Zo om de twee jaar nemen de meeste bedrijven hun mobiele telefoonabonnementen onder de loep. Meestal is de aanleiding dat de contractperiode bij de huidige provider is afgelopen. Na enig heen-en-weer mailen met de provider of dealer, rolt er een voorstel uit voor een verlenging van de abonnementsperiode met 24 maanden. De meeste bedrijven gaan in op het voorstel van enkele tienduizenden euro's. Op voorhand zitten maar weinig bedrijven te wachten op een wissel van mobiele provider, dus als er al een offerte bij een ander wordt aangevraagd, is dat veelal pro forma. Herkent u dit? 10 tips om het beter te doen.


Een gedegen vergelijking maken tussen verschillende offertes is dan ook bepaald geen sinecure. Je hoeft geen telecomexpert te zijn om te weten dat het aantal verschillende abonnementsvormen en aanbieders vrijwel grenzeloos is. Er zijn weinig markten zo ondoorzichtig als die van de mobiele telefonie. Terwijl het product zelf op de keper beschouwd buitengewoon simpel is: bellen en internetten, in varianten van ‘veel of weinig’ en ‘langzaam of snel’. Maar wat je daarvoor moet betalen is buitengewoon ingewikkeld (gemaakt…).

Wat de werkelijke Total Cost of Ownership precies is? Tja, wie zal het zeggen? Soms levert de provider of de dealer zelf een berekening aan, al dan niet voorzien van een vergelijking waarin de eigen aanbieding gunstig afsteekt tegen die van de concurrent. En kloppen die berekeningen? Bent u in staat om te overzien of daarin de juiste aannames zijn gedaan en of de keuzes zijn gemaakt die voor úw bedrijf het gunstigst zijn? En kunt u aan die berekening rechten ontlenen, als in de toekomst de kosten toch hoger uitvallen dan voorgesteld?
Wat kunt u doen?

1. Staar u niet blind op de hoogte van de verlengingsvergoeding die u wordt aangeboden
De offerte met de hoogste vergoeding, kan zomaar 20% duurder uitvallen in vergelijking met het alternatief. Er zijn een hoop andere facetten die de totale kosten sterk kunnen beïnvloeden. Tijdelijke abonnementskortingen, korting op het factuurbedrag, het onderling delen van spraak- en databundels zijn er slechts enkele. Breng deze elementen nauwgezet in kaart; u moet daarbij overigens wel kunnen beschikken over de detailgegevens uit de facturen, de zgn ‘call detail records’.

2. Houdt terdege rekening met toekomstige ontwikkelingen

Een toename van het datagebruik ligt bij veel bedrijven voor de hand. Stel de databundels niet zozeer af op het huidige gebruik maar maak een ruime inschatting voor de komende jaren. Eén keer overschrijding met een schadepost van enkele honderden (soms zelfs duizenden!) euro’s en een hogere databundel was in retrospectief ruimschoots terugverdiend. Het record dat wij ooit zijn tegengekomen bedroeg ruim €19.000 (YouTube in Bahrein …).

3. Let op het gebruik

Een telefoon van de zaak is geen vrijbrief voor ongebreideld gebruik daarvan. Stel een korte maar heldere gebruikersregeling op, dan weet iedereen waar hij of zij aan toe is.

4. Rapporteer de gebruikers over hun telefoonrekening

Als iemand niet weet wat hij spendeert, zal hij er ook niet op letten. Automatiseer dit proces en maak er geen grote administratieve operatie van.

5. Analyseer de maandelijkse factuur
Maar doe dat alleen als dat ook (bij u) tot bijsturing leidt, anders is elke minuut die u daarin steekt in feite verspilde tijd. Overigens is het een heel valide opstelling om alleen dán de factuurdetails te bestuderen als de factuur boven een bepaalde norm komt.

