Flexibiliteit, real-time inzichten en meer transparantie met slimme zakelijke creditcards.

Door Lars Mangelsdorf

Slimme zakelijke creditcards bieden werknemers de flexibiliteit om hun eigen reis- en zakelijke kosten te beheren. Daarnaast helpen ze leidinggevenden en financiële teams om inzicht te krijgen in hun totale uitgaven en op basis hiervan vooruit te plannen.

Traditioneel beheren financiële teams hun fysieke zakelijke creditcards, geplande uitgaven en budgetten allemaal handmatig. Met slimme zakelijke creditcards is het voor deze teams nu makkelijker om overzicht te krijgen op de uitgaven van grote, wereldwijde teams.

Via een interactieve interface kunnen teams alle uitgegeven betaalpassen zien, aan wie deze zijn toegekend, en ook hoeveel geld is toegewezen aan deze slimme kaarten. Bovendien kunnen financiële teams op elk moment onkostenoverzichten downloaden en analyseren voor rapportage. Ook kan de slimme software op de kaart naadloos worden geïntegreerd met bestaande HR- en financiële systemen.

Daarnaast kan een nieuwe betaalpas snel worden uitgegeven met een specifiek budget of voor een specifiek project. Dit maakt dit soort slimme kaarten ideaal voor werknemers in marketing, events of sales aangezien zij vaak direct toegang tot onkostenrekeningen nodig hebben. Deze kaarten kunnen tegenwoordig ook virtueel zijn, waardoor de locatie van hybride werknemers geen rol meer speelt.

Real-time toegang en controle

Velen van ons hebben wel eens meegemaakt dat we onze pinpas of creditcard kwijtraakten, of dat nu een persoonlijke of een zakelijke betaalpas was. Het is vaak een langdurig en vervelend proces om de betaalpas te laten blokkeren, en vervolgens weken te wachten op een nieuwe voordat nieuwe uitgaven kunnen worden verwerkt. Met een slimme betaalpas kunnen gebruikers hun kaart bevriezen, blokkeren en een nieuwe aanvragen in luttele seconden. Dit voorkomt ook potentiële veiligheidsrisico's als een pas kwijt of gestolen is.

Onkosten verwerken is eenvoudiger dan ooit geworden. Gebruikers kunnen een foto van hun factuur maken en deze direct uploaden op een app of met behulp van software. AI-software, zoals die van Yokoy, herkent de tekst op de factuur en plaatst alle relevante informatie in de juiste categorie. Zo wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de desbetreffende uitgave en gelabeld met de juiste functiecode.

Dankzij slimme zakelijke creditcards hebben zowel gebruikers als financiële teams een beter overzicht van elke transactie en kunnen zij de cashflow en toekomstige uitgaven beter voorspellen. Financiële teams kunnen met deze data ook de toewijzing van budgetten verantwoorden, bruikbare inzichten verkrijgen en uiteindelijk de juiste financiële beslissingen nemen – zonder dat zij moeten wachten op een verslag aan het einde van de maand. Dit is meestal het geval met traditionele betaalpassen.

Transparantie en compliance

Directe toegang tot slimme creditcards en verbeterde controle verhogen ook de transparantie voor bedrijven. Managers kunnen op elk moment elke transactie bekijken en krijgen beter inzicht in de uitgaven van hun teams. Bovendien helpen slimme zakelijke creditcards gebruikers om misverstanden te vermijden als mogelijke fraude wordt gesignaleerd. Zo kan een gebruiker die per ongeluk een persoonlijke aankoop doet op een zakelijke kaart, deze met één klik zelf als dusdanig aanmerken.

Flexibiliteit, real-time inzichten en meer transparantie zijn de belangrijkste redenen waarom slimme zakelijke creditcards onderdeel moeten zijn van het welkomstpakket van elke werknemer. Onze manier van werken verandert, en zakelijk uitgavenbeheer is klaar om met deze ontwikkeling mee te gaan.

Lars Mangelsdorf is Chief Commercial Officer bij Yokoy.