Hoe krijg je grip op verbonden partijen?

Nieuwe methode om tijdig te signaleren hoe ernstig de situatie is: risicogestuurd grip.

Een serie blogs over succesmanagement.

Veel organisaties in het publieke domein zoals gemeenten en provincies hebben deelnemingen in bedrijven (bijvoorbeeld afvalverwerkingsbedrijf, sociaal werkbedrijf) of hebben een relatie met een zogeheten verbonden partij (bijvoorbeeld bibliotheek, schouwburg) die een financiële bijdrage of subsidie ontvangt.

Door Geert Haisma. Hij is directeur Fully in Control en al 25 jaar gericht op nieuwe ontwikkelingen die doelbereiking effectief en succesvol kunnen maken. Hij is verbonden aan Universiteit Twente en moderator van de public peer group van het Controllers Netwerk.

Veel gemeenten worstelen ermee echt grip te krijgen op deze verbonden partijen. Pas na het opstellen van de jaarrekening is vaak echt duidelijk wat het financiële resultaat is bij de verschillende partijen, en als dit negatief is valt er niet zoveel meer te doen. Een gemeente kan meestal niet anders dan het tekort bijpassen, want een bibliotheek, schouwburg, afvalverwerker of veiligheidsregio laat je niet zomaar failliet gaan. Er is immers ook een wettelijke plicht of een maatschappelijk belang.

Nu, in de coronacrisis, is het voor de verbonden partijen ook een moeilijke tijd. Dit jaar zullen er veel minder bezoekers komen in bijvoorbeeld schouwburg of theater. Ook diverse sportverenigingen, die subsidie krijgen, hebben het zwaar en stevenen af op een negatief resultaat.

Hoe kun je nu tijdig signaleren hoe ernstig de situatie is om vervolgens met een partij in gesprek te gaan over oplossingsrichtingen? Allemaal om te voorkomen dat er bij het opmaken van de jaarrekening over 2020 grote verrassingen naar voren komen.

Slimme vragenlijsten

Om eenvoudig een goed beeld te krijgen van een verbonden partij, deelneming of belangrijke leverancier (die kunnen ook in de problemen komen), is de afgelopen maanden in samenwerking met enkele gemeenten een nieuwe methode ontwikkeld waarmee via slimme vragenlijsten snel in kaart kan worden gebracht hoe groot het risico van een negatief financieel resultaat van een verbonden partij is. Met behulp van deze slimme vragenlijsten worden de stuurvariabelen in het ontwikkelde model bepaald. Per partij kan vervolgens een rapportage worden gegenereerd om concreet het gesprek aan te gaan. De gedachte achter de slimme vragenlijsten is om met zo min mogelijk inspanning en beschikbare data een goed en betrouwbaar beeld te krijgen.

Stuurvariabelen en normen

Startpunt van de methode is het ontwikkelde model met stuurvariabelen dat een goed beeld geeft van het functioneren van een partij. In dit model wordt gebruik gemaakt van vijf stuurvariabelen die samen een totaalbeeld geven van de situatie. De variabelen die worden gebruikt zijn:

  • Een balansvariabele als indicator voor de financiële buffer (solvabiliteit)
  • Een variabele voor liquiditeit (is er de komende maanden genoeg geld?)
  • Een variabele die iets zegt over het operationele resultaat
  • Een variabele die iets zegt over de productie (output)
  • Een variabele die iets zegt over de risico’s van de desbetreffende partij

Aan de hand van een aantal geselecteerde standaardrisico's over thema's als fraude, fiscaliteit, pensioen, personeel, productie, productiviteit, cybersecurity, etc kan de ratio van het risicoprofiel per verbonden partij worden bepaald.

Voor iedere stuurvariabele is een signaleringswaarde bepaalt die als ondergrens geldt. Deze signaleringswaardes worden in onderstaande tabel weergegeven.

Risicogestuurde aanpak

De waardes van de variabelen kunnen in klassen worden ingedeeld waaraan punten worden toegekend tussen 0 en 5 punten per variabele, waarbij 5 punten heel slecht is. Deze punten kunnen met elkaar - al dan niet gewogen - optellen tot een totaalscore van 25 punten, dat staat voor hoog risico.

Verbonden partijen, deelnemingen en leveranciers kunnen op basis van deze risicoscore worden ingedeeld in klassen volgens bovenstaande tabel zodat risicogestuurd actie kan worden ondernomen. Risicogestuurde actie richt de aandacht op die partijen waar de grootste problemen zijn te verwachten. Ook ontstaat alvast een beeld van de mogelijke negatieve financiële resultaten zodat hierop kan worden geanticipeerd en niet leidt tot een verrassing bij de jaarrekening.

Alle blogs van Geert Haisma voor u op een rij gezet.

(foto: Pexels, Pixabay)