Dynamische sturing #2: ‘Gewenst gedrag faciliteren en stimuleren’

Niemand kan de toekomst voorspellen, maar één ding staat als een paal boven water, veranderingen gaan steeds sneller en worden steeds ingrijpender. Hoe u daarmee om kan gaan behandelt Fred Conijn in zijn blogs over dynamische sturing.

Lees ook het eerste artikel:
– Dynamische sturing voor controllers: Zo vergroot je je slagvaardigheid

Als je het gewenst gedrag wil faciliteren en stimuleren is de eerste vraag die op opkomt: Hoe ziet gewenst gedrag eruit? Het antwoord is…. ‘dat hangt ervan af’… heel onbevredigend. Feit is en blijft dat er dat geen standaardantwoord bestaat. Het hangt niet alleen af van de rol die iemand heeft, maar ook van de situatie waarin hij of zij zich bevindt. Verplaats je maar eens in een meewerkend voorman in de fabriek. Als iedereen in zijn team heel relaxed is, is het de rol van de voorman ze op scherp te zetten, door ze uit te dagen. Als veel medewerkers gespannen zijn, is het zijn rol ze te helpen ontspannen. Het wordt dus situationeel bepaald. Dat klinkt vaag. Het goede nieuws is dat er wel duidelijke referentiekaders zijn.

Allereerst verschilt gewenst gedrag per (type) organisatie. Een reclamebedrijf trekt een heel andere type mensen aan als een productiebedrijf. Wat zij willen bereiken en hoe ze met elkaar omgaan wordt vaak expliciet gemaakt in de missie, visie en waarden. Bij het aantrekken van nieuwe medewerkers wordt de toon al gezet bij de werving… Waarom zijn wij aantrekkelijk als werkgever en wat verwachten wij van onze medewerkers? … Bij de sollicitatieprocedure kijken werkgever en werknemer of zij bij elkaar passen. Kortom er zijn duidelijke aanknopingspunten bij het identificeren van gewenst gedrag. Onderstaande tabel toont herkenbare voorbeelden van het gedrag van managers en medewerkers in verschillende type organisaties.

Het gedrag wordt zichtbaar bij het uitvoeren van activiteiten en is afhankelijk van de rol die iemand heeft. Vorm u maar eens een beeld van de rol en het gewenst gedrag van de verkoopmedewerker en de medewerker van de afdeling debiteuren, voordat het contract wordt ondertekend met een nieuwe klant. De verkoper probeert er voor te zorgen dat de klant het contract daadwerkelijk gaat tekenen, dat is zijn rol en bepaalt zijn gedrag. De medewerker van de afdeling debiteuren moet controleren dat de klant voldoet aan de liquiditeits- en solvabiliteitseisen die worden gehanteerd voor nieuwe klanten.

Om gewenst gedrag te stimuleren kan niet worden volstaan met een verwijzing naar ‘onze missie, visie en waarden’. Heldere spelregels helpen medewerkers de vertaalslag te maken naar de dagelijkse praktijk. De verkoper zal de klant over willen halen. Spelregels over het fêteren en entertainen van klanten bieden hem daarbij kaders, waarmee hij kan beoordelen wat wel en niet geoorloofd is. Ook voor het toetsen van de solvabiliteit en liquiditeit zullen er heldere richtlijnen zijn. Deze spelregels faciliteren het ontwikkelen van het gewenst gedrag door helder te maken hoe dat eruit ziet. Dit is de eerste van de 8 basic controls die het gedrag beïnvloeden (KPMG 2016). Om te bepalen hoe uw organisatie of afdeling ervoor staat kunt u een antwoord geven op de volgende vragen:

PREVENTIE:
1. Helderheid: wat is gewenst gedrag?
2. Voorbeeldgedrag: wordt het goede voorbeeld gegeven?
3. Betrokkenheid: ervaar ik dat betrokkenheid effect heeft?
4. Uitvoerbaarheid: zijn de doelen uitvoerbaar?

DETECTIE:
5. Transparantie: kan ik het gedrag, het effect waarnemen en daarvan leren?
6. Bespreekbaarheid: in hoeverre heb ik ruimte om te praten over standpunten, emoties, dilemma’s en overtredingen?

RESPONS:
7. Aanspreekbaarheid: in hoeverre wordt echt het gesprek aangegaan (niet afgerekend) als iets niet goed gaat?
8. Handhaving: wordt gewenst gedrag ‘beloond’ en ongewenst gedrag ‘bestraft’?

Om het gedrag transparant te maken, wordt het meetbaar gemaakt, om te kijken wat we daarvan kunnen leren…. Hoe je dat kan doen staat in de volgende blog over ‘Dynamische sturing in turbulente tijden’.

Heeft u vragen, opmerkingen of iets anders wat u wilt delen…. Mail naar…. Dynamic.Control@ziggo.nl… Elke mail krijgt antwoord en bij veel reacties wordt er in de blog aandacht aan besteed.

Regisseren van gedrag: ‘Strategie draait uiteindelijk om de toewijzing van middelen. In het boek, Dynamische sturing in turbulente tijden, slaagt Fred Conijn erin het denken over besturing fundamenteel te verrijken door harde en zachte besturing aan elkaar te koppelen en de rol van besturing in innovatie verder uit te werken… Fred leert ons denken in data, drijfveren en gedrag. Hij voorziet ons van de instrumenten om onze analyses en voorspellingen systematisch te benaderen. Sterker nog: hij maakt duidelijk hoe je gedrag kunt regisseren met behulp van de verschillende dimensies van de organisatiecultuur. Jacques Pijl, auteur van de internationale bestseller Strategie = Executie en Directeur Turner

Fred Conijn is managing consultant bij DynamicControl.NL. Hij is dé expert in Nederland op het gebied van het toepassen van dynamische sturing. Fred is verbonden geweest aan de business universiteit Nyenrode als docent Management Control. In 2014 heeft hij het ‘Business Design Developing Expert Program’ van de Henley Business School afgerond. Sinds 1997 doet Fred onderzoek naar ontwikkelingen in de besturing van organisaties.

Zijn praktijkervaringen en onderzoeksresultaten zijn gepubliceerd in meer dan honderd artikelen en zeven boeken. Zijn laatste boek ‘Dynamische sturing in turbulente tijden’ is in mei 2021 verschenen. Fred is docent Datagedreven Management Control bij het NBA. Hij behandelt de stof uit het boek en begeleidt de deelnemers bij het toepassen en bedrijfsspecifiek maken van dynamische sturing voor hun eigen organisatie.