De klok tikt alsmaar verder en de deadline komt steeds dichterbij. Bij de financieel managers staat februari 2014 waarschijnlijk rood omcirkeld in de agenda's. Want dat is de datum waarop Europa overgaat op het nieuw betalingssysteem SEPA (Single Euro Payments Area).

Het omarmen van dit nieuwe systeem is inmiddels geen discussiepunt meer, maar een noodzaak voor elke organisatie die in de Eurozone opereert. Zij het in eigen land, dan wel grensoverschrijdend. Niet alleen de financiële wereld wordt klaar gestoomd voor deze overgang, maar ook organisaties die te maken hebben met buitenlandse betalingen en zelfs de consument wordt inmiddels voorgelicht met een campagne.

De migratie naar SEPA is niet alleen een hot item omdat de deadline steeds dichter bij komt, maar ook omdat we er steeds bewuster van worden dat een slordige en onvoorbereide migratie veel geld kan kosten. Europese bedrijven lopen het risico om miljarden euro’s te verliezen, doordat simpele betalingsfouten niet meer worden opgelost wanneer SEPA ingevoerd wordt. In een onderzoeksrapport van Experian staat dat een mislukte transactie ongeveer €50 kost voor een organisatie. Dit zorgt voor extra kosten van meer dan €20 miljard per jaar. Een voorbeeld: een organisatie die zaken doet met 100.000 bankrekeningen kan een kostenpost van €600.000 voor zijn kiezen krijgen bij een gemiddelde error rate van één op acht. Dat is ongelofelijk veel!

Het mag dus duidelijk zijn dat de invoering van SEPA serious business is. Maar hoe pak je deze migratie aan en hoe beperk je de financiële risico’s? In de whitepaper van Experian over de verborgen kosten van de SEPA migratie wordt een duidelijk stappenplan beschreven om het risico op kostenposten door deze migratie te verkleinen binneneen organisatie. Experian weet door dit onderzoek als geen ander dat een goede en gezamenlijke aanpak de kosten flink kan reduceren.  Er zijn vijf belangrijke en essentiële stappen:

- Identificeer systemen binnen uw organisatie die te maken hebben met binnenlandse en Europese betalingsgegevens;
- Beoordeel het volume en de dekking van landen waar je zaken mee doet;
- Bespreek de SEPA-betalingsmogelijkheden met een bankpartner;
- Analyseer je data op fouten en zorg dat de goede data wordt omgezet;
- Verwerk de foute data en neem contact op met klanten en leveranciers.

Dit stappenplan duurt van begin tot eind ongeveer zes maanden. Daarbij is het belangrijk om ook in het achterhoofd te houden dat er beperkte middelen zijn die u kunnen helpen met de migratie. Om er voor te zorgen dat uw organisatie beslagen ten ijs komt in de februarimaand van 2014 is het belangrijk om nu snel te beginnen aan de overstap naar een uniform betalingslandschap. Want ook hier geldt hoe eerder u begint, hoe beter u bent voorbereid. Uw agenda zal er dan ook een stuk minder dreigend uit zien.

Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen hierin. Zijn jullie inmiddels al begonnen aan de voorbereidingen? Zo ja, hoe? En waar lopen jullie tegenaan?

Jonathan Williams
Director of Strategic Development of Experian