Lagere kostenstructuur voor betalingen

European Financial Headquart, de Europese dochter van het Japanse HOYA Corporation heeft haar cashmanagment gecentraliseerd via haar InHouse Bank. Door deze centralisatie heeft de organisatie meer grip gekregen op de cash, zijn bankkosten gereduceerd en is de organisatie in staat om betere cash deals af te sluiten. Gelijktijdig met deze centralisatieslag is rekening gehouden met de komst van SEPA. Vijf ideeën om optimale, transparante en universele processen uit te tekenen.

Vòòr de intrede van Single Euro Payments Area (SEPA) was de betalingeninfrastructuur sterk gefragmenteerd. De kostenbesparing, door het inzetten van een specifieke bankstructuur en het aanleveren van betaalopdrachten over een, andere dan nu gebruikelijke, standaard, gaat in de eurozone tussen de 100 en 175 miljard euro kostenbesparing opleveren, over de zes jaar die implementatie van SEPA (2008 – 2013) naar verwachting duurt. Binnen deze zone kan met één rekening en één set betaalmiddelen met hetzelfde gemak naar rekeningen in eigen land als naar rekeningen in andere landen worden betaald. Overschrijvingen, incasso’s en betaalpassen zijn sinds de intrede van SEPA voor zowel binnenlandse en grensoverschrijdende betalingen te gebruiken.

Op dit moment kent elk land in Europa nog zijn eigen specifieke regels voor het betalingsverkeer. Die regels staan een eenduidig Europees betalingsverkeer in de weg en kunnen concurrentie tussen lidstaten belemmeren. Daarom heeft de Europese Commissie met het Europees Parlement de 'Richtlijn betreffende betalingsdiensten in de interne markt'  vastgesteld, ook wel bekend als de Payment Services Directive (PSD). Deze harmoniseert de juridische regels op het gebied van betalingsverkeer. De nationale overheden in Europa worden geacht uiterlijk op 1 november 2009 de richtlijn te hebben verwerkt in nationale wetgeving. Op dat moment moeten ook de partijen in de markt voldoen aan die regels. Consumenten en bedrijven zullen hier pas eind 2009 iets van merken.

Doel van SEPA is om voorwaarden te scheppen voor een concurrerende en innovatieve Europese betaalmarkt. Verhoogde concurrentie moet leiden tot betere producten, meer efficiency en lagere kosten. Op korte termijn zijn de voordelen groter naarmate consumenten en bedrijven meer naar of in het Europese buitenland betalen.

De kosten gaan in alle landen voor de baat uit, ook in Nederland. Om de voordelen op de langere termijn te behalen, moeten aanbieders en verwerkers, maar ook afnemers zich inspannen en investeren. De overgang van puur nationale naar Europese producten vergt grote investeringen, administratieve aanpassingen en energie van alle marktpartijen. Dit proces zal marktgedreven moeten zijn, waarbij aanbieders zoveel mogelijk inspelen op wensen van afnemers die op een transparante markt goed geïnformeerde keuzes maken. De inspanningen en investeringen zijn vaak op individueel niveau zichtbaar, terwijl de vruchten meer op macroniveau te verwachten zijn in de vorm van lagere maatschappelijke kosten van het betalingsverkeer.

Hoge investeringskosten op de korte termijn hoeven niet te leiden tot lagere efficiency of hogere prijzen voor de gebruikers. Een uitgangspunt bij de overgang naar SEPA is dat de Nederlandse banken er alles aan doen om bestaande niveaus van efficiency te behouden. Dat betekent niet dat banken de tarieven niet zullen aanpassen.

Lage kostenstructuur
HOYA Corporation is wereldwijd toonaangevend op het gebied van onder meer optische systemen, zoals de informatietechnologie, oogcorrecties of  camera’s. In Europa is het concern vooral bekend onder de naam  HOYA Vision Care , gespecialiseerd in brillenglazen en (interoculaire) lenzen. De vijftien HOYA-vestigingen in Europa werken al geruime tijd met SAP-systemen. Toch vond men dat er verdere optimalisatie kansen bleven  liggen.

