Robotics succesvol inzetten? Standaard processen, goede automatiseringsstrategie, draagvlak in organisatie, en Redwood.

Robotics levert een belangrijke bijdrage aan het optimaliseren van de financiële functie. Het is zelfs zo dat activiteiten die ondergebracht zijn in een financial shared service center in grote mate kunnen worden geautomatiseerd. Hiervoor moet wel aan enkele voorwaarden worden voldaan, blijkt uit de praktijk bij Ashland.

Door Arnold Bosgoed, Finance Director EMEA Ashland, en Jacco van Tatenhove, salesmanager Benelux & Nordics Redwood Software.

Het Amerikaanse Ashland heeft in de afgelopen 10 jaar een transformatie doorgemaakt van een breed georiënteerd chemiebedrijf met vele divisies naar een gespecialiseerd fijnchemiebedrijf met een jaaromzet van rond de 2,5 miljard dollar. Tegelijkertijd werden ondersteunende afdelingen op de schop genomen; zo werd het shared business center vanuit Nederland elders ondergebracht, voornamelijk in India. Dit bracht efficiencyverbeteringen met zich mee, maar leverde ook risico's op - zo kan door het hogere personeelsverloop de continuïteit van de activiteiten binnen finance onder druk komen te staan.

Robotics software kan dergelijke risico's grotendeels beperken. Indachtig de 80/20-regel kun je stellen dat de 80 procent van de financiële processen routinematig is, en dus makkelijk kan worden geautomatiseerd. De overige 20 procent bestaat uit analyse-activiteiten, waar je eerder menselijke denk- en interpretatievermogen voor nodig hebt dan processorkracht - al zal die 20 procent met de opkomst van kunstmatige intelligentie op termijn vermoedelijk ook afkalven. Maar binnen Ashland is dat nog niet het geval: in de afgelopen twee jaar heeft het bedrijf de robotics oplossing van Redwood uitsluitend ingezet in om de financiële processen verder te stroomlijnen.

Finance als voorbeeld

Waarom is Finance als eerste afdeling gekozen? Simpel: omdat daar veel terugkerende, repetitieve handelingen zijn. Denk aan maandelijks terugkerende boekingen en berekeningen en de maandafsluiting zelf. Allemaal zaken die vrij makkelijk te automatiseren zijn. De documentatie (denk aan logs waaruit blijkt wat er precies is geboekt en berekend) zorgt ervoor dat de activiteiten die automatisch zijn uitgevoerd ook makkelijk controleerbaar zijn. Een 'audit trail', met andere woorden, precies zoals dat moet volgens de strenge Amerikaanse wet Sarbanes-Oxley.

Finance, waar vele 'quick wins' te behalen vallen, kan al met al een voorbeeldfunctie vervullen. In de toekomst kunnen dan andere afdelingen worden aangepakt en nieuwe toepassingen worden geïmplementeerd, denk aan toepassingen op HR-gebied (onboarding en offboarding, bijvoorbeeld). Mogelijk zullen de geautomatiseerde processen de routinematige activiteiten die nu nog in het shared business center in India plaatsvinden zelfs helemaal vervangen. De robot kan er dan voor zorgen dat de medewerkers hun focus op meer analytische werkzaamheden kunnen verleggen.   

Liever een robot

De voordelen van robotics zijn evident: de processen worden accurater uitgevoerd in minder tijd. Een robot - lees: een laag software bovenop het ERP-systeem - maakt nu eenmaal minder fouten dan een mens. Bovendien wordt subjectiviteit uitgebannen. Denk bijvoorbeeld aan de berekening van een bonus. Die kan van land tot land verschillen, en daarbinnen van medewerker tot medewerker. Door het proces van het berekenen te automatiseren, vindt ook standaardisatie plaats in de processen en wordt de kwaliteit van de data verhoogd - er komt één methode van berekenen, en het wordt onomstotelijk duidelijk op welke bonus iemand recht heeft.

En dan is een robot ook nog eens onvermoeibaar, werkt desgewenst 24 uur en 7 dagen per week door. Zo wordt mensen monotoon werk uit handen genomen, waardoor ze zich op andere zaken kunnen richten zoals het maken van financiële analyses. Hoe meer processen worden geautomatiseerd, hoe groter de voordelen aangezien de robots tegen steeds lagere marginale kosten enorme hoeveelheden transacties kunnen verwerken.

Plan van aanpak

Binnen Ashland zijn in de afgelopen twee jaar een kleine 70 processen geïdentificeerd. Het betreft voornamelijk processen om boekingen te maken in het grootboek. Deze rechttoe rechtaan processen zijn makkelijk te automatiseren, wat een eerste reden is waarom juist hiervoor is gekozen. Daarnaast zijn het ook processen waarvan iedereen die ook maar enigszins met de maandafsluiting betrokken is zal inzien dat ze makkelijk kunnen worden geautomatiseerd, met alle voordelen van dien.

Kortom: als voldaan wordt aan drie belangrijke voorwaarden - te weten gestandaardiseerde processen, een goede automatiseringsstrategie en draagvlak in de organisatie - dan kan men Redwood Robotics succesvol inzetten. Daarnaast is het uiteraard van groot belang dat de IT-afdeling betrokken is bij het project en ondersteunt (alleen al om de systeemconfiguratie, beveiligingsmaatregelen en toegangsrechten vast te stellen).

Is dit allemaal geregeld, dan kan aan het eigenlijke project worden begonnen en kan het snel gaan. Onze ervaring is dat het beste bereikt wordt met een enthousiaste, toegewijde projectgroep van drie of vier mensen onder leiding van een coach (in het geval van Ashland een consultant van Redwood). Binnen die projectgroep is een financieel onderlegde medewerker de aangewezen persoon om de processen die moeten worden geautomatiseerd te ontwerpen. Vervolgens kan hij, al dan niet in samenwerking met een gespecialiseerde robot engineer, de software-robot bouwen die hij in zijn hoofd heeft. Hoe dan ook: Finance bepaalt welke processen de robot op zich kan nemen.