Hoe blijf je écht in control?

Een serie blogs over business planning tijdens crises.

Mede in het licht van de coronapandemie, de aankomende Brexit, en macro-economische ontwikkelingen, is bijsturing op continue basis nodig in plaats van periodiek op vastgestelde momenten. Je wil doelstellingen, targets, prognoses en operationele plannen vaker actualiseren en over een korte horizon. Alleen dan blijven ze relevant en realistisch: dat is continuous planning.

Door Patrick Tullemans en Eelco Bilstra. Tullemans is expert in business planning en control. Bilstra adviseert financiële functies op weg naar high performance.

Operationele afstemming

Continuous planning is op strategisch, tactisch en operationeel niveau aan de orde. Afstemming van operationele plannen zal in de huidige context minimaal maandelijks, wekelijks en soms zelfs dagelijks plaatsvinden. En dat op efficiënte wijze, met robuuste data.

Hoe borg je dat, hoe pak je dat aan? Hier volgen 5 aanbevelingen, die met name interessant zijn voor bedrijven met een fysieke goederenbeweging.

1. Sense of urgency

Natuurlijk is continue afstemming van drivers en operationele plannen processen nu relevant. Maar dat is nog geen reden om ermee aan de slag te gaan. Er moet een ‘sense of urgency’ zijn zodat planning en forecasting op de management agenda komt. Denk aan oplopende levertijden, lagere servicegraad en klanttevredenheid of toegenomen risico’s op incourante voorraden. Deze ‘waarom’ helpt om je partners in business binnen Verkoop, Marketing, Logistiek aan één tafel te krijgen.

2. Bepaal de operationele drivers

Een operationeel plan bevat de data en toekomstinformatie over business drivers. Denk bijvoorbeeld aan het voorspelde verkoopvolume afgeleid van ontwikkelingen van marktaandelen in het verkoopplan, capaciteit- en materiaalrestricties volgens het logistiek plan enzovoorts. De onderstaande tabel illustreert de drivers en het eigenaarschap over operationele plannen van een bedrijf in de Fast Moving Consumer Goods sector. Hiermee maak je voor jezelf en de organisatie inzichtelijk wie aan het planproces moet bijdragen.

3. Organiseer het planproces rondom beslissingen

Continuous planning moet sneller en dus efficiënter. En daarnaast wil je functies zoals verkoop, marketing, logistiek en controlling alignen rondom de gezamenlijke business doelstellingen. Deze alignment bereik je door het planproces zo in te richten dat de essentiële planningsbeslissingen op tijd genomen worden. Daar pas je de planning kalender en management informatievoorziening op aan.

Deze planningsbeslissingen verschillen overigens per bedrijfstak. In de procesindustrie is het optimaal benutten van productiecapaciteit en het zo winstgevend mogelijk alloceren van de vraag essentieel. In de Fast Moving Consumer Goods-industrie is het opzetten van effectieve promoties, het tijdig reageren op verandering in klantgedrag en het verkorten van de time-to-market van producten vitaal.

De valkuil is dat je een planproces zo inricht dat je in één proces alle bovenstaande topics wilt behandelen. Planning op de korte termijn is veel gedetailleerder dan planning voor de lange termijn. Het gaat erom dat de juiste informatie beschikbaar komt op het detailniveau dat de relevante beslissing op dat moment en over die horizon ondersteunt. Definieer deze beslissingen en haal dan de juiste mensen erbij.

4. Heldere rollen en taken

Alle stappen in de operationele planning worden uitgewerkt en gevolgd aan de hand van een gedefinieerde kalender. Net als voor de budgetcyclus of de financiële forecast. Rollen en verantwoordelijkheden in de cyclus kun je beschrijven in de vorm van een zwembaandiagram (swimlane). Dit is een stroomdiagram dat in kaart brengt wie wat doet in een proces.

5. Focus op korte termijn, borg middellange termijn

Stel, je hebt een gestructureerd proces waarin je de korte termijn kunt managen. Een valkuil is het ontstaan van een eenzijdige focus op de ultrakorte termijn waarbij de waan van de dag overheerst. Bedenk dat aandacht voor de (middel-)lange nodig blijft. De volgende crisis of “zwarte zwaan” kan zich zomaar aandienen. Dit kun je voorkomen zoals aangegeven door het planproces op te zetten rondom beslissingen. Breng de mensen aan tafel met de informatie die nodig is om die beslissingen te nemen en uit te voeren.

De blogs in deze serie:

• Continuous planning in crisistijd
• Van rolling forecasting naar continuous planning
• Hoe blijf je écht in control?

(foto: Gustavo Campos, Unsplash)