Inmiddels kan HOYA een lagere kostenstructuur realiseren voor betalingen, door middel van een strakkere interne organisatie van haar cash management. Voor een eurobetaling binnen het gehele SEPA-gebied mogen niet meer kosten in rekening worden gebracht dan voor een betaling  binnen  Nederland. Daarnaast is er de mogelijkheid één rekening voor alle eurobetalingen binnen het gehele SEPA-gebied te hebben, in plaats van meerdere rekeningen per land.

‘Enkele jaren geleden moesten we eerst de administraties van de diverse Europese operaties van HOYA perfect op elkaar afstemmen,’ stelt Michiel Copier, die leiding geeft aan het European Financial Headquarters. ‘We hebben naar wegen gezocht om intelligent om te gaan met de geldstromen van en naar, maar ook tussen de Europese vestigingen. Daarmee zijn niet alleen forse bankkosten te besparen en valutarisico’s in te dekken, maar wordt ook continu inzicht verkregen in reserves om beleggingen te optimaliseren.

Daarnaast wilden we met behulp van Business Intelligence de operationele activiteiten in alle Europese organisaties onder controle krijgen, kosten besparen en vooral ongerealiseerde kansen benutten. Ook stonden we voor de uitdaging om de bedrijfsprocessen en de administratieve ondersteuning daarvan transparant en universeel te maken. Dit met het oog op de steeds strenger wordende internationale wet- en regelgeving, maar ook om risico’s en kansen vroegtijdig te signaleren. Op basis van ervaring kon via ‘copy & paste’ een transparante bedrijfsvoering worden overgedragen naar een geacquireerde organisatie, voor een vereenvoudigd integratieproces.’

HOYA groeit sterk, mede dankzij een reeks van acquisities, waaronder Pentax, specialist in camera’s en medische instrumenten. Wereldwijd telt HOYA -genoteerd aan de beurs van Tokyo- circa 35.000 medewerkers, die gezamenlijk voor een omzet van circa vijf miljard euro zorgen. In Europa heeft HOYA 2.500 medewerkers. Het financiële hoofdkwartier van de Europese operaties is gevestigd in Uithoorn.
####
Analyse
Samen met interne en externe deskundigen heeft Copier de bestaande bedrijfsprocessen geanalyseerd om vervolgens de optimale, transparante en universele processen uit te tekenen. Daarop werd een reeks van besluiten genomen:

1)    Het gehele ‘order-to-cash’ traject (van verkoopbon tot en met incasso) blijft de verantwoordelijkheid van de lokale vestigingen. De taal-, betaal- en cultuurverschillen zijn vooralsnog te groot om hier tot volledige standaardisatie over te gaan;

2)    Het inkooptraject (‘procurement-to-pay’) is wel volledig gestandaardiseerd. De bevoegdheid om te bestellen en de orders te autoriseren blijft op lokaal niveau, maar de procedures zijn voor alle vestigingen identiek. Dit geldt ook voor onder meer het inboeken van ontvangen goederen/diensten en de boekingen van facturen (geautomatiseerd via scanning en met workflow module voor het afhandelen van afwijkingen). De facturen die aan de gestelde criteria voldoen, worden binnen de gestelde betaaltermijn  betaald;

3)    Bankiers- en treasury-functies worden grotendeels in-house uitgevoerd. Dagelijks worden van iedere vestiging de lokaal ontvangen vorderingen automatisch overgemaakt naar de rekening van de holding: zero balancing cashpool. Betalingen worden vanuit de holding gedaan en ook de schulden en vorderingen tussen de vestigingen onderling worden door de in-house bankier verrekend. Door de tijdwinst die dit oplevert zijn de bankkosten lager dan voorheen. Het gedetailleerde inzicht in de dagelijkse geldstromen stelt de holding in staat  haar treasury-taken maximaal te benutten, bijvoorbeeld door reserves tijdelijk naar rekeningen met een hogere renteopbrengst te loodsen, om interestvoordeel te behalen;

