Om het hybride werkmodel te laten werken is vertrouwen nodig. Zo bouw je dit op als manager.

Het hybride werkmodel is niet meer weg te denken. Volgens de laatste gegevens van Gallup werkt 67 procent van de kantoormedewerkers momenteel ten minste een deel van de tijd thuis en er zijn geen aanwijzingen dat dit in de toekomst zal veranderen. Bovendien zegt 49 procent van de externe werknemers dat ze een nieuwe baan zouden zoeken als hun werkgever hen weer fulltime op kantoor zou laten werken.

Hoewel veel werkgevers en managers wantrouwend staan tegenover deze verandering, komt het succes of falen van het hybride werkmodel neer op vertrouwen. Managers moeten erop vertrouwen dat hun teamleden hun taken uitvoeren, en teamleden moeten erop vertrouwen dat hun managers hun belangen in het achterhoofd hebben bij het nemen van beslissingen. Helaas vertrouwt slechts één op de drie werknemers hun leidinggevenden. Gebrek aan vertrouwen op de werkplek vermindert de productiviteit en verhoogt het risico dat werknemers vertrekken aanzienlijk.

Het is gemakkelijker om mensen te vertrouwen die we vaker zien. Als zodanig zal het hybride werkmodel het vertrouwensprobleem tussen managers en hun personeel zeker verergeren, tenzij managers proactief werken om het vertrouwen te vergroten. Daarom geeft Fastcompany.com vijf tips voor managers om het vertrouwen van hun teamleden op afstand te vergroten.

1. Heb dezelfde verwachtingen
Vertrouwen ontstaat wanneer mensen consequent aan hun verwachtingen van elkaar voldoen. Wanneer het vertrouwen wordt geschonden en relaties mislukken, is dat meestal omdat de verwachtingen onuitgesproken waren en er niet mee werd ingestemd. De eerste stap naar het opbouwen van een vertrouwensbasis is om het eens te worden over de belangrijkste dingen die iedere partij van de andere nodig heeft om succesvol te zijn en plezier te hebben in hun werk. Managers en hun teamleden willen bijvoorbeeld verwachtingen stellen over de kwaliteit en tijdigheid van het werk, verantwoordelijkheid nemen voor fouten, elkaar feedback geven en de goede prestaties van werknemers belonen met lof en mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling. Wanneer verwachtingen zijn vastgesteld en wederzijds overeengekomen, weten leiders en werknemers zeker wat ze moeten doen om vertrouwen met elkaar op te bouwen - en wat het zal breken.

2. Kom regelmatig samen (op kantoor of virtueel)
Regelmatig geplande één-op-één vergaderingen zijn een essentieel hulpmiddel om vertrouwen op te bouwen. Een-op-een vergaderingen zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat opdrachten worden uitgevoerd en dat werknemers hebben wat ze nodig hebben om succesvol te zijn. Onderzoeken hebben aangetoond dat regelmatige voortgangsvergaderingen het bereiken van doelen met 95 procent verhoogt, en dat de betrokkenheid van werknemers het grootst is wanneer zij wekelijks vergaderen met hun managers. In een gesprek over de grote impact die regelmatige een-op-een gesprekken hebben op werkrelaties, vertelde een leidinggevende: "Als je baas niet regelmatig contact met je opneemt, begin je verhalen in je hoofd te verzinnen als: vindt mijn manager mij niet aardig?' Als je niet regelmatig een-op-een ontmoetingen hebt met de mensen die voor je werken, ondermijn je het vertrouwen in plaats van het te versterken.”

3. Vraag om feedback en ontvang het met dankbaarheid
Een van de snelste manieren om wederzijds respect en vertrouwen te vergroten, is door om advies te vragen over wat je beter kan doen. Door feedback te vragen, zend je de boodschap uit dat je de mening van je werknemers respecteert. Deze demonstratie van kwetsbaarheid creëert een omgeving waarin iedereen zich veiliger voelt om zwakheden toe te geven en om feedback te vragen. Feedback vragen vergroot echter alleen het vertrouwen als managers feedback accepteren met een dankbare houding. Medewerkers die u eerlijke feedback geven, nemen een groot risico en vertrouwen erop dat u hen daarvoor niet zult straffen. Werknemers zullen elke afweer in je reactie interpreteren als straf en als verraad van hun vertrouwen.

4. Veroordeel je werknemers niet
Niets doodt vertrouwen sneller dan schuld. Schuld veroorzaakt de bekende ‘fight-or-flight reactie’ in het zenuwstelsel. Dit remt de afgifte van de neurotransmitter oxytocine, wat essentieel is voor het vormen van vertrouwensrelaties. Schuld schakelt ook het deel van het brein uit dat het oplossen van problemen regelt. De ironie van het plaatsen van de schuld bij de werknemer is dat zij als reactie hierop minder in staat zullen zijn probleemoplossend te werken. Als er iets misgaat, vragen slechte leidinggevenden: ‘Wie is er schuldig?’ Goede leidinggevenden bouwen vertrouwen op door in plaats van werknemers de schuld te geven, te vragen: ‘Waar is het proces mislukt?’ Werknemers vertrouwen leiders die rekening houden met andere factoren die bijdragen aan problemen in plaats van simpelweg de persoon de schuld te geven die het dichtst bij de puinhoop zit.

5. Geef je fouten toe
Als er iets misgaat, is er enorm veel vertrouwen en moed voor nodig om bij jezelf na te gaan in hoeverre jij hebt bijgedragen aan het probleem. De moed om verantwoordelijkheid te nemen voor problemen is echter de prijs van leiding geven. In feite is het misschien wel de krachtigste manier om het vertrouwen en respect van anderen te verdienen, juist omdat het zo moeilijk is. Leiders die verantwoordelijkheid nemen, laten zien dat ze geen zondebok zoeken om hun trots te redden. Verantwoordelijkheid nemen voor problemen creëert een sfeer van vertrouwen die het voor iedereen veilig maakt om dit voorbeeld te volgen door toe te geven hoe ze hebben bijgedragen aan problemen en zich te concentreren op oplossingen.