Benader de business vanuit interesse en laat je niet langer wegstoppen in het hokje ‘administratie’

Een serie blogs over de toekomst van de finance professional.

Meer dan een vijfde van de totale coronasteun vanuit de overheid gaat naar ondernemers die vorig jaar meer omzet behaalden dan het jaar daarvoor, las ik op NOS.nl. Het zegt veel over hoe de rol van de finance professional verandert. Traditionele budgetterings- en prognose-instrumenten werken namelijk niet tijdens een onzekere periode als een pandemie. En die steun vanuit de overheid aan bedrijven is natuurlijk hartstikke mooi. Maar ja, een gedeelte van dat geld moet je op een gegeven moment wel weer terugbetalen en dat kan voor menig bedrijf tot grote problemen leiden.

Dat er zoveel bedrijven op zoek gingen naar regelingen die de overheid aanbood, was volstrekt logisch. Ze deden immers aan risicomijding. Bij veel bedrijven leefde niet bepaald de verwachting dat ze in 2020 een omzetstijging zouden behalen. In de IMA & ACCA Global Economic Conditions Survey zagen we zelfs dat in het eerste kwartaal van 2020 het ondernemersvertrouwen een historisch dieptepunt had bereikt.

Omzetstijging is geen winst
Zo realiseerden sommige bedrijven in de afgelopen periode misschien een omzetstijging, maar dat is geen winststijging. Deze nuance mis ik weleens in de media. Vooral sectoren als de horeca en cultuur leden gigantische verliezen. Een omzetstijging realiseren als organisatie en het verdienmodel aanpassen naar de omstandigheden van de pandemie vraagt vaak om investeren. Als dat ten koste gaat van het terugbetalen van je steun, heb je een probleem, kunnen we lezen in het meinummer van Strategic Finance.

Waar een groot bedrijf zal investeren in research en development, zal een klein horecabedrijf misschien extra stoelen kopen, het terras uitbreiden of e-bikes dan wel scooters aanschaffen om maaltijden te bezorgen. Met dergelijke aanpassingen die kunnen leiden tot een omzetstijging verandert zo’n ondernemer het hele businessmodel. Het is dan nog maar de vraag of deze aanpassingen ook winstgevend zijn.

Hier wacht een schone taak voor de finance professional. Die moet vooral in staat zijn om kritische feedback te geven richting ondernemers die van nature toch vaak wat positiever zijn ingesteld. Vergeet niet dat er vaak ook sprake is van uitgestelde belastingbetaling over vier jaar. Daarmee bouw je als ondernemer enorme schulden op. Hoe ga je die bedragen allemaal terugbetalen? Kun je dat eigenlijk wel? En ten koste van wat?

Scenario’s en forecast
Tip: werk met het formuleren van verschillende scenario’s zoals ook banken doen, onder andere via stresstests. En gebruik een rolling forecast. Dus in plaats van een jaar vooruit te plannen met een budget werk je met een forecast die verder gaat dan alleen een boekjaar. Door deze forecast elke maand naast huidige trends te leggen en aan te passen waar nodig kun je op maat flexibel zijn.

Ook is er steeds meer vraag naar een nieuwe manier van budgetteren: de wereld van VUCA (Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous). Daarin komt het – zeker in het huidige tijdperk - aan op het gegeven dat je eigenlijk geen budget meer kunt maken. Alles verandert constant. Toen de COVID-19-crisis vorig jaar maart uitbrak, gooiden veel organisaties hun budgetten massaal uit het raam: ‘Die omzet gaan we sowieso niet meer halen.’ Dat kan dus echt niet meer.

Het werken met scenario’s vraagt veel van een finance professional. Welke resources zijn er nodig en wat zijn de kosten? Daar moet je constant bovenop zitten. Dat vraagt om flexibiliteit. En dat is doodeng, vooral voor een old school finance professional. De vertrouwde controllingfunctie, waarbij het neerkwam op invuloefeningen, verdwijnt. Maar tegenwoordig komt het steeds meer aan op het inspelen op trends die eigenlijk niet te voorzien zijn.

Geef toe: een aantal jaar geleden pakte je als finance specialist de Excelsheet met budgetten van het voorgaande jaar erbij, verhoogde of verlaagde die dan een beetje en daarna ging je weer vrolijk een jaar verder. Dat kan nu niet meer. Finance wordt steeds meer een businesspartner.

Sturen op cash
Die ommekeer maken valt niet altijd mee, vooral voor finance professionals van de wat kleinere bedrijven. Die spelen vaak een traditionelere rol. Binnen die hoek wordt er nog heel vaak op omzet en winst gestuurd. Maar je moet juist op cash sturen. Het is leuk om aan het einde van een jaar winst te maken, maar winst hoeft niet per se op je bankrekening te staan. Cash wel.

Laat je dus als finance professional niet langer wegstoppen in het hokje ‘administratie’. Treed binnen een onderneming op de voorgrond, zodat je echt bij de business betrokken raakt. Doe dit vanuit interesse, benader mensen niet alleen als er problemen zijn. En ja, ik weet ook dat ze vanuit de business vaak denken: ‘Laten we maar niet de mensen van de finance afdeling uitnodigen, want dan krijg je van die vervelende vragen’. Maar die zogenaamde ‘vervelende vragen’ kunnen wel tot heel mooie dingen leiden.

Zo moet ik denken aan de organisatie waar een van onze Nederlandse CMA’s voor werkt in de Verenigde Staten. Ze waren in onderhandeling met de overheid over een groot infrastructuurproject en de finance professional wilde graag mee naar de meeting met lokale wethouders. En dat betaalde zich uit. Dankzij de aanwezigheid van die finance professional konden er veel meer vragen direct worden beantwoord dan sales normaal had kunnen doen. De deal kwam rond. Dankzij het flexibele samenspel tussen finance en sales.

Alain Mulder is Senior Director Europe Operations bij IMA, de wereldwijde vereniging van finance professionals. Ook is hij verantwoordelijk voor de Europese groei van het Certified Management Accountant-programma.