Organisaties spenderen ontelbare uren per jaar aan het maken van gedetaileerde plannen, prognoses en rapporten. Het is daarbij ontzettend belangrijk dat de gebruikte informatie actueel en correct is en dat deze makkelijk kan worden aangepast als marktomstandigheden wijzigen. De meeste bedrijven gebruiken hiervoor echter meestal spreadsheets. Hoewel het een nuttige en populaire tool is, zijn spreadsheets weinig geschikt voor een organisatiebrede planning of performance management. Er treden vaak fouten op. Hoe groter de spreadsheet, hoe groter de kans dat een kleine fout grote gevolgen kan hebben en de organisatie kan blootstellen aan significante risico's.

Uit onderzoek is gebleken dat 88% van de spreadsheets fouten bevatten - en zelfs ervaren 'power users' zijn niet immuun.

Drie soorten fouten treden meestal op in spreadsheet-modellen. Een mechanische fout, een logische fout of een fout omdat iets is weggelaten. Een mechanische fout ontstaat door een typefout, fouten als gevolgen van knippen en plakken of andere simpele handmatige fouten. Een logische fout ontstaat wanneer een ongeschikt algoritme wordt gebruikt of incorrecte formules worden gebruikt. Een fout door iets weg te laten, treedt op wanneer essentiële onderdelen in het geheel niet worden ingevoerd.

Afgezien van deze meer voor de hand liggende fouten, hebben spreadsheets ook nog andere beperkingen en nadelen, vooral wanneer organisaties ze gaan inzetten voor grootschalig performance management. Zo kan een beperkte standaardisatie in het planningsproces leiden tot tijdsverspilling. Een ander risico is dat een gebrek aan data integriteit en transparantie als gevolg kan hebben dat er verschillende interpretaties van de werkelijkheid ontstaan. Daarnaast kan een gebrek aan samenwerking ertoe leiden dat inzichten uit de frontlinie van de organisatie niet worden meegenomen. Een te trage dataverzameling en validatie kan dan weer een belemmering zijn voor het snel kunnen reageren op veranderingen. En tenslotte zijn spreadsheets bovendien ook moeizaam te onderhouden.

Wat als u fouten kon minimaliseren en toch de waarde van uw spreadsheets kon behouden? Lees onze whitepaper en ontdek hoe u uw planningsproces kunt stroomlijnen en automatiseren, hoe u een enkele versie van de waarheid kunt garanderen en data real-time kunt reviewen en analyseren, en hoe u optimaal kunt samenwerken en fouten en verwarring kunt voorkomen.