IT-projecten uit de hand gelopen? Schud uw leverancier de hand!

Eind juni bracht het Financieele Dagblad een uitgebreid verhaal over een project bij het Ministerie van Justitie waarbij werd opgemerkt dat een oorspronkelijk budget van 15 miljoen na enkele jaren was opgelopen tot 100 miljoen zonder dat de gewenste resultaten duidelijk waren. Het project was volledig uit de hand gelopen. De vraag is of dit te voorkomen is. Het antwoord daarop is 'ja'.


Helaas komen projecten als deze bij overheid en bedrijfsleven nog te vaak voor. Niet alleen in Nederland, maar in de hele wereld. Vanwege het universele karakter van deze probleemprojecten is het verstandig om te leren van andere landen. In Denemarken heeft bijvoorbeeld de landsadvocaat een nieuwe richtlijn (K03) uitgevaardigd voor IT-projecten. Deze richtlijn geeft aan dat de software van de leverancier moet voldoen aan de ISO-norm 25010 en dat externe partijen deze kwaliteit dienen te meten. Daarnaast kan het project door de opdrachtgever worden stopgezet, wanneer de leverancier herhaaldelijk niet aan zijn verplichtingen voldoet.

In de praktijk blijkt dat het voortborduren op iets wat al fout is gegaan in een eerder stadium vaak niet tot de gewenste resultaten leidt. Daarom loont het om al in het contract vast te leggen dat de opdrachtgever het recht heeft om audits uit te laten voeren. Uiteraard is het dan wel wenselijk dat deze audits door een derde partij uitgevoerd worden die geen belang heeft bij de uitkomst van de audit. Deze partij kan dan bij nieuwbouw, onderhoud en outsourcing het project monitoren zodat zowel opdrachtgever als leverancier weten hoe het project verloopt en waar nodig direct actie kan worden ondernomen. Dit voorkomt escalaties en frustraties van beide kanten.

Ook bij outsourcen zit men spreekwoordelijk namelijk nog vaak ‘met de handen in het haar’. Veel organisaties beginnen aan outsourcen zonder van te voren een vergelijking te hebben gedaan met de eigen organisatie. Zo hebben zij niet in kaart gebracht op welke wijze en tegen welke kosten leveranciers gaan helpen om het beheer of nieuwbouw beter te doen dan de eigen organisatie. Vervolgens verloopt het outsourcen niet volgens verwachting qua kosten en kwaliteit. Dit soort problemen worden voorkomen door aan het begin van een project heldere afspraken te maken tussen opdrachtgever en leverancier(s). Ook hierbij is het van belang dat een neutrale partij vóór de start van het project deze afspraken checkt en vervolgens gedurende het project de bewaking ervan op zich neemt. Zo worden de voortgang en de kosten van het project geborgd

Overigens is het van belang dat het management van de opdrachtgever niet alleen bij het begin, maar ook tijdens het project en bij de afronding betrokken is. Vaak verdwijnt de managementaandacht namelijk al snel na aanvang van een project en ontstaan situaties waarbij men probeert mislukkingen alsnog om te zetten in succes. Dit mislukt vrijwel altijd en leidt tot een onbevredigend resultaat.. Ik ben er absoluut van overtuigd dat een project niet uit de hand hoeft te lopen. Veel problemen zouden voorkomen kunnen worden als er meer kennis wordt gedeeld over best practices bij andere organisaties, zoals de Deense K03-richtlijn. Hierdoor wordt herhaling van dezelfde fouten voorkomen en kunt u met de hand op het hart de hand met de leverancier schudden. Handig!
__________________________________________________________________________________

Onmisbare IT kennis voor financials in Masterclass Finance & IT - 14 PE Uren
Ontdek in deze masterclass hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. 2 topexperts bieden u unieke inzichten, best practices, tips en praktijkervaringen. Volg de tweedaagse masterclass Finance & IT, voorkom veelgemaakte fouten en maak direct het verschil. U kunt zich voor één dag of beide dagen inschrijven. Meld u hier aan.
__________________________________________________________________________________