk aan indirecte kosten zoals huur en lease): die worden in de financiële administratie bijgehouden. 

Duidelijke rolverdeling
Wat is de rol van Dinkelberg & Kuipers bij dit alles? Van der Made: "Wij hebben in de eerste plaats de activiteiten van de onderneming in kaart gebracht, en gekeken welke processen er precies waren en welke geld- en goederenstromen ermee gemoeid zijn. In de tweede plaats hebben we geadviseerd bij de inrichting van Newbase en de integratie met Twinfield en Basecone. De eigenlijke implementatie van Newbase is vervolgens door Newbase zelf gedaan. Dat is typisch iets voor een IT-bedrijf als Newbase."

"Wij bevelen Newbase graag aan omdat het op grond van ons inhoudelijke advies de klant eerlijk informeert of het wel de aangewezen partij is om de gevraagde oplossing te leveren. En omdat het niet meer implementeert dan strikt noodzakelijk is. Binnen Newbase is het bijvoorbeeld mogelijk urenadministratie in te richten. Dat was in dit geval niet nodig. De handelsonderneming had er geen behoefte aan om de uren van medewerkers bij te houden, en had genoeg aan de registratie van klantactiviteiten via Twinfield, Basecone en Newbase."

Met andere woorden: de klant had de diensten van Newbase dus nog kunnen uitbreiden. "Maar het bedrijf heeft nu al enorme voordelen. Een gestroomlijnde goederenstroom, voortdurend inzicht waar goederen zich bevinden, zonder steeds extra gegevens te hoeven invoeren: dankzij de integratie van Newbase met Twinfield en Basecone hoeft informatie slechts één keer te worden vastgelegd en is vervolgens altijd en overal beschikbaar is binnen het systeem. Dat is pure winst."