Grote klanten en oude facturen, dat is in grote lijnen het creditmanagementbeleid bij Seacon Logistics. In de praktijk omvat het natuurlijk veel meer dan dat, legt concerncontroller Maarten Theulen uit.

Formeel valt het creditmanagement binnen Seacon Logistics onder verantwoordelijkheid van Finance. Maar daarnaast staat het onderwerp ook op de managementagenda. 'Als vorderingen oninbaar worden doordat een klant failliet gaat, is dat niet alleen de schuld van de debiteurenbeheerder.'

Doorgaans is debiteurenbeheerder Leon Zeegers degene die het contact met de klanten onderhoudt, met de operationeel verantwoordelijke mensen optrekt en als doorgeefluik fungeert wanneer er langdurig openstaande vorderingen betaald moeten worden. Dit gebeurt in samenspraak en onder leiding van concerncontroller Maarten Theulen.

'Normaal gesproken is er niets aan de hand. We houden nauwlettend de grote klanten en de oude facturen in de gaten. Het grootste deel van de openstaande facturen komt vrijwel vanzelf binnen, daar hoeven we eigenlijk geen extra aandacht aan te besteden. Wanneer er zich een probleem voordoet, komt dit vanzelf wel bovendrijven wanneer de factuur oud wordt. Daarnaast houden we actief de uiterste betalingstermijn in de gaten van klanten met hoge openstaande bedragen.'

Elke veertien dagen verstuurt de logistiek dienstverlener aanmaningen die vervolgens telefonisch worden opgevolgd. 'Uiteindelijk blijft er dan een kleine groep debiteuren over die harder aangepakt moeten worden en waarvan het risico op een faillissement groeit. Deze klanten komen onder verhevigde aandacht – de vorderingen zijn dan zo'n 70 dagen openstaand. Door actief de klanten met de hoge openstaande bedragen en de verouderde vorderingen te benaderen, wordt de cashflow gegarandeerd en het risico beperkt.'

In de afgelopen tien jaar is de betalingstermijn met deze aanpak flink teruggedrongen. Van 57 dagen (in 1999) bedraagt de DSO inmiddels 40 dagen. 'Dankzij onze projectaanpak wordt er actief over gerapporteerd en is creditmanagement breder in de organisatie verankerd. Het wordt niet meer als alleen een taak van Finance gezien.'

Proactieve benadering
Seacon Logistics zorgt voor het vervoer van ‘groupage’ en complete ladingen naar elke bestemming ter wereld. Elke nieuwe klant krijgt altijd eerst een kredietcheck. 'De meeste controleren we zelf in het register bij de Kamer van Koophandel, de echt grote en buitenlandse klanten worden gecheckt bij Graydon.'

Met de proactieve benadering van debiteuren zijn er bij Seacon Logistics de afgelopen jaren flinke slagen gemaakt. 'Het verbeteren van de rapportage kwam vanuit Finance zelf. Dat zijn basale methodieken als sorteren op grootte en op ouderdom. We zijn begonnen om wekelijks afspraken in te plannen met de managers. Hiervoor hebben we geen technologische toepassingen nodig; het is vrij eenvoudig om via een spreadsheet en agenda de bewuste bedrijven te selecteren en te bellen. Het is zonde om een mooi softwaresysteem te implementeren wat slechts ten dele wordt gebruikt, terwijl we het makkelijk zelf kunnen behandelen.'

Het tweede deel dat is aangepakt, is het ketendenken. 'Daarvoor hebben we een aantal keren spreektijd geclaimd tijdens managementteamoverleg en op die manier het debiteurenbeheer uit de financiële hoek gehaald en het breder gepositioneerd in het bedrijf. De directeur is daar direct in meegegaan, waardoor creditmanagement nu een breed gedragen onderwerp is. Een dienst is immers pas afgewerkt, als het geld binnen is.