6. Bijsturing is mogelijk
Als een contract eenmaal is afgesloten, betekent dat niet dat er geen bijsturing van de kosten meer mogelijk is. Bijstelling van bundels is vaak mogelijk; bij smartphones zijn er vele applicaties en hulpmiddelen die in het bijzonder de kosten van het buitenlands spraak- en dataverkeer kunnen helpen beteugelen; soms wel tot 90%!

7. Zoek de juiste balans
Met het intensief controleren en beheren van uw telefonieabonnementen kunnen kosten worden bespaard, maar vraag u af of de beheersinspanningen wel opwegen tegen de opbrengsten daarvan. Vind de juiste balans.

8. Maak gebruik van de administratieve hulpmiddelen van de providers
Doe dat zeker daar waar het gaat om de toerekening van kosten en indeling van gebruikers in kostenplaatsen. Regelmatig zien we bedrijven waar de maandelijkse telefoniekosten minutieus worden ingeboekt per gebruiker, soms zelfs opgedeeld naar abonnement en variabele kosten. Vaak dubbel werk, dat kan worden vermeden. Al zijn ze minder inzichtelijk, ook deze horen tot de TCO!

9. Blijf providers vergelijken
Net als de meeste gebruikers bent u tevreden met u huidige leverancier. Dat wil niet zeggen dat andere alternatieve providers per se slechter zijn. Dat wil men u wel doen geloven, en vaak ziet men in incidenten een bevestiging van die mening, maar ieder netwerk heeft soms storingen; bijzonder hinderlijk, maar kennelijk onvermijdelijk. Elk van de drie grote netwerken in Nederland heeft vele grote gerenommeerde klanten, waarvoor de mobiele bereikbaarheid belangrijk is. Zouden de kwalitatieve verschillen tussen KPN, T-Mobiel en Vodafone op het technisch vlak echt heel groot zijn? Houdt de optie van een alternatieve leverancier bij contractonderhandelingen open en wees niet te beducht voor een verandering.

10. Het ideale bedrijfsabonnement bestaat helaas nog niet
Het beoordelen van de verschillende opties is binnen de huidige marktomstandigheden geen eenvoudige zaak. U kunt het voorstel van uw huidige leverancier accepteren, zonder verdere calculaties en marktverkenning. Doet u dat vooral als uw keuze op voorhand vast staat en besteedt er verder weinig tijd aan. Maar wilt u weten of u ‘value for money’ krijgt en of het voorliggende aanbod echt zo goed is als het lijkt, dan zult u een inschatting moeten maken van álle factoren die samen de kosten van de mobiele telefonie bepalen. En dat gaat verder dan het vergelijken van verlengingsvergoedingen.

Bovenstaande tips vormen enkele belangrijke, generieke handvaten om te gebruiken bij de periodieke inkoop van mobiele telefonie. Het doorlopen van een uitgebreide exercitie waarin verschillende aanbiedingen worden doorgerekend is – als gezegd – niet altijd een simpele zaak. Helaas komt het meer dan eens voor dat zelfs de dealers de aanbiedingen die ze voor de providers aan de man brengen niet goed kunnen interpreteren en dat de voorstellen die ze doen in de praktijk anders blijken te zijn. Dat is geen onwil, laat staan moedwil, maar komt simpelweg door het enorme aantal varianten dat de marketingafdelingen van de verschillende providers hebben weten te creëren, van wat toch een betrekkelijk simpel product is…

Hebt u nog vragen over dit artikel? Wilt u aanvullende informatie? Of vindt u het prettig dat ik geheel vrijblijvend met u meedenk? Neem gerust contact op. Ik help u graag!
Expense Reduction Analysts is in 1992 in Groot-Brittannië opgericht. Vandaag zijn we wereldleider in kosten- en inkoopmanagement, waarbij we focussen op kostenbesparing voor onze klanten door leveranciers optimale toegevoegde waarde te laten leveren.
Maarten van Overeem (mvano[email protected]) is partner bij Expense Reduction Analysts.