'Boekhouden zoals we dat nu kennen is binnen tien jaar verleden tijd.'

Daarvan is Marcel Duijvestijn, directeur en eigenaar van softwarebedrijf Blue10 overtuigd. “We hebben over een aantal jaar simpelweg de handjes niet meer. Organisaties worden meer en meer genoodzaakt om processen te automatiseren”, stelt hij.

“Bij het automatiseren van processen is standaard een mindset”, zegt Duijvestijn. Hoewel vaak gedacht wordt dat automatiseren bij jongeren ‘vanzelf’ gaat, zien wij in de praktijk niet zozeer een verschil tussen ouderen en jongeren. “De nieuwe generatie financiële professionals is opgegroeid met een smartphone en daardoor beter ingesteld op digitaal werken. Een digitale instelling is een pré, maar het staat zeker niet gelijk aan een mindset op automatisering en daarmee een vertaling van deze mindset naar het automatiseren van bedrijfsprocessen. Laat staan met standaard oplossingen.”

Dat komt volgens Duijvestijn omdat IT en software binnen de meeste financiële opleidingen nog slechts een marginale rol spelen. Er wordt al wel een aantal jaar gewerkt met (online) boekhoudsystemen, maar dat gaat niet verder dan de functionele werking ervan. Dat is wat anders dan daadwerkelijk software implementeren in een organisatie om interne processen te automatiseren, stelt Duijvestijn. Om te leren denken in automatisering zou een vak als Business Information Management (BIM) standaard onderdeel moeten zijn van iedere HBO- en WO opleiding. “Het gebrek aan aandacht voor IT en software in opleidingen zet zich door in het bedrijfsleven”, zegt Duijvestijn en die tendens baart hem zorgen. “Als je om je heen kijkt, zie je écht overal software. Het is ontzettend belangrijk dat dit gedachtegoed ook op Hogescholen gaat indalen. Ik ben van mening dat ieder bedrijf een softwarebedrijf is, waarbij sommige nog een hobby ernaast hebben.”Als voorbeeld noemt Duijvestijn het containerbedrijf Maersk. “Dat hele bedrijf draait om software en daarmee is het feitelijk een techbedrijf. Met een hobby ernaast; containers van A naar B brengen.” Daar komt bij dat organisaties meer en meer genoodzaakt worden om hun processen te automatiseren. De komende jaren vindt een grote uitstroom van personeel plaats. “De grote groep babyboomers valt straks weg en er staan geen vervangers klaar”, waarschuwt Duijvestijn.

Standaard is altijd beter
Het is juist daarom dat Blue10 de missie heeft om boekhouden, zoals we dat nu kennen, in 2032 tot het verleden te laten behoren. Blue10 is ontstaan vanuit een familiebedrijf dat begin jaren 2000 al een volledige focus had op het digitaliseren van processen. Buiten dit bedrijf bleek ook interesse voor de softwareoplossing die was ontwikkeld om inkoopfacturen digitaal te verwerken. Daarom besloot Blue10, na een aanloopperiode van een aantal jaar, de software om te bouwen naar een Software as a Service (SaaS)-product om terugkerende boekhoudkundige processen te automatiseren. “Alles wat mutaties maakt op het grootboek gaan wij automatiseren”, zegt Duijvestijn. Dat doet Blue10 met standaard software en dat is een bewuste keuze. “Organisaties willen vaak allerlei zaken op maat aan laten passen in een automatiseringsproces, in veel gevallen omdat men van mening is dat zij een unieke situatie kennen. Maar als we heel eerlijk zijn, is dat niet zo. Iedere organisatie krijgt inkoopfacturen en die moeten allemaal geboekt, goedgekeurd en betaald worden”, zegt Duijvestijn daar over. “Daar kunnen we heel ingewikkeld over gaan doen, maar het proces is in iedere organisatie min of meer hetzelfde.” Dat er dan uitzonderingen voorkomen, moet je voor lief nemen. “Hoe erg is het als je een paar keer per jaar terug zou moeten vallen op handmatig invoeren of controleren? Het is waarschijnlijk veel goedkoper en minder omslachtig dan daarvoor extra functionaliteit als maatwerk in de software te laten ontwikkelen.” Volgens Duijvestijn moeten organisaties goed nadenken over de manier waarop ze hun processen willen automatiseren. Standaardisering is daarbij essentieel. “Als je het proces standaardiseert, kun je het ook automatiseren. Mijn stelling is: standaard is altijd beter. Altijd.”

