Business Process Management (BPM) staat op dit moment volop in de belangstelling. BPM is gericht op het optimaliseren van processen, waarbij begrippen als TQM, LEAN en Six Sigma de revue passeren. TQM staat voor Total Quality Management als methode die gericht op continue verbetering van bedrijfsprestaties met een focus op klanteisen in relatie tot de bedrijfsstrategie. LEAN en Six Sigma zijn methoden om TQM te ondersteunen. In Nederland wordt TQM ook wel aangeduid als Integrale kwaliteitszorg (IKZ).

BPM heeft een nauwe relatie met Workflow Management (WFM). WFM regelt de wijze en volgorde van de activiteiten binnen een bedrijfsproces. Processtappen worden opgegeven met tijdstippen waarop uit te voeren en door welke medewerkers.

BPM en WFM wordt in belangrijke mate ondersteund door softwaresystemen. Hier kan een tweedeling gemaakt worden naar:
1. ERP-systemen die direct ondersteuning bieden aan BPM- en/of WFMfunctionaliteiten.
2. Zelfstandige BPM-systemen die veelal een integratie of koppeling kennen met ERPsystemen.

De basis van BPM-systemen is functionaliteit die het analyseren en modelleren van bedrijfsprocessen mogelijk maken. Als alleen bedrijfsprocessen in beeld gebracht worden kan een tool als Microsoft Visio uitkomst bieden. Visio is een standaard tool om diagrammen samen te stellen en in dit artikel niet gedefinieerd als BPM-systeem. 

Overige Functionaliteiten die een BPM-systeem kan bevatten zijn onder andere:
- Ondersteuning van WFM ;
- Het monitoren van bedrijfsprocessen;
- Het ondersteunen van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s);
- Functies voor ondersteuning van optimalisatie-, simulatie en voorspellen van bedrijfsprocessen. Dit laatste wordt in de vakliteratuur vaak aangeduid als ‘predictive modeling’;
- Het genereren van documenten; zoals PDF-, Word- of HTML-documenten;
- Het ondersteunen bij het samenstellen van kwaliteitshandboeken;
- Het ondersteunen van mobile computing. Oftewel BPM-functionaliteit mogelijk maken via apps voor de smart-phone en tablet-PC;
- Koppeling met andere systemen. Zodat direct met data gewerkt kan worden uit primaire bedrijfssystemen, zoals bijvoorbeeld een ERP-systeem, een groothandelstoepassing of een systeem voor retailers. Dit om te voorkomen dat informatie handmatig uitgewisseld moet worden tussen een BPM- en andere systeem. Het is niet voor niets dat sommige (veelal de grotere) ERP-systemen zelf BPM- en/of WFM-functionaliteiten bevat.
___________________________________________________________________________________________________
Bent u op zoek naar perfecte financiële software? 
Kom donderdag 21 mei 2014 naar dé jaarlijkse IT beurs voor financiële professionals:
• Ontmoet 30 topaanbieders en honderden professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Entree is kosteloos voor de doelgroep. Meld u direct aan via http://Financial-Systems.nl
___________________________________________________________________________________________________
 
Ook ‘Process mining’ kan beschouwd worden als functionaliteit van een BPM-systeem. Process mining is gericht op het analyseren van bedrijfsprocessen op basis van de Audit trails, gericht op die bedrijfsprocessen, binnen IT-systemen. Er wordt dan data-analyse uitgevoerd op bedrijfsprocessen. Hiermee is meteen een brug gelegd tussen BPM en dataanalyse en systemen die dit mogelijk maken. De huidige groei van wat genoemd wordt ‘big data’ speelt hierbij een belangrijke rol.

Vaak zijn BPM-systemen afgestemd op slechts bepaalde functionaliteiten. Als op zoek gegaan wordt naar het juiste BPM-systeem moet vooraf duidelijk afgebakend worden welke functies noodzakelijk zijn. Dit laatste is ook afhankelijk van de soort werkzaamheden en de branche waarvoor een BPM-systeem gebruikt wordt. Bij sommige werkzaamheden, zoals het uitvoeren van een accountantscontrole of een IT-audit, is sprake van specifieke kwaliteitseisen en –normen waaraan voldaan moet worden. Gericht op kwaliteitseisen en -normen zijn er modellen die door een BPM-systeem ondersteund kunnen worden met behulp van frameworks of templates. Ook is sprake van branchegerichte kwaliteitseisen- en normen met hun eigen modellen.

Modellen kunnen in relatie tot BPM onderverdeeld worden naar:
Algemene BPM gerichte modellen, zoals: BPMN (Business Process Modeling Notation) als notatiewijze voor het op gestructureerde wijze beschrijven van processen. Ook Archimate is bekend als standaard voor het modelleren van bedrijfsarchitecturen. Het RACI-model is bekend als matrix om de rollen en verantwoordelijkheden van de personen die bij een project of lijnwerkzaamheden betrokken zijn weer te geven. De Nederlandse aanduiding hiervoor is VERI-Matrix.

Modellen gericht op algemene kwaliteitsstandaarden, zoals: ISO 9000 standaarden die vastleggen hoe een organisatie haar kwaliteit kan waarborgen. ISA-95, een internationale standaard voor integratie van kantoor- en productieautomatiseringssystemen. Het EFQM (European Foundation for Quality Management) Excellence Model, een niet-normatief kader waarmee organisaties kunnen beoordelen waar ze staan op weg naar excellent presteren. COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) en ITIL (Information Technology Infrastructure Library), beide een raamwerk voor het inrichten en beoordelen van IT-beheeromgevingen.

Modellen gericht op branchegerichte kwaliteitsstandaarden, zoals: HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points). Dit is een voedselveiligheidssysteem voor voedselverwerkende en -verstrekkende bedrijven. HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) is een keurmerk voor zorginstellingen en KWH (Kwaliteitszorg Woondiensten Huursector) bedoeld voor Governance binnen Woningcorporaties.

Modellen gericht op compliance standaarden, zoals: IFRS (International Financial Reporting Standards) dat sinds 1 januari 2005 verplicht is gesteld als rapportagestandaard voor alle beursgenoteerde bedrijven in de EU. Basel (inmiddels wordt gewerkt aan versie iii), een Europese wetgeving gericht op de bankensector met als doel het waarborgen van de financiële gezondheid van banken door de stabiliteit van het bankensysteem te verbeteren. SOX (Sarbanes-Oxley Act), een Amerikaanse wet die in werking is getreden in 2002 en betrekking heeft op verdere regulering van corporate governance en de financiële markt.

Bovenstaande opsomming van modellen is zeker niet limitatief te noemen en bedoeld ter illustratie van de vele modellen die in omloop zijn.

De keuze van het juiste BPM-systeem vereist dus het nodige huiswerk vooraf. Het gaat om ondersteuning van gewenste functies, koppeling met andere systemen en ondersteuning van modellen. Daarnaast spelen zaken als gewenste infrastructuur (lokaal op een eigen server of in de cloud via het saas-model) en ondersteuning bij de implementatie ook een belangrijke rol.
 

Gratis rapport
Het complete, 75 pagina’s tellend, rapport “Marktanalyse: BPM software 2014”, door Gerard
Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED, biedt uitgebreid inzicht in afzonderlijke BPMsystemen voor de Nederlandse markt en de functionaliteit die ondersteund wordt. Het rapport is gratis in digitale vorm beschikbaar via Softwarepakketten.nl