Innovatie binnen de financiële functie speelt een steeds grotere rol bij CWI. 'Er wordt een beroep gedaan op het vermogen om een draagvlak voor nieuwe werkwijzen te creëren', legt Directeur Financiën, Planning & Control Harry Jansen uit. Met de implementatie van smartscanning van facturen, werd een efficiency van 12 fte bereikt.

'Het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI) maakt altijd al een afweging tussen de eisen die governance stelt en de kosten of inefficiëncy die dat veroorzaakt. In deze discussie is enige tijd geleden al aangegeven dat de governance-eisen doorslaan en er een keuze gemaakt moet worden tussen de kosten van het nastreven van goede governance en het effectief efficient of inefficiënt kunnen uitvoeren van een taak.'

Volgens Harry Jansen, directeur Financiën, Planning & Control bij het CWI zal deze discussie nog wel enige tijd aanhouden.
De financiële administratie binnen het CWI kent momenteel nog een centraal en een decentraal georganiseerd deel. In de huidige bezetting werken er 38 fte in de financiële functie. 'Twee jaar geleden bedroeg dat aantal nog 51 fte en naar verwachting zal de afdeling in 2009 uit slechts 25 fte bestaan.'

De financiële functie bij het CWI is de afgelopen jaren aan veel veranderingen onderhevig. 'De functie is van een puur registratieve naar een innoverende functie gegaan. Het streven naar efficiency heeft de financiële functie uitgedaagd om over de grenzen van het eigen vakgebied heen te werken en de directeuren Facilitaire Zaken en HRM te motiveren om de mogelijkheden van het ERP-systeem ten volle te benutten.

Daarnaast is de financial steeds meer sparringpartner geworden van alle budgethouders. Niet alleen in het nastreven van de juiste procedures, die nodig zijn om zowel rechtmatig als kosteneffectief te kunnen zijn, maar ook in het zoeken naar budgettaire oplossingen.'

Jansen: 'De uitspraak "Nee, daar is financieel geen ruimte voor" komt binnen de afdeling Finance & Control slechts bij hoge uitzondering voor, wanneer er een nieuw project van start gaat om de dienstverlening voor de werkzoekenden te verbeteren of te intensiveren.'

IT- en procesgedreven functie
'Managers verwachten van de financiële functie nog steeds een tijdige, volledige en betrouwbare financiële administratie, zodat zij kunnen steunen op de informatie uit de administratie. Managers willen niet belemmerd worden door financieel administratieve procedures en verwachten daarnaast ondersteuning en financieel advies bij de uitvoering van projecten', gaat Jansen verder.

'Door alle innovaties wordt een beroep gedaan op het vermogen tot het creëren van een draagvlak voor nieuwe werkwijzen en de daaruit voortvloeiende personele consequenties. Daarnaast worden er steeds meer 'coachende' vaardigheden vereist om de managers optimaal rendement te laten halen uit de beschikbare budgettaire ruimte.'

Volgens de directeur Financiën, Planning & Control van het CWI zou de financiële functie zich steeds meer moeten ontwikkelen tot een IT- en procesgedreven functie. 'De moderne automatisering zal de van oudsher registratieve taken veranderen. Waar in het nabije verleden nog veel data-entry werk op de afdeling zelf werd gedaan, zal het werk steeds meer elementen van processturing gaan omvatten.'

Ook de communicatie naar budgethouders zal een steeds belangrijkere plek in gaan nemen. 'De komende jaren zal de focus liggen op het voorkomen van redundantie van gegevens vastleggingen in de totale keten van bestellen tot betalen en dat over de verschillende partijen heen. Daarnaast is scholing van personeel ook erg belangrijk. Er is steeds meer vraag naar begrip van processen in plaats van journaalposten.'

Procurement to Pay
Binnen het CWI is, onder leiding van Jansen, hard gewerkt aan 'Procurement to Pay'. Als eerste stap is binnen het CWI e-Procurement geïmplementeerd. 'We zijn gestart met drie catalogi. Momenteel worden bijna alle standaardgoederen en diensten via e-Procurement besteld. Daar waar goederen en diensten nog niet via e-Procurement besteld kunnen worden, moet bij elke bestelling een PO-verplichting in het financiële systeem worden vastgelegd.'

