Grenzen aan Excel

Lees ook de blog: Betere modellen in Excel

De vier processtappen Invoer, Berekeningen, Uitvoer en Delen zijn eigenlijk een oversimplificatie van de werkelijkheid. In de praktijk gaat ‘aan de voorkant’ veel tijd op aan het vinden van de juiste informatie en het voorbereiden van de gegevens om ze te kunnen invoeren. Het gebeurt immers maar zelden dat gegevens netjes klaarstaan. ‘Aan de achterkant’ is het delen van het model pas het begin. Als bouwer van een model besteed je meestal veel tijd aan het beheer van je model: aanpassen aan nieuwe omstandigheden, helpen van gebruikers, en beveiliging van de informatie.

Hoe groter de organisatie, hoe lastiger deze aspecten worden. Gelukkig is bij grotere organisaties vaak een onderdeel aanwezig dat verantwoordelijk is voor alles rond informatie: de IT-afdeling. De vraag is dus: hoe combineer je het gebruik van Excel met het werk van IT?

Beschikbaarheid van informatie

Veel organisaties maken gebruik van aangekochte software voor boekhouding, CRM, voorraadbeheer en andere kernprocessen. En zelden is één softwarepakket genoeg. Dat betekent dat voor een totaaloverzicht gegevens uit verschillende systemen moeten worden gecombineerd. In principe is een omgeving als PowerPivot in Excel daar heel geschikt voor, maar in de praktijk is dit toch een moeilijk probleem. Vaak is de interne (database)structuur van standaard software namelijk zo complex, dat je zonder diepgaande kennis van die structuur moeilijk in staat bent om de juiste gegevens eruit te krijgen. Veel pakketten hebben dan ook de mogelijkheid om een aantal standaard gegevens te exporteren – meestal naar Excel.

Grotere organisaties kiezen liever niet voor Excel, maar voor een datawarehouse: een grote database waarin alle informatie uit bedrijfssystemen wordt samengebracht. Een datawarehouse heeft voordelen op gebieden als datakwaliteit, responstijden en opslagcapaciteit. De IT-afdeling kan vanuit een datawarehouse standaard gegevenssets beschikbaar stellen, waar iedereen mee kan werken. PowerPivot ondersteunt het inladen van gegevens rechtstreeks uit allerlei databases, maar ook bijvoorbeeld rapporten en ‘data feeds’. Deze laatste mogelijkheden vind ik persoonlijk beter, omdat een database of datawarehouse vraagt om veel meer kennis over te gebruiken selecties. Kennis die wel bij IT aanwezig is, maar in het algemeen niet in de rest van de organisatie.

Beheer van modellen

Iedereen die wel eens een populair Excel-model heeft gemaakt, zal herkennen dat na het bouwen veel tijd opgaat aan het beantwoorden van vragen en het verwerken van wijzigingen. Als het aantal gebruikers van een model toeneemt, wordt dat op den duur onhoudbaar.

SharePoint vergemakkelijkt het beheer van Excel-modellen met PowerPivot op twee manieren: allereerst kun je instellen dat de gegevens in je model automatisch ververst worden vanuit de brongegevens, mits de bron dat toelaat. Bovendien geeft SharePoint inzicht in het gebruik van een model: hoe groot is het model, hoeveel gebruikers heeft het, hoe actueel zijn de gegevens, hoe snel werkt het, et cetera. Met deze informatie wordt zichtbaar wanneer een model zo populair of belangrijk wordt dat professioneel beheer vanuit IT nodig is.

IT werkt daarbij met de ‘grote broer’ van PowerPivot: SQL Server Analysis Services, kortweg SSAS. SSAS werkt hetzelfde als PowerPivot, maar kan meer. Denk aan meer data (honderden miljoenen rijen data in plaats van tientallen miljoenen in PowerPivot, of tienduizenden in Excel), geavanceerde beveiliging, waarbij elke gebruiker alleen die informatie te zien krijgt die voor hem of haar bestemd is, of het continu verversen van de invoergegevens. De techniek onder PowerPivot en SSAS is identiek, waardoor het overbrengen van een PowerPivot-model naar SSAS verbluffend eenvoudig is.

Al met al zorgt het nieuwe Excel niet alleen voor betere Excel-modellen, maar ook voor betere afstemming tussen Excel-gebruikers en de IT-afdeling. Waar de grens precies ligt, is een kwestie van de omvang van de organisatie, complexiteit en populariteit van een Excel-model, en vooral goed overleg. Goede informatievoorziening wordt daarmee echt een gedeelde verantwoordelijkheid.

Michiel Rozema (michielr@microsoft.com) is bij Microsoft Nederland verantwoordelijk voor Business Intelligence.