Kostenbesparingen door goede inkoopstrategie

Het inkoopvak neemt een sterke positie in bij de Nederlandse onderneming. De taak van de inkoper is niet langer beperkt tot het onderhandelen met de leverancier en de goedkoopste deal eruit slepen. Het belang van een goede procurementstrategie is breder. Met goed gestroomlijnde procedures en partnerships met leveranciers speelt de afdeling inkoop een relevante rol binnen het algehele bedrijfsproces. Kostenreductie van tientallen procenten is waarschijnlijk het belangrijkste en meest evidente gevolg van volwassen procurement. Dergelijke resultaten openen de ogen van bestuurders.

Inkoopmanagers zijn steeds vaker te vinden op strategische posities in ondernemingen. Want op die manier kunnen aanzienlijke kostenverminderingen worden gerealiseerd en de concurrentiepositie van de onderneming worden verstevigd.

Van uitknijpen is geen sprake
Alle bedrijfsonderdelen hebben direct of indirect met inkoopactiviteiten te maken. Al snel wordt de inkoop van producten als kantoorartikelen een ondoorzichtige brij van afspraken met veel leveranciers. De eerste besparing op secundaire inkoop is dan ook makkelijk te realiseren. Reduceer het aantal leveranciers en het aantal medewerkers dat gemachtigd is in te kopen. Maar de echte besparing is pas te zien zodra procedures soepel lopen, waardoor idealiter het aantal facturen enorm daalt. De meeste Nederlandse ondernemingen staan echter aan het begin van dit proces. Centraliseren van de inkoop is stap één en die stap is meestal al gezet.

De volgende zet is automatisering van het inkoopproces. De mogelijkheid digitaal secundaire producten te bestellen is vaak gerealiseerd, maar bij de complexere processen komt nog veel mensenwerk kijken. Automatisering dáárvan vereist secure voorbereiding en standaardisering van processen. Nu de relevantie van de inkoopfunctie wordt erkend, is die volgende fase een stap dichterbij gekomen.

Het merendeel van de procurementmanagers zet zijn kaarten voorlopig in op de primaire inkoop. Zij zien de meeste besparingsmogelijkheden in de inkoopprocessen van producten die bijdragen aan de core business van de onderneming. Het liefst gaan de inkopers daarbij een partnership aan met de leverancier. Van uitknijpen is geen sprake. Het idee van de inkoper als besteller die koste wat het kost voor de laagste prijs gaat, is niet meer van deze tijd. Uit samenwerking komen immers kwalitatief betere producten en betere service level agreements voort. Bij bedrijfskritische producten is deze kwaliteit van groot belang.

Relevant mensenwerk
Ondanks de mogelijkheid tot verregaande automatisering, blijft inkoop mensenwerk. Relevant mensenwerk. Want de eisen die aan de inkoopmanager worden gesteld, nemen toe. Het zijn vooral mensen met een sales-achtergrond, die geïnteresseerd zijn in een functie als inkoper. Eigenschappen als het commerciële karakter, het dienen van (interne) klanten en het bijdragen aan de concurrentiepositie van de onderneming komen in beide functies overeen. Het is zo gek dan ook niet dat de verkopers het goed doen als procurementmanager.

Inkoop is overigens wel een vak apart. Zo onderscheidt het werk van een inkoper zich bijvoorbeeld door het onderhandelen met leveranciers en medewerkers en het stroomlijnen van procedures. Al sinds 1959 biedt NEVI een Nederlandse vakopleiding op het gebied van inkoop. De professionalisering van het inkoopvak speelt dus al geruime tijd. Toch lijkt het de laatste jaren pas goed door te zetten.

De benoeming van procurementmanagers tot strategische beleidsmakers is daar een voorbeeld van. Bij de meerderheid van de 13 Nederlandse bedrijven maakt vandaag de dag echter (nog) geen inkoopmanager deel uit van de centrale directie. Van de organisaties waar inkoop deel uitmaakt van de directie of de Raad van Bestuur heeft slechts veertien procent een inkoopdirecteur op het hoogste niveau. Een toename in procurementmanagers op het hoogste niveau is wellicht de volgende stap in de professionalisering van het inkoopvak.