Vorig jaar is in nauwe samenwerking met het CWI, Oracle en Nashuatec Farrington, smartscanning geïmplementeerd. 'Het bijzondere hieraan is, dat met gebruikmaking van standaardoplossingen factuurgegevens nu elektronisch in de financiële applicatie worden vastgelegd en voor de goedkeuring de hiërarchie binnen Oracle e-Businesssuite wordt gehanteerd.

Van de ingelezen facturen worden de verplichtingen van ontvangsten elektronisch gematched met de factuur. Na akkoord staat de factuur direct klaar voor betaling. Hiermee is de registratieve functie van de crediteurenadministratie drastisch beperkt.' Er is een efficiency bereikt van 12 fte. Volgens Jansen zal deze oplossing op termijn opgenomen worden in de standaard e-Businesssuite.

Naast deze scanoplossing - die op termijn uiteraard vervangen wordt door elektronische facturering - is Jansen met zijn team de afgelopen maanden aan de slag gegaan met de huurfacturen.

'Met behulp van de module property management genereert het CWI zelf de huurfacturen. Op dit moment wordt stapsgewijs deze werkwijze geïmplementeerd in de organisatie. Het CWI huurt in totaal 150 panden. De verhuurders hoeven daar geen huurfacturen meer voor te sturen, maar kunnen desgewenst de betreffende factuur digitaal ontvangen.'


Als laatste stap wordt momenteel gewerkt aan het elektronisch tijdschrijven van alle externe medewerkers. Met deze stap liggen feitelijk ook de ontvangstmeldingen, na goedkeuring van de uren door de manager, elektronisch vast en kunnen ook de hieruit voortvloeiende facturen door het CWI worden gegenereerd en betaald worden.

'Het bijzondere in dit project is dat het einddoel, elektronische facturatie, niet via een groot project is nagestreefd. Het project is opgedeeld in kleine haalbare stappen waardoor het einddoel wordt behaald en tussentijds al efficiëncy's konden worden geëffectueerd.'

De directeur Financiën, Planning & Control bleef gedurende het project vasthouden aan de visie en 'dwong' alle partijen tot het bereiken van het vooraf gestelde doel, waardoor het project met succes kon worden afgesloten.

CWI
Het Centrum voor Werk en Inkomen is een Nederlandse overheidsinstelling die instaat voor arbeidsbemiddeling en aanvragen ontvangt om een WW- of Bijstands-uitkering te verkrijgen. Verder verleent het CWI ontslagvergunningen en geeft arbeidsrechtelijke informatie, aan zowel werkgevers als werknemers. Het CWI fungeert als enkelvoudig loket voor werkzoekenden zowel voor de zoektocht naar werk als bij een uitkering. De toekenning en controle van werkloosheidsuitkeringen gebeurt weliswaar door het Uitvoeringsinstituut voor Werknemersverzekeringen (UWV), maar het CWI blijft  het aanspreekpunt voor de werkzoekende. Hiervoor werkt het CWI samen met het UWV en de Gemeentelijke Sociale Dienst. Om de arbeidsbemiddelingfunctie te kunnen vervullen, kunnen werkgevers kosteloos vacatures melden en informatie krijgen over de arbeidsmarkt.
Het CWI is een Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO) onder leiding van een raad van bestuur en werkt in opdracht van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Er zijn 130 vestigingen verspreid over Nederland en een hoofdkantoor in Amsterdam.

Aantal medewerkers 4029 fte
Hoeveel fte in financiële functie 38 fte
Omzet EUR 380 miljoen
Belangrijkste issue Procurement to pay
Financiëel systeem Oracle

Naam Harry Jansen
Leeftijd 51 jaar
Bedrijf CWI Nederland
Functie Directeur Financiën, Planning & Control 
Opleiding SPD
Loopbaan Teamlid Accountantsdienst Ministerie SZW, Financieel Manager Arbeidsvoorziening en sinds januari 2002 directeur Financiën, Planning & Control CWI
Hobby's Wandelen in de bossen, muziek

Resultaten
- Functie verschuift van puur registratieve naar innoverende functie
- Financial wordt meer sparringpartner van budgethouders
- Draagvlak creëren voor nieuwe werkwijzen
- Communicatie naar budgethouders wordt belangrijker
- Implementatie Procurement to Pay
- Elektronisch tijdschrijven van alle externe medewerkers in e-Business suite