Ilse de Graaff over de inhaalslag bij Rituals

Rituals Cosmetics heeft de automatisering van Accounting en Compliance gerealiseerd door alle procedures in één proces, vanaf het hoofdkantoor. Hoe werkt d

“Een grote stap,” zegt Ilse de Graaff, directeur Accounting en Compliance van Rituals, “een soort aardverschuiving. Het vergt nogal wat van mensen. We hebben kennis vergaard door training on the job; niet vanzelfsprekend dingen door IT’ers laten doen, maar uitgelegd krijgen hoe wíj zaken kunnen oplossen. Zelfredzaamheid. Snap wat je doet en waarom je het zo doet.”

Ilse de Graaff is genomineerd voor de Leadership in Finance Award 2018 (voorheen Controller of the Year Award). Op 18 april wordt de winnaar bekend gemaakt. Wie zijn de andere genomineerden?

De directeur Accounting en Compliance heeft haar afdeling mee laten groeien met heel Rituals en tegelijkertijd een inhaalslag gemaakt met de professionalisering. Die grote stappen waren absolute vereiste ook. Met inmiddels meer dan 50.000 facturen per jaar. Van de tussenstappen in Excel wil Ilse de Graaff helemaal af. Want elke stap betekent ook telkens weer een risico op het maken van fouten. Dankzij de automatisering is het inzicht in de cashflow sterk verbeterd, van cruciaal belang voor een bedrijf dat veel in winkels en klantbeleving investeert.

Warme belangstelling

“Oprechte interesse in klant en product, dat enthousiasme van het personeel in onze vestigingen is één van de pijlers van het Rituals-succes”, zegt De Graaff. “Ik kom weleens in winkels waar ze ook zo’n formule van warme belangstelling nastreven, claimen. Maar voel dan toch vaak dat het gespeeld is. Bij Rituals is het écht.”

Een software tool zorgt er bij accounting voor dat bankboekingen automatisch plaatsvinden. “Facturen lezen we in met slimme software. Expenses worden middels een app ingelezen in het systeem. Mensen hebben zo tijd voor andere dingen. Want we willen de talenten van onze hoogopgeleiden natuurlijk optimaal benutten.”

Geen moment heimwee

Het sprookje dat Rituals heet, duurt al achttien jaar voort. Van een zaak met vijf personeelsleden in de Kalverstraat tot een wereldwijd opererend lifestyle merk met bijna 650 winkels en 1800 shop-in-shops in 27 landen. Ilse de Graaff verruilde KPMG in 2015 voor Rituals. Heimwee naar vroeger heeft ze geen moment gehad. De wens om in een onderneming te werken, is er altijd al geweest.

“Rituals past helemaal in de  tijdsgeest van nu,” zegt de Director Accounting and Compliance. “Ontspanning, geurkaarsen in je huis, innovatief. Elk jaar komen we met nieuwe producten. Als die tijdens launches aan winkelmanagers worden geïntroduceerd, merken we aan hun enthousiasme al dat het een succes wordt.”

Combinatie van meer data is voor Rituals de toekomst. Op het gebied van belasting innen ziet Ilse de Graaff ontwikkelingen en mogelijke administratieve verlichting. “Want als de fiscus direct btw afroomt en aangifte niet langer meer noodzaak is, scheelt dat veel administratie en dus tijd.”

Over vijf jaar is rituals een echte wereldspeler, verwacht De Graaff. “Dit is een bedrijf van ondernemers, een organisatie van zakenlui, hier is echt iets neergezet. Pragmatisch, open voor veranderingen, efficiënt.”