Na inkomende factuurstroom, nu ook uitgaande facturen gedigitaliseerd In 2012 startte de Gemeente Molenwaard al met het digitaal verwerken van inkomende facturen. Sinds maart 2016 is ook het proces rond het beheren en versturen van uitgaande facturen volledig digitaal. Voor beide oplossingen heeft Molenwaard de hulp ingeroepen van softwareleverancier Lucom Benelux BV.

Als nummer 3 op de ranglijst van gemeentes met de beste digitale dienstverlening en zelfs een virtueel kantoor, wilde gemeente Molenwaard haar uitgaande facturen uiteraard ook digitaal kunnen versturen. Daarom heeft Lucom begin dit jaar voor Gemeente Molenwaard het proces van uitgaande facturatie ingericht en gedigitaliseerd. De Lucom-oplossing voor Elektronisch Factureren kon volledig integreren met de bestaande omgeving en systemen van Molenwaard. Het voordeel daarvan is dat er weinig wijzigingen in de bestaande infrastructuur of het beheer hoefde te worden doorgevoerd. 

Drie invoerkanalen
De facturen worden nu vanuit drie invoerkanalen aangemaakt en via de Lucom-applicatie automatisch ingelezen in het Financieel Systeem (Decade) van Gemeente Molenwaard. De drie kanalen zijn het zaaksysteem, interactieve aanmaak in de Lucom-applicatie zelf en een applicatie voor begraafadministratie. Lucom Elektronisch Factureren zorgt voor lay-out en opmaak van de factuur. Waar voorheen verschillende workflow nodig was, wordt nu één basisworkflow gebruikt, met kleine verschillen afhankelijk van het invoerkanaal. Desgewenst kunnen zowel intern als extern bijlagen worden toegevoegd. Daarna wordt de factuur digitaal verzonden. De facturen worden verzegeld om ‘spookfacturen’ uit te sluiten.

Privaatrechtelijk en publieksrechtelijk?
Er is ook rekening gehouden met het type van de factuur; is deze privaat-, dan wel publieksrechtelijk. Gemeentelijke belastingen kunnen nl. ook op de Lucom factuurapplicatie worden aangesloten. Verder kan de ontvanger met één muisklik een interactief reactieformulier activeren voor het stellen van vragen over de factuur. Alle communicatie wordt vervolgens opgeslagen en bewaard bij de factuur. Er wordt in eigen beheer een archief aangemaakt met zoek- en verzendopties. 

Digitaal en dichtbij
Het was noodzakelijk om het proces van verkoopfacturen in een nieuw jasje te stoppen, gezien onze ambitie om digitaal te werken. Lucom heeft in overleg met ons een systeem ontwikkeld dat aan onze eisen voldoet en waarmee we een efficiencyslag maken. We doen dit als gemeente ook voor onze inwoners en onze partners. Liefst willen we dat iedereen dit als goede dienstverlening ervaart; dichtbij en digitaal zoals inwoners van ons gewend zijn, aldus Lonneke van Buren, Teamleider financiële administratie bij Gemeente Molenwaard.

Eén centrale webgebaseerde omgeving
Naast Elektronisch Factureren biedt Lucom oplossingen om ieder bedrijfsproces te digitaliseren. Alle processen worden volledig naar wens ingericht en ondersteund, vrijwel zonder impact op de huidige ICT-omgeving en vanuit één centrale webgebaseerde omgeving. Dit impliceert veelal kostenbesparingen, maar ook procesverbetering en processnelheid. Verder draagt papierloos werken bij aan een schoner milieu!