Het Stockholm Syndroom van Excel: we worden gegijzeld en houden het graag nog even zo...

Iedereen kent het, iedereen gebruikt het op zijn of haar manier, ieder zichzelf respecterend bedrijf maakt er gebruik van en eigenlijk vind je het overal terug waar ook maar iets berekend moet worden. Onze grote steun en toeverlaat: Microsoft Excel. Geboren in 1982 onder de naam Multiplan, waarna het in 1985 omgedoopt werd tot Excel. Het was een verfrissende, nieuwe speler op de markt en concurrent van de marktleider van dat moment: Lotus 1-2-3.

Door David Busby

Waar Excel ooit begon als een uit de kluiten gewassen rekenmachine groeide het al snel uit tot een krachtige rekentool. In 1999 werden draaitabellen geïntroduceerd, een functionaliteit die nu niet meer weg te denken is bij het bewerken van grote datasets. Pas sinds 2007 is het mogelijk om écht grote datasets te beheersen. Halve maatregelen werden niet genomen: Excel ging van 65.536 regels naar 1.048.576 regels en 16.384 rijen, wat neerkomt op meer dan 17 miljard cellen.

Waar mensen werken…

De mogelijkheden namen toe en zo werd door de jaren heen ook de intensiteit van Excel binnen organisaties verhoogd. Van managementrapportages tot complete administraties, ik heb het allemaal gezien in Excel. Overal en binnen iedere afdeling van een organisatie is Excel dé tool waarmee dagelijkse beslissingen worden gemaakt. Ga maar eens bij jezelf na, is het in jouw situatie of de organisatie waarvoor jij werkt anders? Grote kans van niet.

En eigenlijk is dat gek. Excel is geen volautomatisch systeem dat foutloos dagelijks informatie produceert, verwerkt en rapporteert. Integendeel: dit doen wij zelf met de hand en met alle goede bedoelingen van dien. Maar Excel blijft mensenwerk en zodoende kunnen er fouten worden gemaakt. En in grote verscheidenheid ook: typefouten, interpretatiefouten, formulefouten, rondrekenfouten, verwijzingsfouten, link fouten, koppelingsfouten, macro- en programmeringsfouten, opmaakfouten... En toch vertrouwen we onze ondernemingen volledig toe aan dit rekenwonder. Is dat wel zo slim? Misschien niet. Maar we doen het wel. En de reden hiervoor kan worden gezocht bij het alternatief voor Excel: Enterprise Resource Planning.

Het alternatief

ERP dus. Vele mensen noemen dit ook wel het “boekhoudpakket”. Maar ERP is tegenwoordig allang niet meer alleen voor de boekhouders, het is in staat complete bedrijfsvoeringen te beheersen, administreren en controleren. De meeste ERP-systemen kunnen ook zeer goed rekenen. Misschien wel beter en zorgvuldiger dan Excel, puur en alleen omdat er geen mensen betrokken zijn bij de berekening. 
__________________________________________________________________________________
Ontdek meer verbluffende en eenvoudige mogelijkheden van Excel:
__________________________________________________________________________________
 
Tegenwoordig is het aandeel van ERP binnen een organisatie een stuk groter dan tien jaar geleden. Er zijn talloze gerenommeerde ERP-merken die voor ieder soort business en bedrijfsvoering geschikt zijn. Of je nu een eenmanszaak bent of een multinational, ERP kan het allemaal.

Betekent dit dat het einde van Excel nabij is? Nooit. We zullen altijd Excel erop naslaan als we iets willen uitzoeken, samenvatten of net op een andere manier willen weergeven. Excel heeft ons in de greep. Kunnen we dan echt niet zonder? Ik denk van niet. Het is het Stockholm syndroom: diep in ons binnenste weten we dat we gegijzeld zijn, maar we willen niet van onze gijzelnemer af.

Lekker zelf knutselen

Excel geeft een gevoel van vrijheid dat een ERP systeem je niet kan geven. Tijdens een ERP-optimalisatie die ik geleid heb, was ook precies dat het grote verwijt. Een ERP systeem is niet flexibel, het blijft in hokjes denken en aanpassingen zijn vaak niet mogelijk. Zelfs als het gaat om een rapportage of weergave. Aanpassingen kunnen alleen aan gedaan worden door een select gezelschap dat daar de rechten toe heeft. Bij Excel kun je lekker zelf sleutelen, kolommen schuiven en regels toevoegen. Het doet precies wat jij zegt, rekent het uit zoals jij dat wilt en zal nooit moeilijke vragen stellen.

Geen enkel ERP systeem kan tegen deze dynamiek op. De waarde van ERP heeft zich inmiddels wel bewezen, steeds meer ondernemingen rollen ERP verder uit. Een goede ontwikkeling, het draagt bij aan een meer solide en gecontroleerde omgeving waar minder fouten gemaakt worden, fraude beperkt wordt en weloverwogen besluiten worden genomen. Maar als wij de kans krijgen om een dump te krijgen uit ons zeer gerespecteerde ERP-systeem, dan zullen we altijd onze grote vriend Excel vragen hoe het nu echt zit.

Versterking van de greep

Je kan veel zeggen over het grote, logge Microsoft, maar binnen Excel staan de ontwikkelingen zeker niet stil. Het luistert naar hun gebruikers, met als grootste voorbeeld dat Excel nu meer dan een miljoen regels aankan. Maar het wordt nog mooier. Want de nog te lanceren versie van Office 2016 wordt mogelijk een alternatief op dure Business Intelligence tools waarmee iedereen nu de Big Data van de organisatie aan het analyseren is.

Zo komen er een zestal nieuwe grafieksoorten bij, waaronder (eindelijk) de waterval en een treemap. Query’s draaien vanuit een externe database is nu volledig geïntegreerd in Excel. Het zal je nu op basis van je historie helpen met de toekomst te voorspellen met ‘one click forecasting’. Kan het nog uitgebreider? Jawel, ook de draaitabel krijgt nieuwe functionaliteiten zoals het automatisch herkennen van relaties tussen waarden, het handiger groeperen van tijd (per maand, kwartaal of jaar) en een zoekfunctie binnen een draaitabel naar de juiste veldnaam uit je te grote bestand in de bron data sheet. Het down-drillen van gegevens wordt gemakkelijker en tot slot wordt het publiceren van rapportages sterk verbeterd. In plaats van een platte rapportage kun je  ze straks delen en publiceren als interactieve rapporten en dashboards.

Het ziet ernaar uit dat Excel er wederom in slaagt vriend, vijand en mijzelf te verrassen. In mijn ogen zijn de laatst genoemde vernieuwingen nuttig en goed om erbij te hebben. En het geeft de gebruiker nog meer creatieve vrijheid. Het Excel tijdperk is dus nog lang niet voorbij, sterker nog: ze versterkt haar greep. En die fouten die er af en toe in sluipen, ach, die nemen we voor lief.

Excel, wij houden van jou.

David Busby is Project Consultant bij TriFinance