4)    De in-house bankfuncties zijn ‘SEPA-compliant’ ingericht. SEPA is het resultaat van wetgeving vanuit ‘Brussel’ om het Europese betalingsverkeer sterk te vereenvoudigen. Vroeg inspelen op  nieuwe procedures brengt extra concurrentievoordelen met zich mee. SEPA maakt Europees betalingsverkeer flexibeler en zorgt voor significante kostenbesparingen.

5)    HOYA vereenvoudigt en versnelt de uitwisseling van gegevens tussen de lokale vestigingen onderling en naar de holding toe. Het gaat om informatie die bijdraagt aan goed bestuur, risicomanagement en compliance. Tijdverlies als gevolg van het schrijven en distribueren van rapporten behoort nu tot de verleden tijd. Feiten en risico’s worden automatisch gesignaleerd door controlepunten in de bedrijfsprocedures in te bouwen.

Operationeel
‘Dankzij de door Uphantis Financial Services geïmplementeerde methode is de organisatie nu SEPA compliant en we zijn up-to-date ingericht om de uitdagingen van het effectief ondernemen aan te gaan. We hebben meer controle over de business. Kansen en risico’s worden duidelijk, de flexibiliteit is toegenomen en onze ondernemersgeest floreert als nooit tevoren. Op vele fronten zijn de kosten gereduceerd en dat wordt alleen maar beter als SEPA volledig operationeel wordt. Vanwege het centrale inzicht in inkopen kan HOYA strakker onderhandelen met toeleveranciers.

Door scanning van facturen en ingebouwde controlepunten hebben we minder bulkwerk om handen, zodat veel medewerkers voor creatievere taken kunnen worden ingezet. Processen zijn nu kopieerbaar naar andere geacquireerde bedrijven en ook toepasbaar voor toekomstige overnames. Voor Pentax staan we, samen met Uphantis, aan de vooravond hiervan. Door de verbeterde rapportages zijn we nu J-SOX compliant, de strenge Japanse variant van de Amerikaanse SOX-wet. Deze nieuwe aanpak leidt tot verhoging van de shareholder value. Alleen daarom al zijn onze inspanningen meer dan de moeite waard.’

Hoewel er binnen het Europese financiële hoofdkwartier van HOYA veel expertise op het gebied van financials en van SAP voorhanden is, kiest Michiel Copier voor intensieve samenwerking met haar  externe partner, Uphantis Financial Services.

Onder leiding van corporate finance director Ton Verbeek werden de bedrijfsprocessen van HOYA geanalyseerd en naast de criteria voor SEPA gelegd. ‘Door te kijken naar de mensen, de processen en de techniek, hebben we heel wat moeten bewerkstelligen. Het hele traject heeft in totaal enkele maanden in beslag genomen en in die tijd is HOYA volledig SEPA-compliant geraakt. Dat gaat in de toekomst een aanzienlijke kostenbesparing opleveren’, licht Verbeek toe.

‘Je kunt veel zelf bedenken en uitvoeren, maar de juiste externe partij levert veel toegevoegde waarde door op drie niveaus bijdragen te leveren: strategieën uitzetten, oplossingsgericht denken en uitvoerend handelen,’ meent Copier. ‘Daarvoor heb je een betrouwbare partner nodig die vanuit dezelfde ondernemersdrift werkt als wij en die aanvullende expertise levert, die er werkelijk toe doet. We hebben nu een ‘state-of-the-art’ onderneming. Uphantis houdt ons bij de les om dit steeds opnieuw waar te maken en te verbeteren. Onze samenwerking sluit daarom perfect aan bij wat wij onder partnership verstaan.’