Begin niet pas te peuteren op de dag dat de factuur is verstuurd, maar eerder. Als debiteurenbeheerder heb je een slecht verhaal naar de klant, als je zelf tien tot twaalf dagen doet over het versturen van de factuur. De ervaring leert dat je dan onderaan op de stapel komt. Er valt met name in het offertetraject al winst te behalen, wanneer er afspraken worden gemaakt over de betalingen', vindt Theulen.

Korte betalingstermijn
'Als expediteur moet het bedrijf veel bedragen, zoals invoerrechten en dergelijke, voorschieten. In feite zijn we geld aan het rondpompen. Om die reden moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt, want bij voorgeschoten bedragen is een korte betalingstermijn gerechtvaardigd.' Theulen is daarom erg content dat het onderwerp in het hele bedrijf leeft, met name bij sales en in het operationele proces. Het tijdig versturen van de factuur komt daar al aan de orde.
Het eigenlijke debiteurenbeheer wordt gedaan door 1,5 fte. In het proces denken diverse mensen mee, dus het is niet meer strikt alleen een Finance probleem; het hele bedrijf wordt erbij betrokken.'

Over informatie zoals afschrijvingen op debiteuren wordt niet geheimzinnig gedaan. 'Het wordt gebruikt om elkaar op de risico's te wijzen. De grootste besparingen op de DSO zijn nu wel behaald', merkt Theulen op. Onder grote machtige concerns ziet hij nu een tendens om de betalingstermijn op te rekken, soms ingegeven door een tender-proces.

Dat er dagelijks actie wordt ondernomen op de oude facturen, is cruciaal voor het afschrijvingsrisico. 'Wekelijks wordt de afloop van de oude facturen met de verantwoordelijke operationele managers besproken. Zodra er weer een maand voorbij is, wordt de maand daaraan voorafgaand toegevoegd aan de actieve bellijst om het geld zo snel mogelijk alsnog te incasseren.'

'De gedachte dat het uiteindelijke betaalmoment ook tot de verantwoordelijkheid van de operationele uitvoerder hoort, maakt creditmanagement tot een bedrijfsissue en niet tot een puur financiële kwestie.'

'Grote klanten verdienen speciale aandacht. Nu wekelijks de dertig grootste debiteuren actief worden benaderd, is dat direct meetbaar in de cash-flow. 'Deze dertig grootste debiteuren dekken zeventig procent van de omzet.'

Seacon Logistics
Seacon Logistics is een logistieke ketenregisseur met als kernactiviteiten: expeditie overzee, luchtvracht, groupagediensten naar Groot-Brittannië, Scandinavië, Centraal- en Oost-Europa, centrale warehousing en Europese distributie. Met een netwerk van partners verzorgt Seacon Logistics het vervoer van groupage en complete ladingen naar elke bestemming ter wereld. Als logistieke ketenregisseur beschikt Seacon over centraal gelegen inland-terminals die een belangrijke schakel vormen. Trimodale terminals als snelle en betrouwbare verbindingen tussen zeehavens en het Europese achterland. Seacon Logistics is gevestigd in Venlo (hoofdkantoor), Born, Maastricht en Duisburg (Duitsland). Met ruim 350 medewerkers werkt zij aan een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening voor haar opdrachtgevers.

Naam Maarten Theulen
Leeftijd 44 jaar
Functie Concerncontroller
Bedrijf Seacon Logistics
Opleiding Econometrie aan de Universiteit Brabant te Tilburg. Afgestudeerd in 1987 bij Ahold in Zaandam in decision support-systeem. Sloot in 2006 de opleiding Treasury Management af bij NIVE.
Loopbaan Begon carrière als assistent automatiseringsmanager bij Louwman Group (automobiel-importeurs) in Raamsdonksveer en bekleedde vervolgens de functie van controller bij Public Warehouse Europe in Born. Vanaf 1999 in dienst bij Seacon Logistics in Venlo, aanvankelijk als financial controller, sinds 2004 als concerncontroller.