Een ander onderdeel waar de automatisering van veelvoorkomende processen kan wringen, is dat mensen het gevoel willen hebben dat ze een proces onder controle hebben. Bij processen die volledig geautomatiseerd zijn, kan dat lastig zijn. De software van Blue10 is zo ontworpen dat een financiële afdeling altijd kan monitoren wat er van ontvangst tot archief gebeurd is. “In software moet je altijd zorgen dat mensen het gevoel houden dat ze een proces onder controle hebben. Die controle verliezen gebruikers als ze niet kunnen zien wat er gebeurt en al helemaal niet als geautomatiseerde handelingen achteraf niet of moeilijk te traceren zijn. Automatiseren kan niet zonder context.”

Begin klein
Financiële afdelingen worden geleefd door de kalender en dat maakt het moeilijk om nieuwe projecten te starten. Als je die jaarcyclus niet doorbreekt, kan het zo maar jaren duren voordat je een automatiseringsproject op kunt pakken, aldus Duijvestijn. Het loont volgens hem dan ook om iemand vrij te maken die verantwoordelijk is voor het standaardiseren en automatiseren van processen. Welk proces kost de meeste tijd en hoe kan dat anders? “Dat loont echt”, bezweert de directeur. Daarbij hoeven financials niet zelf het wiel uit te vinden. “Je bent zelden de eerste die ergens tegenaan loopt, zichzelf iets afvraagt of naar oplossingen zoekt. Begin daarom eens met vragen in eigen netwerk of zoek via Google. Dan zal je zien dat er voor vrijwel ieder vraagstuk één of meer oplossingen zijn, want er zijn meer organisaties die tegen dezelfde of soortgelijke uitdagingen aanlopen.” Een waarschuwing is wel op zijn plaats, betoogt Duijvestijn. Organisaties moeten oppassen dat de automatiseringsstap niet te groot of ingrijpend wordt. “Vaak wil men van niet of nauwelijks geautomatiseerd naar alles geautomatiseerd. Een watervalmethode waarbij je in één keer overstapt lijkt aantrekkelijk, maar is in de praktijk lastig te managen. Mijn advies is altijd: begin klein, kies datgene waar je de meeste problemen ondervindt en bouw de automatisering stap voor stap uit. Daarmee blijven ook de kosten beheersbaar.”

Compatibiliteit
Bij een standaard SaaS-oplossing is compatibiliteit noodzakelijk en vooral handig voor organisaties die verschillende systemen in huis hebben of internationaal werken. “Naast een ERP-/ boekhoudsysteem wordt in veel organisaties ten minste drie, en vaak meer, aanvullende oplossingen gebruikt voor de automatisering van specifieke processen, zoals de digitale verwerking van facturen. Het is essentieel dat deze standaardsystemen naadloos op elkaar aansluiten. In de praktijk gaat dit vrijwel altijd goed, omdat de individuele systemen allemaal standaard zijn, geen custom aanpassingen kennen en daardoor ook goed op elkaar aangesloten kunnen worden.

Andersom moeten softwareproducten als het onze weer naadloos aan kunnen sluiten op meerdere financiële systemen, zodat een organisatie na overnames of bij internationale activiteiten ook daadwerkelijk al haar facturen via de software kan verwerken naar het eigen of lokale financiële systeem.”, legt Duijvestijn uit. Belangrijk daarbij is dat de onboarding van nieuwe klanten goed geregeld is. Blue10 biedt in veel gevallen gratis ondersteuning aan. “Onze software is standaard en maandelijks opzegbaar. We willen dat klanten onze software echt gebruiken, zonder dat er een drempel is, bijvoorbeeld op het gebied van ‘instelkosten’.” In het abonnement is ook support opgenomen. “Gebruikers moeten zonder problemen of financiële consequenties een vraag kunnen stellen. Voor ons is dat ook belangrijk”, zegt Duijvestijn. “Als ze die vraag niet meer stellen, weet je eigenlijk niet of klanten nog tevreden zijn met het product.” Veel support ligt nooit aan een klant, vindt hij. “Als klanten een vraag hebben, is je eigen product niet eenvoudig genoeg.” Blue10 monitort de hulpvragen van nieuwe klanten. Op basis van het aantal aanvragen zien zij dat een startende klant, binnen drie maanden na aanvang, een aflopende curve laat zien voor het stellen van vragen. Dat betekent dat een klant niet meer zo vaak de hulplijn nodig heeft. “Maar wij moedigen klanten wel aan ons te blijven bellen als zij ergens tegenaan lopen. Het is de enige manier om standaard software continu te kunnen blijven verbeteren."

Dit artikel wordt u aangeboden door: